Use Case ECM / DMS
Digitalisierung des Belegwesens
Erfahren Sie mehr über die Ablöse papierbasierter Abläufe & Digitalisierung des Belegwesens bei Franz Eisele und Söhne GmbH und Co. KG in diesem Artikel.
Projekt-Anforderungen und Ziele
Bei Eisele liefen sehr viele Prozesse rein papierbasiert ab, angefangen bei den jährlich rund 4.000 per Fax oder Brief übermittelten Kundenbestellungen über die internen Fertigungspapiere bis hin zu den Auftragsbestätigungen, Versanddokumenten und Rechnungen. Die physischen Archive in der Zentralablage sowie in den Abteilungen waren an der Grenze ihrer Aufnahmefähigkeit.
Über eine umfassende digitale Archivierung bereits vorhandener Belege wollte Eisele jedoch nicht nur mehr Platz schaffen. Die Möglichkeiten und Chancen der Digitalisierung sollten auch in der Arbeitsvorbereitung und für bislang per Post verschickte Geschäftsdokumente genutzt werden.
Kundenumfeld
Die Franz Eisele und Söhne GmbH und Co. KG ist ein in Sigmaringen ansässiges Traditionsunternehmen. Bereits seit dem Jahr 1887 produziert der Familienbetrieb Geräte für die Landwirtschaft. Mit seinen Pumpen und Rührwerken bedient Eisele zahlreiche Kunden aus dem Agrar-, Industrie- und Baugewerbe sowie Biogassektor und gehört damit heute zu den Marktführern in diesem Bereich.
IT-Umgebung des Kunden
Eisele setzt auf IBM i-Technologie in Verbindung mit dem ERP-System oxaion.
Die 5 wichtigsten Stichworte
Ablöse der papierbasierten Abläufe durch digitale, weitgehend automatisierte Workflows
Höhere Auskunftsfähigkeit sowie Transparenz sowohl bei internen wie auch bei Kundenanfragen
Ungeplante Projekterweiterungen, wie die DB2-/ERP-Anbindung, wurden problemlos und schnell umgesetzt
Kein Gang mehr ins Archiv notwendig, alle Daten stehen direkt an Bildschirmarbeitsplätzen zur Verfügung
Kleinere Systemanpassungen kann der Kunde in Eigenregie vornehmen
Umsetzung
Mittels LDOX.InfoShare und Kendox Scan wurde zunächst die Digitalisierung der Papierarchive umgesetzt. Für den Import der Dokumente aus allen Unternehmensbereichen zeichnete LDOX.IndexFile verantwortlich. Bei den Ausgangsrechnungen wurde gemeinsam mit einem Wirtschaftsprüfer ein zertifizierter Ablauf im Rahmen eines Verfahrenshandbuchs erstellt, um die Anforderungen hinsichtlich einer rechtssicheren digitalen Ablage zu erfüllen.
Im nächsten Schritt kam dieses Verfahren bei den Eingangsrechnungen inklusive weiterer Belege zum Einsatz. Außerdem wurde ein automatischer Mailversand in der Arbeitsvorbereitung eingeführt, welcher über LDOX.DocumentManager gesteuert wird. Dazu werden über eine SQL-Datenbank entsprechende Dokumente an die einzelnen Abteilungen verschickt, nach getaner Arbeit abgestempelt und anschließend inklusive Stück- und Materiallisten eingescannt sowie digital archiviert.
Eine Outlook-Integration stellt zudem sicher, dass auch die digitale Post auf diese Weise ihren Weg ins DMS System findet. Neu hinzu kam eine Verbindung ins ERP-System oxaion auf IBM i. Nutznießer davon ist vor allem der Einkauf bei Eisele, denn die jeweilige Bestellnummer erlaubt nun den direkten Zugriff auf die archivierte Bestellmappe des Kunden.
Projektergebnis
Sämtliche Anforderungen des Kunden konnten wie geplant umgesetzt werden. Die bisherigen Papierarchive wurden vollständig ins DMS überführt. Die ursprünglich nicht vorgesehene Anbindung an die DB2 wurde im Rahmen des Projekts ebenfalls schnell umgesetzt.
Kundenindividuelle Bestellmappen stellen seitdem sicher, dass verwandte Vorgänge aus unterschiedlichen Abteilungen gebündelt, individuell erfasst und von berechtigten Anwendern abgerufen werden können.
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