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Vom Papier zur digitalen Personalakte

 

Die digitale Archivierung von Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträgen ist nichts Neues. Aber wenn’s um das Thema Personaldokumente geht, dann trennt sich auch bei den hart gesottenen DMS anwendenden Unternehmen noch die Streu vom Weizen. So hat aktuell nur jeder 10te unserer Kunden eine digitale Personalakte im Einsatz.

Doch was ist eine digitale Personalakte, warum führen bis jetzt verhältnismäßig wenig Unternehmen eine digitale Personalakte und was sind die eigentlichen Vorteile? Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Blogartikel.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte (welche auf einem DMS basiert) ist eine digitale Heftklammer, die verschiedene Dokumente in einer Übersicht vereint. Altmodisch würde man Sie als einen Ordner beschreiben, in dem Mitarbeiterdokumente gesammelt werden.

Doch dies ist nur eine sehr oberflächliche Betrachtungsweise. Eine digitale Personalakte ist viel mehr. Die Akte ist die Möglichkeit Daten, Informationen und Dokumente lebendig zu gestalten. Über einen Aktendeckel (oder Dashboard) lassen sich alle Informationen des Mitarbeiters finden. Adresse, Lohnnachweis, Einstufung, Vorgesetzter… Durch Schnittstellen können auch noch aktuelle Daten, wie der derzeitige Stundensaldo angezeigt werden.

Alle Dokumente – vom Arbeitsvertrag bis zum „Zahltagzettel“ – finden sich in der digitalen Personalakte wieder. Egal ob Arztbestätigung oder Urlaubsschein, alle Belege sind rechtsgültig, unveränderbar und versioniert archiviert.

Durch eine Reminderfunktion werden bei befristeten Arbeitsverträgen automatisch Erinnerung E-Mails vor Vertragsablauf an den Vorgesetzten oder die Personalabteilung gesendet.

Gepaart mit Onboarding und Offboarding Workflows lässt sich auch gezielt die Digitalisierung von HR-Dokumenten und HR-Prozessen umsetzen. Anforderungsscheine für neueintretende Mitarbeiter können mittels Workflows nachvollziehbar an die zuständigen Abteilungen gesendet werden. Mittels Drag and Drop wird die E-Mail mit der Krankmeldung eines Mitarbeiters in der Akte archiviert. Die Indexierung des Dokuments erfolgt zum größten Teil automatisch, da einfach die Indexwerte des Mitarbeiters aus der digitalen Personalakte übernommen werden.

Die allseits bekannten Schnellhefter und Ordner mit den Mitarbeiter Dokumenten werden nicht mehr benötigt. Vorbei ist die Zeit, in der noch bei der Einstellung eines Mitarbeiters die Personalakte durch das Unternehmen durchgereicht wurde.

Was hält Unternehmen davon ab, eine digitale Personalakte einzuführen?

Drei maßgebliche Faktoren, lassen Unternehmen vor einer Einführung zurückschrecken.

1. Definition der digitalen Personalakte und deren Funktionen

Es ist leicht, zu begreifen, was für Vorteile digitale Personalakten mit sich bringen. Die Definition, wie das im eigenen Unternehmen aussehen und was für Funktionen die Akte alles haben soll, sprengen dann oft den Rahmen und den aktuellen Horizont.

2. Digitalisierung von bereits bestehenden Personaldokumenten

Die Menge der Mitarbeiterdokumente, die bereits in einem Unternehmen bestehen, ist groß. Um diese Dokumente richtig zu digitalisieren, muss jedes einzelne, einzeln verarbeitet werden.

Unser Tipp: Suchen Sie sich einen Scandienstleister oder nutzen Sie OCR Erkennung, um die Dokumente schneller zu verarbeiten.

3. Unwissenheit über die Möglichkeiten der Anwendung

Oftmals fehlt schier die Vorstellung, welche Möglichkeiten eine digitale Personalakte für mittelständische und große Unternehmen mit sich bringt. Auch die Angst gegen DSGVO Vorschriften zu verstoßen ist da. Doch seien Sie unbesorgt, eine digitale Personalakte ist nichts Verbotenes.

Warum Sie eine digitale Personalakte einführen sollten

Argumente, wie die Digitalisierung von Papierdokumenten und die Einsparung von Platz durch Auflösungen von Papierordnern, wären doch etwas zu unspezifisch.

Die Stärke der digitalen Personalakte liegt darin, Informationen aus verschiedenen Systemen zu bündeln und diese vereint auf dem Aktendeckel anzuzeigen.

Auch die Möglichkeit, alle Personaldokumente in allen Versionierungen, in allen Formen selektieren und filtrieren zu können. Macht Sinn. Stoppen Sie einmal die Zeit eines Personalverantwortlichen, der in einer „offline“ Mitarbeiterakte die Krankmeldung von den letzten beiden Jahren zusammen tragen muss.

Die Verbindung von digitalen Personalakten mit Workflows kombinieren Ablaufoptimierung (Workflow) mit perfekter Darstellung (alle Informationen an einem Platz – Personalakte). Nutzen Sie einen Onboarding Workflow, um alle notwendigen Abteilungen über die Einstellung eines Mitarbeiter zu informieren, steuern Sie wer welche Informationen sehen darf und legen Sie fest, welche Arbeitsschritte die anderen Abteilungen einplanen müssen (Einrichtung IT Account, Aufnahme in Mitarbeiter E-Mail Verteiler, Information an den Vorgesetzten,…).

Seit 2018 ist es kaum mehr möglich, einen Blogartikel ohne DSGVO Berührungspunkte zu schreiben. Ein Mitarbeiter hat das Recht, alle über sich gesammelten Informationen, sich anzeigen zu lassen. Das ist nicht erst seit der DSGVO Einführung so, aber vielen erst seit da an bewusst. Mit der digitalen Personalakte ist das kein Problem. Alle Dokumente zum Mitarbeiter sind an einem Ort. Über Zugriffsberechtigungen können Sie einfach digital den Mitarbeitern das Recht einräumen, die eigene Akte zu sehen.

Die Zeitersparnis für Personalabteilungen ist enorm. Keine Aktensuche und Ordnerkramerei mehr. Durch die zum Teil automatische Indexierung der Dokumente werden Ressourcen für andere Aufgaben geschaffen.

Fazit

Eine digitale Personalakte ist zwar in der Einführung etwas aufwendig. Einmal aufgebaut und eingerichtet spart sie Zeit, Platz, Verwaltung und somit auch Geld. Durch die Übersichtlichkeit aller Personalinformationen und Dokumente sollte die digitale Personalakte zentraler Bestandteil eines jeden Digitalisierungskonzepts sein.

Tipp

Eine digitale Personalakte sollte immer Bestandteil eines revisionssicheren DMS sein oder an ein revisionssicheres DMS angekoppelt werden. Nur so wird auch die unveränderliche Speicherung der Personaldokumente sichergestellt und die Papierakten können abgeschafft werden.

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