Elektronische Rechnungsverarbeitung

Jetzt kommt E-Invoicing

Immer öfter stößt man in der Buchhaltung auf den Begriff des E-Invoicing bzw. auf die elektronische Rechnungsstellung.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr, was es damit auf sich hat und wie Sie mit einem DMS / ECM elektronische Rechnungen revisionssicher archivieren und verarbeiten können.

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Länderspezifische Formate und Standards

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Verarbeitung von E-Invoice Rechnungen

Was ist E-Invoicing?

E-Invoicing, oder elektronische Rechnungsstellung, bezeichnet den Prozess des Austauschs von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern in einem elektronischen Format (der E-Rechnung bzw. E-Invoice).

Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen, die manuell erstellt, versendet und verarbeitet werden müssen, ermöglicht E-Invoicing eine vollständig digitale Abwicklung dieser Vorgänge. Dies umfasst die Erstellung, den Versand, den Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen, ohne dass Papierdokumente erforderlich sind.

Warum gewinnt E-Invoicing an Bedeutung?

E-Invoicing bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der traditionellen Papierrechnung, wodurch es für Unternehmen aller Größen und Branchen zunehmend attraktiv wird.

Zu den Hauptvorteilen gehören:

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Effizienzsteigerung

Die automatisierte Verarbeitung von E-Invoices reduziert den manuellen Aufwand erheblich, beschleunigt den Rechnungsprozess und minimiert Fehlerquellen.

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Kosteneinsparungen

Der Verzicht auf Papier, Druck und Versand spart nicht nur Kosten, sondern auch wertvolle Ressourcen.

Verbesserte Transparenz

Digitale Rechnungen können leichter nachverfolgt und verwaltet werden, was zu einer besseren Übersicht über die Finanzströme führt.

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Schnellere Zahlungsabwicklung

Elektronische Rechnungen können schneller bearbeitet werden, was oft zu einer zügigeren Zahlung führt und die Liquidität verbessert.

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Nachhaltigkeit

Der digitale Rechnungsaustausch ist umweltfreundlicher, da der Papierverbrauch deutlich reduziert wird.

Länderspezifische Formate und Standards

Leider konnten sich die unterschiedlichen Länder international und auch nicht auf EU-Ebene zu einem einheitlichen Format für E-Invoice Rechnungen verständigen. Grundsätzlich haben aber alle E-Invoicing Formate meist eine Gemeinsamkeit: Die Formate basieren alle auf einem XML-Datenstrom.

Deutschland (XRechnung)

XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das die EU-Norm EN 16931 für elektronische Rechnungsstellung unterstützt.

Deutschland (ZUGFeRD)

Diese Rechnungen kombinieren eine maschinenlesbare codierte XML-Datei mit einer visuellen PDF/A-3 Darstellung.

Lesen Sie mehr in unserem Blogbeitrag über ZUGFeRD.

Österreich (EBInterface)

Ebenfalls auf XML basierend. EBInterface ist ein XML-Standard, der speziell für den österreichischen Markt entwickelt wurde.

Italien (FatturaPA)

Nutzt XML. FatturaPA ist ein XML-Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen und zwischen Unternehmen in Italien entwickelt wurde.

Frankreich (Factur-X)

Kombiniert PDF und XML. Factur-X ist ein hybrides Format, das eine maschinenlesbare XML-Datei in eine PDF/A-3-Rechnung einbettet, um sowohl menschliche Lesbarkeit als auch maschinelle Verarbeitung zu ermöglichen.

Spanien (Facturae)

Basiert auf XML. Facturae ist das offizielle Format für elektronische Rechnungen im spanischen öffentlichen Sektor.

Vereinigtes Königreich (UBL - Universal Business Language)

UBL ist ein internationaler Standard, der auf XML basiert und für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten verwendet wird.

Niederlande (SI-UBL)

XML-basiert. SI-UBL ist eine spezifische Anpassung der UBL (Universal Business Language) für den niederländischen Markt.

Schweden (Svefaktura)

Nutzt XML. Svefaktura ist ein XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen, speziell für die öffentliche Verwaltung in Schweden.

