Softwareeinführung

Tipps für ein erfolgreiches Rollout

Für einen professionellen Rollout gibt es kein Geheimrezept, aber wichtige Punkte, die erfolgreiche Rollouts alle mit sich bringen. Erfahren Sie die 5 wichtigsten Erfolgsfaktoren in diesem Beitrag.

Softwareeinführung meistern – Tipps für ein erfolgreiches Rollout

 

Das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner hat in verschiedenen Studien darauf hingewiesen, dass etwa 50% bis 70% der IT-Projekte nicht die erwarteten Ergebnisse erzielen oder ihre Ziele nicht erreichen. Viele dieser Projekte scheitern an einem professionellen Rollout und der Benutzer-Akzeptanz.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen einige Tipps, die Ihnen helfen, eine Softwareeinführung erfolgreich zu meistern:

Zielsetzung genau definieren

 

Die erfolgreiche Einführung von Software beginnt mit einer klaren Zielsetzung und Planung. Spezifizieren Sie klare, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele. Dies erleichtert die spätere Bewertung des Erfolgs.

Planung ist Alles

 

Die Planung ist der Dreh- und Angelpunkt eines erfolgreichen Rollouts. Entwickeln Sie einen detaillierten Einführungsplan, der alle relevanten Aspekte berücksichtigt, einschließlich Zeitrahmen, Ressourcen und Zuständigkeiten.

Planen Sie immer realistisch. Niemandem ist geholfen, wenn Timetables laufend rot aufleuchten.

Stakeholder-Einbindung

 

Softwareprojekte stehen und fallen mit der Benutzerakzeptanz. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass Sie ein Team aus Stakeholdern bilden. Einerseits sollten die Stakeholder in den Prozess miteinbezogen werden, um ihr Feedback in die Anwendung der Software miteinfließen zu lassen.

Andererseits dienen Stakeholder als Ihre internen Verbündeten, die Sie bei Einführung der Software und Kommunikation an weitere Benutzergruppen unterstützen.

Identifizieren Sie aus diesem Grund Schlüsselpersonen, die von der Software betroffen sind, Erfahrung mit den aktuellen Prozessen haben und die ein entsprechendes Standing im Unternehmen besitzen, um andere MitarbeiterInnen von der Software zu begeistern.

Schulungen neu denken

Die Schulung von Benutzern hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Von einfachen Beschreibungen in Handbüchern, hin zur Weitergabe von Informationen direkt von Benutzer zu Benutzer oder Schulungsveranstaltungen wurde in den letzten Jahren die Erstellung von Schulungsvideos immer beliebter.

Wir empfehlen aus diesem Grund die Nutzung von Schulungsvideos, um Wissen an spezifische Zielgruppen zu transportieren. Ein Schulungsvideo (zum Beispiel eine erklärende Bildschirmaufnahme) muss nicht perfekt sein. Es geht nicht darum, das professionellste Video zu erstellen, sondern erfolgreich Wissen zu transportieren. Achten Sie aus diesem Grund auf folgende Punkte:

 

Klare Struktur

Gliedern Sie Ihr Video in klare Abschnitte, um eine leicht verständliche Struktur zu gewährleisten.

Kurze und fokussierte Videos

Halten Sie die Videos kurz und konzentrieren Sie sich auf spezifische Themen, um die Aufmerksamkeit der Zuschauer zu behalten.

Verständliche Sprache

Nutzen Sie eine klare und einfache Sprache, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft verstanden wird.

Visuelle Unterstützung

Integrieren Sie visuelle Elemente wie Bildschirmaufnahmen und Animationen, um komplexe Konzepte zu veranschaulichen.

Praktische Beispiele

Demonstrieren Sie die Anwendung in der Praxis durch praktische Beispiele und Anwendungen.

Interaktive Elemente

Fügen Sie interaktive Elemente wie Quizfragen hinzu, um die Beteiligung der Zuschauer zu fördern.

Betonen Sie Schlüsselmerkmale

Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Funktionen und Merkmale, um Überlastung zu vermeiden.

Wiederholungen einplanen

Wiederholen Sie wichtige Punkte, um sicherzustellen, dass die Informationen verinnerlicht werden.

Phasen für den Rollout

 

Ein phasenweiser Rollout ist oft effektiver als ein Big-Bang-Ansatz. Dies ermöglicht eine schrittweise Implementierung und bietet die Möglichkeit, Feedback zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen.

Testphase

Führen Sie umfassende Tests durch, bevor die Software offiziell eingeführt wird. Dies hilft, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Phase für den Simultanbetrieb

Werden bestehende Prozesse abgelöst, bietet es sich an, eine Zeit lang Prozesse simultan zu führen. Einerseits kann so das Risiko minimiert werden. Andererseits haben User so die Möglichkeit, Unterschiede festzustellen und in Feedbackschleifen notwendige Anpassungen ohne massiven zeitlichen Druck zurück zu spielen.

Phase für den Go Live

Führen Sie wenn möglich Softwareanwendungen Abteilung für Abteilung, Anwendungsfall für Anwendungsfall ein. Lieber kleine Schritte dafür kontinuierlich. 

Gerade bei neuen Softwareanwendungen müssen die User sich zuerst in die richtige Nutzung der Basisfunktionen einfinden, bevor es in die tiefgehende Nutzung aller Funktionen gehen kann. Denken Sie daran: In der Schule beginnt man auch zuerst die Grundrechnungsarten zu lernen und steigt nicht direkt bei den Differentialgleichungen ein.