LDOX.digitale Akte

Die digitale Einkaufsakte

Digitale Einkaufsakte

Die digitale Einkaufsmappe bündelt alle Dokumente zu einem bestimmten Geschäftsfall digital an einem Ort.

Angefangen vom Angebot, der Auftragsbestätigung, den Lieferscheinen, Gutschriften Freigaben, Verträgen, E-Mails… alles wird in der digitalen Einkaufsmappe angezeigt.

Je nach Anforderung können so in Ihrem Unternehmen Dokumente logisch gebündelt und einfach über das LDOX.ECM auffindbar abgelegt werden.

Was ist eine digitale Einkaufsmappe

Über das LDOX.ECM (entweder Comarch ECM iS „InfoStore“ oder Kendox InfoShare) kann eine digitale Einkaufsmappe eingerichtet werden. Mittels einfacher Suchfelder kann im Anschluss zum Beispiel nach einer Rechnungsnummer gesucht und alle zugehörenden Dokumente in der Akte angezeigt werden.

Digitale Einkaufsakte verhindert Medienbruch

Viele von uns kennen vielleicht genau diese Situation.

Die Rechnung kam als E-Mail, der Rahmenvertrag liegt in Papierform in einem Ordner, das Angebot ist als PDF abgespeichert und der Lieferschein liegt in der Warenannahme auf einem Stapel.

Und genau dieser Geschäftsfall bedarf einer Prüfung, da Ungereimtheiten festgestellt wurden. In den meisten Betrieben beginnt nun die Ostereiersuche nach den verschiedenen Dokumenten, Belegen und E-Mails zu diesem Geschäftsfall, um eine Prüfung durchführen zu können. Allein für die Dokumentensuche geht oftmals schon eine Stunde an Arbeitszeit verloren.

Mit der digitalen Einkaufsakte finden Sie all diese Dokumente sekundenschnell ohne Medienbruch in Ihrem ECM.

Händische Erstellung – Nein Danke

Die Grundlage für eine digitale Einkaufsmappe ist eine intelligente Erfassung und Indexierung von Dokumenten und elektronischen Belegen. Dazu müssen alle Dokumente, die dieser Einkaufsmappe angehören sollen, auch entsprechend erfasst werden. In der Regel erfolgt diese Erfassung automatisiert. Via Drag & Drop können aber auch Dokumente (zum Beispiel E-Mails) direkt manuell in die Akte hineingezogen und somit auch archiviert werden.

Digitale Einkaufsmappen müssen auch nicht manuell erstellt werden. Aufgrund verschiedener Trigger, erfolgt die Mappen Erstellung automatisch.

Nutzen für Ihr Unternehmen

Im Wesentlichen bietet eine digitale Einkaufsmappe folgende Vorteile:

Zeitersparnis – Die Suche nach zusammengehörenden Dokumenten wird auf ein Minimum reduziert. Die Suche nach verschiedenen Dokumenten in unterschiedlichen Medienformen entfällt gänzlich, was in der Praxis eine massive Zeitersparnis mit sich bringt.

Übersichtlichkeit – Aufgrund der einfachen Darstellung haben Sie alle Dokumente im Überblick. Diese können sofort angezeigt und verarbeitet werden.

Organisation – Durch die notwendige Digitalisierung von Papierdokumenten und die geordnete Archivierung im DMS bzw. ECM werden Dokumente digital besser organisiert und generell einfacher auffindbar gemacht.

Archivierung – Durch die einfache Drag & Drop Archivierung können auch E-Mails schnell zum Geschäftsfall archiviert werden. So werden bei Problemfällen alle Informationen an einem Ort gesammelt. 

Anwendung einer digitalen Einkaufsmappe

Die Fachabteilung hat die Möglichkeit den Lieferschein mit der Rechnung zu vergleichen und Reklamation E-Mails für alle einsichtlich abzulegen.

Die Buchhaltung kann schnell den Rahmenvertrag mit dem Angebot und der Rechnung abgleichen.

Das Controlling kann einfach alle Dokumente an einem Ort finden und überprüfen.

Je nach Abteilung bietet die digitale Einkaufsmappe verschiedene Nutzungsmöglichkeiten und spart jedem Unternehmen Zeit und somit auch Geld.

Jetzt unverbindliche Informationen anfordern und kostenlose Erstberatung erhalten.

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