Digitales Arbeiten

Papierloses Büro für Unternehmen

Verabschieden Sie sich von der Zettelwirtschaft mit diesen drei Schritten hin zum papierlosen Büro.

Immer noch Papierberge?

Wenn Sie denken, dass das Zeitalter der Zettelwirtschaft in den Unternehmen vorbei ist, dann irren Sie sich.

Blicken Sie sich in Ihrem Büro um.

  • Klebt noch immer das eine oder andere Post-it am Laptop?
  • Übergibt die Kollegin immer noch den Kollegen Rechnungen zur Freigabe in Papierform?
  • Oder suchen Sie immer noch in Ordnern nach bestimmten Dokumenten?

Wahrscheinlich ja – doch der Weg in ein papierloses Büro wäre ganz einfach. Die einzige Voraussetzung ist, den Weg konsequent und in 3 Schritten zu gehen.

Digitales Ablegen von Dokumenten

Auch wenn immer mehr Dokumente bereits digital unser Unternehmen erreichen, so gibt es sie doch noch. Die Dokumente aus Papier.

Die Basis eines papierlosen Büros ist immer die Digitalisierung dieser Papierdokumente und das Ablegen von bereits digitalen Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Ein Dokumentenmanagementsystem organisiert die Dokumente, Zugriffsberechtigungen und die Suche nach Dokumenten auf einfachste Weise.

Durch Anbindungen an andere Softwareanwendungen (z.B. an das ERP System) können dort erzeugte Dokumente automatisch im DMS archiviert werden.

Auch von extern digital eingehende Dokumente (z.B. Rechnungen) können über ein Dokumentenmanagementsystem automatisch ausgelesen, verschlagwortet und abgelegt werden.

Sämtliche Belege in digitaler Form

Ziel ist es, alle internen und externen Belege in einem DMS / ECM System digital zu sammeln und so den Benutzern zugänglich zu machen.

Nur wenn es konsequent einen gemeinsamen Dokumentenspeicher gibt, kann ein papierloses Arbeiten funktionieren.

Digitales Arbeiten

Ein papierloses Büro beginnt natürlich auch, dass papierlos gearbeitet wird. Das fängt mit der eigenen Arbeitsweise an, dass für Besprechungen keine Unterlagen mehr ausgedruckt werden und endet damit, dass sämtliche dokumentbezogene Arbeitsprozesse digital stattfinden müssen.

Speziell Freigabeprozesse, Vertragsunterzeichnungen sowie die Erstellung von Dokumenten finden digital statt. Auch hier ist das DMS / ECM System mit integrierter Workflow-Lösung die Antwort auf viele Fragen.

Mittels eines digitalen Workflows werden Dokumente von Bearbeiter zu Bearbeiter, von Freigabe zu Freigabe weitergeleitet. Alle Arbeitsschritte werden automatisch dokumentiert. Durch die Verbindung mit zusätzlichen Datenquellen werden weitere Informationen in die Workflows eingebunden.

So können z.B. bei einem Eingangsrechnungsworkflow auch noch der zugehörende Lieferschein und die Bestellung als Anhangsdokumente an die eigentliche Rechnung angehängt werden.

Auch lassen sich gewonnene Informationen bei einem Freigabeprozess in andere Systeme digital übertragen.

Mit digitalen Workflows zum papierlosen Büro

Noch mehr über die Vorteile von digitalen Prozessen erfahren Sie in unserem Blogbeitrag über Workflows.

Digitales Verwalten

Wer, wie, wann und wo Zugriff auf sensible Unternehmens-Dokumente hat, sollte genau geregelt sein. Doch bei Papierdokumenten, die in einem Ordner abgelegt sind, welcher in einem für jeden zugänglichen Regal steht, ist das oftmals nicht möglich.

Auch so verhält es sich mit digitalen Dokumenten, die auf verschiedenen Servern oder Laufwerken abgelegt sind. Zu viele unberechtigte Personen haben Zugriff.

Den anderen Fall gibt es natürlich auch. Wichtige Dokumente werden nur von einem Mitarbeiter verwaltet, lokal (für andere unauffindbar) abgespeichert oder in der abgeschlossenen Büroschublade verstaut. Fällt der Mitarbeiter aus, sind diese Dokumente nicht mehr auffindbar.

Soll in einem papierlosen Büro gearbeitet werden, wird über ein DMS / ECM System der Zugriff auf die Dokumente sichergestellt und gesteuert. Durch den gemeinsamen Datenspeicher gehen auch wichtige Dokumente nicht verloren und können so immer gefunden werden.

Fazit

Das papierlose Büro umzusetzen ist nicht schwer. Theoretisch benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem. Da können wir Ihnen helfen. Auch die genannten 3 Schritte zu konzipieren ist meist nicht die Herausforderung. Mit einer ECM-Strategie legen Sie den Grundstein.

An was das papierlose Büro oftmals scheitert, ist die Konsequenz der Umsetzung. Nur wenn das ganze Unternehmen gemeinsam an diesem Ziel arbeitet, wird es auch gelingen.

Aus diesem Grund noch vier Vorteile, die für das papierlose Büro sprechen:

Fordern Sie jetzt Ihre Beratung zum papierlosen Büro an

Vorteile eines papierlosen Büros

 

Weniger Kosten und besser für die Umwelt

Das Unternehmen spart Druckkosten, Platz für Papierdokumente und Archivierung.

Papier ist langsam

Arbeitsprozesse sind auf dem digitalen Weg einfach schneller. Dokumente gehen auf dem Weg nicht mehr verloren und durch die Anbindungen an andere Systeme können wertvolle Daten erfasst und weiterverarbeitet werden.

Verteiltes Arbeiten

Sind Dokumente digital und nicht nur in Papierform vorhanden, ist ein dezentrales Arbeiten (Homeoffice, …) leichter möglich. 

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Mehr Sicherheit

Durch die Steuerung, wer was einsehen kann, wird sichergestellt, dass sensible Daten nur von Berechtigten gefunden werden können. 

Datensilos werden verhindert. Zugriffe und Änderungen werden dokumentiert.