ECM / DMS Wissen

ECM / DMS Begriffe einfach erklärt

Keine Angst vor schweren IT-Begriffen. Wir haben Ihnen die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management einfach erklärt.

P

Begriffe A - G

Begriffe H - M

Begriffe N - S

Begriffe T - Z

AI (Artificial Intelligence)

AI steht für Artificial Intelligence, was soviel wie künstliche Intelligenz bedeutet.
AI beschäftigt sich mit automatischem, maschinellen Lernen, welches Softwareanwendungen aufgrund der Nutzung laufend aktiv verbessert.

Anbindungen

Unter einer Anbindung verstehen wie die Möglichkeit, das andere Softwareanwendungen , die Daten und Dokumente erstellen mit dem Dokumentenmanagmentsystem bzw. ECM zu verbinden und so eine automatisierte Archivierung der Daten sicherzustellen.

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auf dieser Seite.

Archivierung

Unter der „Archivierung“ verstehen wir das revisionssichere Ablegen von Dokumenten gemäß GDPdU, GoBS bzw. GeBüV. Die Dokumente werden dabei unveränderbar im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Die Archivierung kann automatisch oder manuell erfolgen.

DMS

Die Abkürzung DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Ein Dokumentenmanagementsystem soll die Erstellung, Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe, die revisionssichere Archivierung sowie die Suche nach Dokumenten abdecken.

Oftmals wird ein DMS auch mit einem ECM verglichen. In der Regel besitzen die meisten Dokumentenmanagementsysteme auch alle Funktionen, die ein ECM-System vorweisen kann.

ECM

ECM steht für Enterprise-Content-Management.

Eine ECM Software ist ein System, das für Unternehmen die umfassende Erfassung, Zusammenführung, Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung sämtlicher Unternehmensinformationen ermöglichen soll. Kurz gesagt, alles was es an Content (Dokumente, Daten, Informationen) gibt, sollte im Optimalfall in einem ECM zusammenlaufen.

Grundsätzlich sind bei einem ECM-System auch alle Funktionen eines DMS vorhanden.

ECM-Strategie

Bei einer ECM-Strategie geht es somit darum, Informationen zentral zu sammeln, um weitere Informationen aus anderen Quellen zu ergänzen, internen und externen Anwendern nutzungsbasiert zugänglich zu machen oder anderen Anwendungen bereit zu stellen.
Eckpunkte einer ECM-Strategie sind:
· Ablage von Content an einem zentralen Ort
· Sammeln und Verknüpfen von Content mit Daten und Informationen aus verschiedensten Informationsquellen
· Interpretieren und Verarbeiten von Informationen
· Bereitstellen von Content und Informationen über das ECM-Portal für Anwender und Anwendungen
· Schaffung von digitalen Arbeitsabläufen (Workflows)

Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag.

GoBD, BAO und GeBüV

GoBD, BAO und GeBüV sind die Gesetzesgrundlagen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die sich mit der Archivierung von Geschäftsdokumenten beschäftigen.

GoBD… Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (Deutschland)

BAO… Bundesabgabenordnung (Österreich)

GeBüV… Geschäftsbücherverordnung (Schweiz)

Indexierung

Um Dokumente in einem DMS / ECM optimal nutzen zu können, ist eine Indexierung eines Dokuments notwendig. Dabei werden bestimmte Werte (z.B. bei einer Rechnung: Kreditor, Rechnungsnummer, Datum…) als definierte Suchwerte des Dokuments hinterlegt. Eine automatische Volltextindexierung von Dokumenten ist auch mit dem LDOX.ECM möglich. Allerdings wird bei einer großen Dokumentenanzahl im DMS die Trefferliste immer umfangreicher.

Indexwerte

Indexwerte sind definierte Dokumenteigenschaften, die bei der Suche nach Dokumenten als Such- bzw. Filtermöglichkeit verwendet werden können.

Durch definierte Indexwerte sind Dokumente schneller und eindeutiger auffindbar als durch die Suche über den Volltext eines Dokuments.

Typische Indexwerte sind z.B.:

  • Belegnummer
  • Belegdatum
  • Betrag
  • Kundennummer
  • Lieferantennummer
Integration

Unter der Integration von LDOX verstehen wir, dass bestimmte Funktionalitäten von LDOX über eine andere Anwendung ausgeführt werden können. So kann der Nutzer eines ERP-Systems über eine, im ERP-System integrierte Suchmaske eine Dokumentensuche im LDOX.ECM auslösen.

Mehr zu diesem Thema finden Sie auf dieser Seite.

Migration (Dokumentenmigration)

Unter einer Migration verstehen wir das revisionssichere Bereitstellen von Dokumenten und Belgen aus dem Comarch ECM iS und deren Indexwerte. Ebenfalls beinhaltet die Migration die Konvertierung von IBM i spezifiischen Formaten (wie z.B. Spoolfiles) in Formate wie PDF.

OCR

Die Abkürzung OCR steht für Optical Character Recognition (Texterkennung bzw. optische Zeichenerkennung).
Eine OCR-Software ist eine Anwendung, welche die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente, wie beispielsweise gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien ermöglicht.
Unsere OCR Lösung extrahiert in diesem Vorgang auch noch definierte Indexwerte und sorgt so für die automatische Indexierung eines Dokuments (z. B. bei der Eingangsrechnungsverarbeitung).

Wartung (Softwarewartung)

Unter der Wartung (Softwarewartung) versteht man die Erbringung von in einem Wartungsvertrag definierten Leistungen.

Dazu zählen in der Regel:

  • Hotline / Support
  • Korrekturen an der Software
  • Lieferung von neuen Releases
Workflow

Ein Workflow ist ein Prozessablauf, der anhand einer definierten Ablauffolge Bearbeitungsmöglichkeiten vorgibt.

Ein typischer Workflow im Bereich eines DMS / ECM ist ein Freigabeworkflow, bei dem die beteiligen Benutzer ein Dokument im DMS / ECM abzeichnen und so zur nächsten Bearbeitungsinstanz automatisch weiterleiten.

WORM

Unter einem WORM-Speicher versteht man in der Informatik, dass das Löschen, Überschreiben und Ändern von Daten auf einem Speichermedium nicht möglich ist. Jegliche Änderungsversuche werden gänzlich abgeblockt.

Es wird dabei zwischen Hardware-WORM, systemische WORM und Software-WORM unterschieden.

Mehr zu diesem Thema finden Sie auf dieser Seite.