ECM / Digitale Akten

Digitale Akten für digitale Dokumente

Sammeln Sie automatisch alle zusammengehörende Dokumente zu einem Geschäftsfall in einer digitalen Akte.

Alle zusammen gehörende Dokumente mit einem Klick

Aufgrund der Vielfalt heutiger Kommunikationsmittel – Brief, Fax, E-Mail, Papierdokumente, PDF – werden Informationen dezentral an vielen analogen und digitalen Orten im Unternehmen abgelegt.

Egal ob im Personalwesen, im Einkauf oder auch in der Rechtsabteilung. Geschäftsfälle werden in Akten gesammelt und abgelegt. Digital ist das aber nicht ganz so einfach.

Aus den unterschiedlichen Formaten (Papier oder digital) ergeben sich darüber hinaus Medienbrüche und erhöhte Aufwände, wenn es um die Zusammenstellung relevanter Inhalte geht.

Digitale Akten…

…verbinden zusammengehörende Dokumente und sorgen so für einen einfachen Überblick mit nur einem Klick.

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Automatische oder Manuelle Zuordnung

Dokumente können automatisch (z.B. über die Mitarbeiternummer) oder manuell einer digitalen Akte zugeordnet werden.

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Fristenreminder

Sind in der Akte Fristen (Kündigungsfristen…) hinterlegt, werden definierte LDOX Benutzer an diese Frist erinnert.

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Berechtigungen

Über ein Berechtigungskonzept können Sie genau steuern, welche Nutzer, welche Akten mit welchen Dokumenten sehen und bearbeiten dürfen.

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Dokumente aus Akte generieren

Mit nur einem Klick generieren Sie direkt aus einer Akte ein individualisiertes Dokument.

Beispiel Personalakte: Geburtstagsschreiben an den jeweiligen Mitarbeiter

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History

Änderungen an und in digitalen Akten werden automatisch aufgezeichnet.

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Automatische Erstellung

Über definierbare Trigger (z.B.: Erstellung einer neuen Projektnummer) wird automatisch eine neue Akte erstellt und alle Dokumente mit der Projektnummer zukünftig zugeordnet.

Anbindungsmöglichkeiten

Binden Sie Fibu, ERP, WaWi, … Anwendungen direkt an LDOX an und nutzen Sie so Daten und Informationen aus allen Systemen für Ihre digitalen Akten.

Digitale Akten – Einsatzgebiete

Wo und wie werden digitale Akten in Unternehmen eingesetzt:

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Personalakte

Zusammenführung und Verwaltung personenbezogener Dokumente, angefangen von der Bewerbung bis zum Austritt

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Materialakte

Zusammenführung und Verwaltung produktbezogener Dokumente aus der Fertigung, der Inventarverwaltung oder dem Fuhrpark

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Kundenakte oder Lieferakte

Zusammenführung und Verwaltung von Dokumenten aus Lieferanten-, Abnehmer- bzw. Kundenbeziehungen

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Vertragsakte

Zusammenführung und Verwaltung von Dokumenten aus Geschäftsbeziehungen jeglicher Art, wie Miete, Kauf, Verkauf, Leasing, Verleih, Versicherung etc.

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QM Akte

Zusammenführung und Verwaltung von Dokumenten wie Prüfungszeugnisse, Handbücher, Regelwerke etc.

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Individuelle Anwendungen

Jedes Unternehmen kann sich mit unserer LDOX.Akte individuelle Akten für verschiedene Anwendungsbereiche zusammenstellen.

Stop searching,
start working!

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Damit Sie keine Frist verpassen

Vertragsmanagement mit der Vertragsakte

Über unsere LDOX.Vertragsakte professionalisieren Sie Ihr Vertragsmanagement. Alle zum Vertrag gehörenden Dokumente (E-Mailkorrespondenz, Notizen, Vertragsversionen,…) werden in der Akte direkt angezeigt.

Über den integrierten Fristenrechner werden alle relevanten Fristen eines Vertrags berechnet und gespeichert. Durch die einstellbaren Erinnerungen erfahren Sie, wann Sie einen Vertag kündigen sollten, oder er automatisch verlängert wird.

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Aufbau einer digitalen Akte

1. Übersicht aller Akten

Über die Aktenübersicht haben Sie die Möglichkeit alle Akten zu einem Thema anzeigen zu lassen. Natürlich können Sie auch über die Suchmaske nach bestimmten Akten direkt suchen.

2. Aktendeckblatt mit Informationen

Jede Akte besitzt ein Aktendeckblatt. Das Aktendeckblatt beinhaltet Informationen die entweder automatisch oder manuell befüllt werden können. Durch unsere LDOX Schnittstellen können auch Informationen aus anderen Anwendungen laufend aktualisiert werden.

3. Alle Dokumente

Wird die Akte geöffnet, werden alle zugeordneten Dokumente angezeigt.

4. Dokumente in der Akte suchen

Mit der Such- und Filter-Funktion finden Sie schnell, das Dokument, das Sie benötigen.

5. Dokument ansehen und bearbeiten

Wählen Sie ein Dokument aus, können Sie sich es direkt anzeigen lassen. Bearbeitungen – wie z.B. das Erstellen einer neuen Version – ist direkt möglich.

6. Drag & Drop Archivierung

Möchten Sie ein Dokument manuell in der Akte archivieren, können Sie es via Drag & Drop einfach in die Akte ziehen. Beim Dokumentenimport werden die Indexwerte der Akte direkt auf das Dokument übernommen und müssen nur noch angepasst werden. Das spart Zeit.

Ein Dokument in unterschiedlichen Akten?

Das gleiche Dokument kann in verschiedenen Akten abgelegt sein. Wird eine neue Dokumentenversion erstellt, so wird auch das Dokument in allen Akten automatisch aktualisiert. So sind immer alle Akten auf dem neuesten Stand.

Zuordnung der Dokumente

Die Zuordnung der Dokumente kann automatisch oder manuell erfolgen. Bei einer automatischen Zuordnung erfolgt die Zuweisung über Indexwerte.

Beispiel Personalakte: Alle Dokumente im DMS / ECM mit der Personalnummer 005 sollen der Personalakte 005 zugewiesen werden.

Usecases & Referenzen

Bessere Übersicht

Digitale Einkaufsakte

Die digitale Einkaufsmappe bündelt alle Dokumente zu einem bestimmten Geschäftsfall digital an einem Ort. Vom Angebot bis zur Rechnung finden Sie je Auftrag alle Dokumente mit einem Klick.

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Weniger Papierkram

Digitale Personalakte

In der digitalen Personalakte finden Sie alle Dokumente eines bestimmten Mitarbeiters. Mit zusätzlichen Funktionen managen Sie Ihr Personal effizienter und papiersparender.

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Neue Ideen