Use Case EgeTrans Internationale Spedition GmbH

Digitale Eingangsrechnungs- verarbeitung

Ein weiterer Schritt hin zum papierlosen Büro

Logistikunternehmen haben meist eines gemeinsam – Unmengen von Papier, das für Prozesse und Abläufe benötigt wird. Nicht so die EgeTrans Internationale Spedition GmbH: Der mittelständische Premium-Logistikdienstleister aus Marbach am Neckar hat in den letzten Jahren durch verschiedene Maßnahmen seinen Papierverbrauch drastisch reduziert und kommt so seinem Ziel vom papierlosen Büro immer näher. Hierfür war die Realisierung einer rein digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung eine elementare Maßnahme.

Mit dieser Lösung kann ausgeschlossen werden, dass Rechnungen verloren gehen, liegen bleiben oder beim falschen Empfänger landen. Auch das Eintippen der Daten, die auf dem Papier stehen, entfällt größtenteils. Das Papierarchiv kann entfallen und der Geschäftsprozess wird erheblich beschleunigt.

Bei der Realisierung dieses Projekts wurde wiederum auf den langjährigen DMS Partner eks informatik gmbh gesetzt. Aktuell werden damit über 2.700 Rechnungen pro Monat mit einem digitalen Dokumentenworkflow durch das Unternehmen geleitet und automatisch im DMS abgelegt.

Kundenumfeld

Das mittelständische und international tätige Unternehmen im Besitz der Familie Steinmüller bietet seit über 25 Jahren maßgeschneiderte Speditions- und Logistikdienstleistungen. Die Kernkompetenz des Unternehmens liegt vor allem in der Beschaffungs- und Distributionslogistik im Bereich See- und Lufttransporte. Das Unternehmen positioniert sich als moderner, mittelständischer Premium-Logistikdienstleister, der für einen reibungslosen Warentransport mit persönlicher Note steht. Rund 175 Mitarbeiter in Marbach am Neckar, Chicago und Santiago de Querétaro (Mexiko) erwirtschaften einen Jahresumsatz von mehr als 70 Mio. Euro.

EgeTrans

IT-Umgebung des Kunden

Auf der heterogenen Serverlandschaft mit IBM Power8 Platform und virtuellen Servern auf ESXi Systemen werden OS/400, Windows und Linux Systeme betrieben.

Bei EgeTrans steht ein individuell programmiertes ERP System im Einsatz. Das Buchhaltungssystem MAS90 von Infor und das DMS/ECM System LDOX Comarch ECM iS (InfoStore) runden die eingesetzten Lösungen ab.

Eingesetzte DMS/ECM Software-Lösungen:

LDOX.Comarch ECM iS (InfoStore), LDOX.Client, LDOX.Route, LDOX.smartInvoice, LDOX.DocumentManager, LDOX.Domino

Anwendung im Betrieb – Lösungsansatz

Die eingeführte digitale Rechnungseingangsbearbeitung stellt die papierlose Bearbeitung der Rechnungen über zwei Wege sicher. Die Speditionsrechnungen werden mit Anbindung an das ERP System verarbeitet. Für die Verbuchung der normalen Gemeinkostenrechnungen direkt in der Buchhaltungssoftware MAS90 sorgt der Freigabe- und Genehmigungsprozess. Alle Rechnungen werden mithilfe eines digitalen Workflows durch das Unternehmen geleitet und automatisch im Archiv abgelegt.

Umsetzung

Nach ersten Recherchen seitens EgeTrans war schnell klar, das neue Digitalisierungsprojekt mit der eks informatik gmbh umsetzen zu wollen. Ausschlaggebend war die bereits zur Verfügung stehende Standardanwendung zur Eingangsrechnungsverarbeitung im LDOX Lösungsportfolio, welche auch deutsche Bilanzierungsvorgaben erfüllen kann. Ein weiterer Aspekt war die hervorragende Zusammenarbeit mit dem DMS Spezialisten aus dem Dreiländer-Eck in Götzis (A) in den vergangenen 16 Jahren.

Die digitalen Rechnungen werden automatisch zur Prüfung bzw. Freigabe an die Mitarbeiter in den Abteilungen zugeteilt. Mithilfe von Annotationen werden die Kontierungen direkt auf dem digitalen Dokument gesetzt. Den Überblick über die Prüf- und Freigabeprozesse sichert der hinterlegte Workflow, die Archivierung im DMS Archiv erfolgt automatisiert. Die Einführung von LDOX.SmartInvoice mit OCR Schrifterkennung sorgt für eine Eliminierung von Tippfehlern.

Um den Geschäftsprozess von EgeTrans noch weiter zu beschleunigen, wurden auch Anpassungen am ERP System vorgenommen. So werden nun Rechnungsdaten automatisch vom LDOX Workflow an das ERP übermittelt. Diese Anbindung erspart zusätzlich viel Zeit, da die Daten nicht mehr erneut erfasst werden müssen. Auch eine automatische Verbuchung im Buchhaltungssystem MAS90 wurde in diesem Zuge realisiert. Alle Belege sind in der Buchhaltung nun per Tastendruck aufrufbar.

Ein großes Augenmerk wurde auf die Schulung der zahlreichen Anwender gelegt. Durch Workshops konnte den Mitarbeitern die Unsicherheit mit dem neuen digitalen Prozess genommen und die Vorteile dessen dargestellt werden. Nach nur knapp 5 Monaten Projektlaufzeit wurde die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung per 1. Januar 2020 erfolgreich in den Produktivbetrieb genommen.

Durch die Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses und die Integration in das ERP System und das Buchhaltungssystem konnten wir den Geschäftsprozess drastisch beschleunigen.

Martin Boor

IT-Leiter bei EgeTrans

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