LDOX.Workflow

Herausforderungen bei der Einführung eines Eingangsrechnungsworkflow

Die Einführung eines elektronischen Eingangsrechnungsworkflows kann viele Vorteile mit sich bringen, aber es gibt auch einige typische Herausforderungen, die beachtet werden sollten. Die häufigsten Herausforderungen und unsere Tipps dazu, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Akzeptanz und Schulung

Mitarbeiter müssen sich an neue Arbeitsweisen anpassen. Die Einführung eines elektronischen Eingangsrechnungsworkflows erfordert Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neuen Prozesse verstehen und akzeptieren. 

Unsere Tipps

  • RInformieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über die geplante Änderung und erläutern Sie die Gründe und Vorteile des neuen elektronischen Eingangsrechnungsworkflows.
  • RBetonen Sie die positiven Auswirkungen auf Effizienz, Genauigkeit und Nachhaltigkeit.
  • REntwickeln Sie klare Schulungspläne für verschiedene Gruppen von Mitarbeitern, abhängig von ihrer Rolle im Rechnungsverarbeitungsprozess.
  • RImplementieren Sie Feedback-Mechanismen, um kontinuierliche Rückmeldungen von Ihren Mitarbeitern zu erhalten. Dies ermöglicht Anpassungen an Schulungsmaterialien und Prozessen, wenn bestimmte Bereiche für Verwirrung oder Unsicherheit sorgen.
  • RBeginnen Sie mit einer Pilotgruppe von Mitarbeitern, um den neuen Prozess zu testen. Dies ermöglicht es, frühzeitig auf mögliche Probleme zu reagieren und die Schulung entsprechend anzupassen.
  • RBelohnen und erkennen Sie die Anstrengungen und den Erfolg Ihrer Mitarbeiter bei der Anpassung an den neuen Workflow an. Dies kann die Motivation erhöhen und die Akzeptanz fördern.

Unrealistisches Zeitmanagement

Einen offline Prozess zu digitalisieren klingt in der Theorie einfach, ist in der Praxis aber herausfordernd, je mehr Personen davon tangiert sind. Und bei einem Eingangsrechnungsworkflow sind meist sehr viele interne Anwender betroffen. Je mehr Nutzer es angeht, desto umfangreicher gestaltet sich auch der Workflow und somit bedarf es auch einer längeren Einführungszeit.

Unsere Tipps

  • RLegen Sie realistische Meilensteine für den Fortschritt des Projekts fest. Dies ermöglicht es, den Arbeitsfortschritt zu überwachen und frühzeitig auf mögliche Verzögerungen zu reagieren.
  • RBerücksichtigen Sie in Ihrer Zeitplanung, dass überschneidende Urlaube, Krankenstände, etc. das Projekt in der Zusammenarbeit verlangsamen und somit die Projektlaufzeit verlängern.
  • RNutzen Sie Erfahrungswerte aus ähnlichen Digitalisierungsprojekten, um realistische Zeitrahmen abzuleiten. Dies kann helfen, potenzielle Stolpersteine frühzeitig zu erkennen.
  • RErstellen Sie regelmäßige Statusberichte, um den Fortschritt des Projekts zu dokumentieren und mögliche Verzögerungen frühzeitig zu identifizieren. Dies ermöglicht es, rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Datensicherheit und Datenschutz

Elektronische Rechnungen können sensible Unternehmensdaten enthalten. Die Sicherheit und der Datenschutz müssen gewährleistet sein, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Unser Tipp

  • RLegen Sie klare Berechtigungshierarchien fest, insbesondere wenn verschiedene Ebenen von Genehmigungen erforderlich sind. Definieren Sie, wer welche Stufe von Zugriff auf die Rechnungsdaten benötigt und wer für die endgültige Genehmigung verantwortlich ist.

Möchten Sie mehr Informationen?

Dann kontaktieren Sie uns – wir stehen Ihnen sehr gerne zur Verfügung.

Integration mit bestehenden Systemen

Die nahtlose Integration des elektronischen Eingangsrechnungsworkflows in bestehende Geschäftssysteme (z.B. Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme) kann komplex sein. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Systeme miteinander kommunizieren können.

Unsere Tipps

  • RNutzen Sie standardisierte Schnittstellen und Datenformate (wie XML oder JSON), um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten. Dies erleichtert die reibungslose Kommunikation und den Datenaustausch.
  • RGewährleisten Sie die Konsistenz der Daten über alle integrierten Systeme hinweg. Stellen Sie sicher, dass Informationen, die im Eingangsrechnungsworkflow erfasst werden, synchron und korrekt in den anderen Systemen widergespiegelt werden.
  • RPlanen Sie umfassende Testphasen, um sicherzustellen, dass die Integration reibungslos funktioniert. Führen Sie sowohl Funktions- als auch Belastungstests durch, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren.
  • RErstellen Sie ausführliche Dokumentationen über die integrierten Schnittstellen und Prozesse. Dies erleichtert nicht nur die laufende Wartung, sondern auch die Schulung neuer Mitarbeiter.
  • RFalls Sie auf externe Anbieter für Softwarelösungen angewiesen sind, kommunizieren Sie aktiv mit ihnen. Klären Sie Integrationsschnittstellen, Supportleistungen und mögliche Upgrades im Voraus.