Die 5 Lebensphasen eines Dokuments – 

Dokumenten-Lebenszyklus – 

Dokumente leben, zumindest haben sie eine Lebensdauer und auch Lebensphasen.

Je nach Dokumentart ist eine Aufbewahrungsfrist* von

  • 6 Jahren (bei z. B.: Angeboten, Betriebsprüfungsberichten, Lieferscheinen…)
  • 10 Jahren (bei z. B.: Kassenberichte, Rechnungen, Bilanzen, Geschenknachweise…)
  • 30 Jahren (bei Gerichtsurteilen, Mahnbescheiden, Kreditunterlagen…)

vom Gesetzgeber vorgegeben (wie am Beispiel von Deutschland oben angeführt).

* Je nach Land können die Aufbewahrungsfristen für Dokumente unterschiedlich sein.

Dokumente durchleben in ihrem „Lifecycle“ verschiedene Phasen, die wir uns in diesem Blogbeitrag im Zusammenhang mit einem Dokumentenmanagementsystem näher ansehen werden. Von der Geburt (Generierung) eines Dokuments bis zum Ableben (Löschung) begleiten uns Dokumente länger in einem Unternehmen als so mancher Arbeitskollege.

Die 5 Lebensphasen eines Dokuments

Die Generierung / Erzeugung / Erfassung

Digitale Dokumente können einerseits manuell erzeugt werden (Verträge, manuelle Rechnungen, E-Mails…), andererseits automatisch in einer Anwendung generiert werden (Prüfzeugnisse, automatisch erstellte Rechnungen…). Diese Dokumente werden mit der Voranwendung automatisch im DMS / ECM archiviert.

Offlinedokumente werden in diesem Arbeitsschritt digitalisiert (gescannt) und im DMS / ECM archiviert. Bei einer Dokumentenarchivierung in einem ECM bzw. DMS erfolgt nach diesem Schritt die Archivierung des Dokuments mit den Indexwerten. Auf Basis des ausgewählten Dokumenttyps wird auch die Lebensdauer des Dokuments bestimmt.

Bearbeitung / Verarbeitung

Je nach Dokumentart oder Verwendung des Dokuments kann es zu einer weiteren Bearbeitung kommen. Zum Beispiel Verträge, die abgezeichnet werden müssen oder Bestellungen, die gegengezeichnet werden. Da Dokumente von mehreren Nutzern zum Teil verändert werden, bietet sich eine versionierte Archivierung des Dokuments in einem Dokumentenmanagementsystem an. So können auch die einzelnen Bearbeitungsschritte der Nutzer stets nachvollzogen werden. Durch eine automatisch erstellte Dokumentenhistorie werden Bearbeitungen lückenlos dokumentiert.

Zugriff

Das Dokument ist in der Bearbeitung so weit abgeschlossen. Die Zugriffe, die auf das Dokument erfolgen, dienen nicht mehr zur aktiven Arbeit mit dem Dokument, sondern zur Recherche oder zum Beauskunften von Dokument-Informationen. DMS / ECM Benutzer können anhand ihrer Berechtigung Dokumente im DMS / ECM suchen, finden oder mit anderen Usern teilen.

Aufbewahrung

Je älter das Dokument, desto weniger wird es meist noch aktiv benötigt. Die darauf enthaltenen Informationen altern und der Nutzen nimmt in der Regel ab. Trotzdem müssen Dokumente zum Beispiel aus rechtlichen Gründen noch aufbewahrt werden. Das DMS / ECM verwahrt in dieser Phase die Dokumente revisionssicher und jederzeit recherchierbar bis zum letzten Schritt.

Löschung

In der Offlinewelt würden in dieser Phase die Dokumente, die von Gesetz wegen nicht mehr aufbewahrt werden müssen, geschreddert oder einfach entsorgt. Sind die Dokumente in einem DMS / ECM abgelegt, erfolgt eine Löschung. Je nach Konfiguration in Ihrem DMS wird eine Löschliste mit allen Dokumenten erstellt, deren Lebenszyklus abgelaufen ist. Der Administrator kann diese Liste im Anschluss final zur Löschung freigeben.

Warum eine Löschung sinnvoll sein kann:

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Je nach Speicherplatz und Performancegründen des DMS / ECM kann ein effektives Datenmanagement administrative Zeit und Kosten sparen

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Ein schlankes DMS / ECM ist übersichtlicher und unbeliebte Altlasten werden kontinuierlich aussortiert.

Warum eine Löschung nicht sinnvoll sein kann:

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Dokumente müssen nicht zwangsweise gelöscht werden. Speziell wenn sie noch von Relevanz sind, oder eine evtl. Verwendung (z.B.: alte Handbücher) trotzdem noch eintreten könnte.

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Bestimmte Dokumente sollte man auch aus Nostalgie-Zwecken aufbewahren ?.

Die meisten Dokumente begleiten uns so still und heimlich ein ganzes Jahrzehnt. Vielleicht werden Sie beim nächsten Löschvorgang etwas nostalgisch.

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