Norwegen (EHF - Elektronisk Handelsformat)

Basiert auf XML. EHF ist eine norwegische Anpassung des UBL-Standards für die elektronische Rechnungsstellung.

Brasilien (Nota Fiscal Eletrônica, NF-e)

Verwendet XML. NF-e ist ein elektronisches System für die Ausstellung und Speicherung von Rechnungen in Brasilien, vollständig integriert in das brasilianische Steuersystem.

Mexiko (CFDI - Comprobante Fiscal Digital por Internet)

XML-basiert. CFDI ist das elektronische Rechnungsformat in Mexiko, das Teil des mexikanischen Steuerwesens ist.

Indien (GST Invoice)

Auf JSON- und XML-Basis. Die GST-Invoices sind Teil eines digitalen Rechnungsstellungsstandards unter dem indischen GST-System, wobei für verschiedene Prozesse entweder JSON- oder XML-Formate verwendet werden.

China (Golden Tax System)

Verwendet mehrere Formate, einschließlich XML. Das Golden Tax System ist das zentrale IT-System für die Verwaltung und Überwachung der Mehrwertsteuer in China.

Australien

Australien nutzt das Peppol-Netzwerk für die Übermittlung elektronischer Rechnungen. Peppol ermöglicht den elektronischen Geschäftsverkehr über die Grenzen verschiedener Länder hinweg und basiert auf einer Reihe von technischen Spezifikationen, einschließlich XML.

Kanada

In Kanada gibt es keinen einheitlichen nationalen Standard für E-Invoices, aber das Land bewegt sich in Richtung der Adoption von Peppol für den grenzüberschreitenden und inländischen elektronischen Rechnungsaustausch.

Singapur

Singapur hat Peppol als Standard für elektronische Rechnungen übernommen und fördert aktiv dessen Nutzung im Geschäftsverkehr, um die Effizienz und die Verbindung zu internationalen Handelspartnern zu verbessern.

Neuseeland

Auch Neuseeland hat sich für die Nutzung von Peppol entschieden, um die elektronische Rechnungsstellung zu standardisieren und zu vereinfachen. Das Land zielt darauf ab, die Akzeptanz von E-Invoices bei Unternehmen und der Regierung zu erhöhen.

Südkorea

Südkorea hat ein sehr fortschrittliches System für elektronische Rechnungen, das Korea Electronic Invoice System (K-EINVOICE), eingeführt. Es basiert auf einem zentralen Plattformansatz und verwendet XML für den Datenaustausch.

Russland

Russland entwickelt aktiv seine eigenen Standards für elektronische Rechnungen, die im Unified Electronic Document Circulation System (UEDC) verwendet werden. Dieses System zielt darauf ab, den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen und mit staatlichen Stellen zu vereinfachen.

Südafrika

In Südafrika gibt es derzeit keinen verpflichtenden nationalen Standard für elektronische Rechnungen, aber das Land bewegt sich in Richtung einer stärkeren Digitalisierung des Rechnungswesens, einschließlich der Erkundung von E-Invoicing-Lösungen.

Haftungsausschluss

Die Informationen, die in dieser Auflistung enthalten sind, dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Obwohl wir alle Anstrengungen unternommen haben, um sicherzustellen, dass die in diesem Dokument bereitgestellten Informationen genau und aktuell sind, übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit, Richtigkeit, Zuverlässigkeit oder Aktualität dieser Informationen.

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Verarbeitung von E-Invoice Rechnungen

Revisionssichere Archivierung

Auch E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Mit unserem LDOX.ECM archivieren Sie die Rechnungen direkt nach dem Eingang in Ihrem Unternehmen.

E-Invoice Informationen verarbeiten

Mit unseren E-Invoice Modulen machen Sie die Informationen der E-Rechnung für andere Programme oder z.B. Eingangsrechnungsworkflows zugänglich und verarbeitbar.

Userfreundliche Darstellungsweise

Eine E-Rechnung in einem reinen XML-Datenaufbau ist zwar ein offizielles Rechnungsformat, allerdings für eine klassische Sichtprüfung der Rechnung nicht geeignet.

Optional kann LDOX aus einer E-Rechnung ein PDF im bekannten Rechnungsaufbau automatisch erstellen, welche dann zusätzlich zur Ansicht vorliegt.