Use Case Haberkorn Holding AG

Rechnungseingangs-Bearbeitung

Projekt anforderungen und Ziele

Haberkorn verzeichnet täglich ein Belegaufkommen in fünfstelliger Höhe. Insbesondere die Prüfung von Rechnungen kleiner Unternehmen und Mittelständler stellte eine Herausforderung dar: Denn diese enthalten nicht nur komplexe Rechnungspositionen mit mehreren Zu- und Abschlägen, wie etwa einem Kupferzuschlag, sondern sind darüber hinaus in sehr unterschiedlichen Formaten aufgebaut.

Eine automatische Rechnungserfassung mit möglichst hoher Erkennungsrate sollte die bislang aufwändigen manuellen Überprüfungen ablösen und über Workflow-Funktionalitäten die unterbrechungsfreie Freigabe sowie Archivierung sicherstellen. Haberkorn beauftragte seinen langjährigen DMS-Partner eks informatik mit der Einführung einer entsprechenden Lösung.

Kundenumfeld

Die Haberkorn GmbH mit Hauptsitz in Wolfurt/Vorarlberg zählt mit mehr als 1.700 Mitarbeitern sowie über 30 Standorten in Österreich, Osteuropa und der Schweiz zu den führenden technischen Händlern Europas. Das 1932 gegründete Familienunternehmen versorgt Industrie- und Bauunternehmen neben Produkten zum Arbeitsschutz mit Dichtungen, Schläuchen, Klebern, Antriebselementen für Maschinen, Schrauben, Schmierstoffen und Werkzeugen. 100.000 Artikel sind in den zwei Großlagern Wien und Wolfurt ständig verfügbar, im Online-Shop stehen insgesamt 200.000 zur Verfügung.

IT-Umgebung des Kunden

Die IT-Infrastruktur bei Haberkorn setzt sich aus zwei mit IBM iCluster gespiegelten IBM Power 740 Servern zusammen. Für die zuverlässige Speicherung aller Daten sorgt ein Duo aus IBM Storwize V7000-Systemen, die über den IBM System Storage SAN Volume Controller (SVC) kontrolliert werden. Neben dem ERP-System Infor AS wird für die Belegarchivierung Comarch ECM iS eingesetzt.

Die 3 wichtigsten Stichworte

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Automatisierte Rechnungserkennung ersetzt bei Haberkorn nahezu komplett die bisherigen manuellen Überprüfungen

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Workflow-Funktionalitäten sorgen für unterbrechungsfreien Belegfluss

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Verbuchung und Archivierung erkannter Belege erfolgen automatisch

Umsetzung

Zunächst wurden die Anforderungen des Kunden mit den Möglichkeiten der bereits bestehenden IT-Infrastruktur abgeglichen. Im Rahmen früherer Projekte erfolgten beispielsweise die Einführung des „späten Scannens“ aller Eingangsrechnungen und Bankbelege via WorkstationScan sowie die Spoolfile-Archivierung aus Infor AS ins DMS-Archiv. Für die Umsetzung der aktuellen Anforderung einer automatischen Rechnungserfassung schlug die eks informatik die Lösung LDOX.FrontCollect Invoice vor. Nach einer erfolgreichen Testphase wurde die Anwendung eingeführt.

Sie sorgt nun dafür, dass die Daten von Eingangsrechnungen nun direkt nach dem Scannen automatisch extrahiert werden. In einem weiteren Prozessschritt erfolgt zudem die Gegenüberstellung jeder einzelnen Rechnung zur jeweiligen Bestellung und dem Wareneingang. Dabei werden unter anderem Werte wie Stückzahlen und Preise geprüft. Sobald das System eine auf diese Weise erfasste Rechnung nach erfolgreicher Prüfung freigibt, erfolgen die weitere Verbuchung und Archivierung im DMS Comarch ECM iS automatisch.

Projektergebnis

Trotz der großen Anzahl an täglichen Rechnungen in unterschiedlichsten Formaten liegt die maschinelle Text-Erkennungsquote bei rund 80 Prozent – mit weiterhin steigender Tendenz. In Verbindung mit der Workflow-Funktionalität sparen sich dadurch verschiedene Abteilungen bei Haberkorn die bislang notwendige manuelle Bearbeitung. Erkannte Rechnungen werden automatisch verbucht.

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