LDOX.ECM
ZUGFeRD-Rechnungen und Archivierung
ZUGFeRD Rechnungen begegnen uns in der Geschäftswelt immer häufiger. Meist schweben zu diesem Thema noch verschiedene Fragen im Raum. Erfahren Sie jetzt was ZUGFeRD genau ist und wie diese Rechnungen verarbeitet bzw. archiviert werden müssen.
Was genau ist ZUGFeRD?
Das Wort “ZUGFeRD” ist eine Abkürzung für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“. Dabei steht es für ein einheitliches Format elektronischer Rechnungen, das einen strukturierten Datenaustausch zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht.
Diese Rechnungen kombinieren eine maschinenlesbare codierte XML-Datei mit einer visuellen PDF/A-3 Darstellung. Dadurch können Rechnungsdaten sowohl von Menschen als auch von Computern gelesen werden.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Die Funktionsweise von ZUGFeRD ist äußerst clever. Die Rechnungsdaten werden in einem XML-Format gespeichert und zusammen mit den herkömmlichen Daten in einer PDF-Datei eingebettet, die visuell für den Menschen lesbar ist. Dies geschieht in einem Bereich der PDF-Datei, der im herkömmlichen Betrachtungsmodus nicht sichtbar ist.
Dank dieser Standardisierung sind wichtige Informationen wie Rechnungsdatum, Bankverbindungen und Beträge immer an vordefinierten Stellen der XML-Daten gespeichert. Dies ermöglicht eine automatische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten. Ein großer Vorteil von ZUGFeRD ist seine internationale Kompatibilität, basierend auf dem UN-CEFACT-Standard.
Vorteile des ZUGFeRD Formats
Die Verwendung von ZUGFeRD bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere in Bezug auf Kommunikation und Prozessoptimierung zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung:
Automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten
Vereinfachung der Buchungsvorgänge
Elektronischer Rechnungsversand ohne Formatabsprachen
Automatisierung von Zahlungsvorgängen zur Minimierung von Fehlern und manuellem Aufwand
ZUGFeRD Erstellung, Pflicht & Potenzial
Die Erstellung von ZUGFeRD Rechnungen erfordert eine Integration in bestehende Unternehmenssysteme. Es gibt Softwarelösungen, die das ZUGFeRD Format unterstützen, um Rechnungen in das hybride Format umzuwandeln.
Obwohl ZUGFeRD in Deutschland nicht für alle Unternehmen verpflichtend ist, bieten sich klare Gründe für seine Nutzung:
Elektronische Rechnungen werden für die öffentliche Verwaltung verpflichtend, was die Verbreitung von ZUGFeRD fördert.
LDOX.ECM
Rechnungen in Formaten wie XRechnung, ebInterface, ZUGFeRD, Facture X oder Fatura PA zu versenden wird immer beliebter.
Mit dem LDOX.ECM werden all diese Formate unterstützt.
ZUGFeRD Archivierung
ZUGFeRD Rechnungen bestehen aus einer PDF-Datei und einer eingebetteten XML-Datei. Die archivierte elektronische Rechnung unterliegt denselben gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wie eine Papierrechnung. Es ist wichtig, die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von elektronischen Rechnungen zu beachten.
Das LDOX.ECM setzt deshalb bei der Archivierung von ZUGFeRD Rechnungen direkt auf die Archivierung der Datei beim Dateneingang ins Unternehmen.
Ein Beispiel dafür ist die Archivierung von einem Eingangsrechnungspostfach (z.B. invoice@eks-informatik.com) mit LDOX.Mail.
Per Mail eintreffende Dokumente werden direkt in der Inbox automatisch erkannt und revisionssicher archiviert. Zusätzlich können durch die Archivierung Workflows (z.B. Freigabeworkflows) ausgelöst werden.
Workflows mit LDOX
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Erfahren Sie mehr über die Ausbaustufen eines Eingangsrechnungs-Workflows.
Unterschied zwischen ZUGFeRD und e-Rechnngen
Kurz gesagt, sind beides Konzepte für die elektronische Rechnungsstellung, haben jedoch unterschiedliche Herangehensweisen und Merkmale. Hier ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und e-Rechnungen:
ZUGFeRD
ZUGFeRD-Rechnungen können von Systemen maschinell verarbeitet werden, was die Effizienz von Rechnungsprozessen erhöht. Das Format wurde entwickelt, um den Austausch strukturierter Rechnungsdaten zu erleichtern und die Automatisierung in Unternehmen zu fördern. Es wird von Unternehmen genutzt, um ihre Rechnungen in einem standardisierten Format zu erstellen und zu versenden.
E-Rechnungen
E-Rechnung ist ein verallgemeinerter Begriff, der sich auf jegliche Art von elektronisch erstellter und übermittelter Rechnung bezieht. Dabei können verschiedene Formate und Technologien verwendet werden, um Rechnungsdaten elektronisch zu übertragen. Dies kann bedeuten, dass Rechnungen per E-Mail versendet, über Webportale hochgeladen oder über spezialisierte E-Rechnungsplattformen ausgetauscht werden. E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten vorliegen, einschließlich PDF, XML, EDI (Electronic Data Interchange) und anderen. Der Begriff „E-Rechnungen“ bezieht sich auf den allgemeinen Ansatz der elektronischen Rechnungsstellung und umfasst eine breite Palette von Technologien und Praktiken.
Der Hauptunterschied zwischen ZUGFeRD und E-Rechnungen liegt in ihrer Spezifität und ihrem Fokus. ZUGFeRD ist ein bestimmtes Format, das darauf abzielt, Rechnungsdaten in einer standardisierten Weise zu strukturieren, um sowohl menschliche als auch maschinelle Verarbeitung zu erleichtern. E-Rechnungen hingegen sind ein breiterer Begriff, der sich auf alle Arten von elektronischen Rechnungen bezieht, unabhängig von den verwendeten Technologien oder Formaten. Während ZUGFeRD eine Methode zur Optimierung von Rechnungsprozessen darstellt, ist E-Rechnung ein umfassenderer Ansatz für die elektronische Rechnungsstellung im Allgemeinen.
