Use Case GESIBA Gemeinnützige Siedlungs- und Bauaktiengesellschaft

Einführung Workflow Lösung

Projekt anforderungen und Ziele

Aufgrund der Komplexität der Prozesse rund um den Bau sowie die Verwaltung von Siedlungshäusern und Wohnhausanlagen unterhält die Gesiba eine Vielzahl von Geschäftsverbindungen mit Bauträgern, Lieferanten, Dienstleistern und Partnern. Entsprechend hoch ist der Anteil an Papierrechnungen, täglich treffen per Post mehrere hundert ein.

Die Belege werden zunächst per Hand sortiert und den jeweiligen Abteilungen zugeordnet. Dort durchlaufen sie eine Reihe unterschiedlicher Genehmigungsverfahren. Auch bei komplizierten Baurechnungen muss die Bearbeitung im Rahmen bestimmter Fristen erfolgen, damit es nicht zu Zahlungsverzügen kommt.

Die eks informatik gmbh wurde von Gesiba mit der Einführung einer Workflow-Lösung beauftragt, die für kürzere Beleg-Durchlaufzeiten sorgt und mehr Transparenz über den Bearbeitungsstatus liefert. Aufgrund der historisch gewachsenen IT-Infrastruktur stellte dabei insbesondere die Schnittstellenthematik eine Herausforderung dar.

Kundenumfeld

Die in Wien ansässige Gemeinnützige Siedlungs- und Bauaktiengesellschaft, kurz GESIBA, ist einer der größten Bauträger Österreichs. Gegründet wurde sie im Jahr 1921 mit dem Ziel, den kommunalen Wohnbau in der Hauptstadt der Alpenrepublik voranzutreiben. Die Hauptaufgaben liegen bis heute auf der Planung und Bauüberwachung sowie Vergabe und Verwaltung von Siedlungshäusern und Wohnhausanlagen, ohne dabei selber eine Bautätigkeit auszuüben.

IT-Umgebung des Kunden

Die IT-Infrastruktur bei Gesiba ist historisch gewachsen. Sie setzt sich aus einer Citrix-Umgebung mit Windows- und Linux-Servern sowie IBM i zusammen. Als DMS kommt Comarch ECM iS (InfoStore) zum Einsatz.

Die 4 wichtigsten Stichworte

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Einführung eines durchgängig digitalen Belegwesens

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On- und offline-Anbindung der Außendienstmitarbeiter an das DMS

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Sicherstellung der Mitarbeiterakzeptanz durch Einbindung in das Projekt von Anfang an

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Vollständige Integration in bestehende IT-Infrastruktur über Standard- sowie Individual-Schnittstellen

Umsetzung

Aufgrund der Vielzahl an IT-Systemen und Anforderungen kam das komplette LDOX-Produktportfolio der eks informatik zum Einsatz. Der standardmäßige InfoStore-Client wurde zunächst an 50 Arbeitsplätzen durch den LDOX.Client abgelöst. Für durchgängige Workflows zeichnet LDOX.Route verantwortlich. Darüber werden der Umgang mit Eingangsrechnungen, dem Änderungsdienst oder Wohnungswechsel und weiteren Prozessen abgebildet.

Die im selbstlernenden System LDOX.SmartINVOICE hinterlegten Workflows stellen bei Rechnungen sicher, dass der jeweilige Beleg automatisch der zuständigen Abteilung übermittelt wird. Über den LDOX.CommunicationServer als Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen Systemen besteht nun die Möglichkeit zur Erstellung von Rücksendeschreiben bei Eingangsrechnungen. Von der neuen Systemumgebung profitiert jedoch nicht nur die Lieferanten- und Partnerseite.

Mittels LDOX.Share kann nun auch den Mietern auf Knopfdruck eine papierlose Betriebskostenauskunft erstellt und zugesandt werden. Sämtliche Vorgänge lassen sich zudem unter Einsatz von LDOX.Akte in unterschiedlichen Mieter-, Bau- und Kundenakten zusammenfassen. Diese Funktion steht den 30 Gesiba-Außendienstmitarbeitern in der App „LDOX.Mobile.Akte for iPad“ sowohl on- wie auch offline zur Verfügung.

Projektergebnis

Die Gesiba wurde von der eks informatik nicht nur aus IT-Sicht rundum digital versorgt, auch die Mitarbeiterakzeptanz wurde von Anfang an über einen rollenbasierten Ansatz sichergestellt. Aufgrund des offenen Schnittstellenkonzepts der LDOX-Lösungen stellte die Konnektivität an die komplexe IT-Systemlandschaft kein Problem dar.

Die Anbindung an bislang nicht unterstützte Systeme wurde über maßgeschneiderte Programmierleistungen während des Projekts hergestellt und in das Gesamtkonzept integriert. Jährlich werden rund 40.000 Rechnungen sowie zahlreiche weitere Dokumente in 80 Belegarten erfasst. Sie alle können nun – im Gegensatz zu früher – schneller und sicherer bearbeitet werden. Die Anforderung der Gesiba, ein durchgängig digitales Belegwesen einzuführen, wurde vollumfänglich erfüllt.

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