Passende Software finden 

Checkliste zur Software-auswahl

5 Punkte, die Sie bei der Softwareauswahl beachten sollten

Sie sind auf der Suche nach einer passenden Software für Ihr Unternehmen? Sie haben jedoch das Problem des breiten Angebotes und sind sich nicht ganz sicher, welche Software und welche Tools Ihnen Abhilfe schaffen können? Dann sind Sie hier goldrichtig. Wer im Internet nach der passenden Software sucht, kann schnell überfordert sein. Mit der richtigen Software können jedoch Aufgaben erheblich vereinfacht werden und Sie gewinnen Zeit, sparen Geld und erleichtern Ihren eigenen Mitarbeitern komplizierte Arbeitsschritte. Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich damit, wie Sie unter den verschiedenen Programmen die richtige Software auswählen können und eine Fehlinvestition vermeiden.

Welchen Funktionsumfang brauchen Sie?

Jedes Unternehmen muss unterschiedliche Aufgabenstellungen mit einer Software lösen. Oftmals haben es sich Software Anbieter zur Aufgabe gemacht, all diese Anforderungen in eine Software zu verpacken. Hier gilt es bei der Auswahl Vorsicht walten zu lassen. Zu umfangreiche Anwendungen könnten Mitarbeiter schnell überfordern. Als Erstes sollten Sie auf die Funktionalität der benötigten Tools achten. Finden Sie heraus, welche individuellen Anforderungen Sie wirklich benötigen und wägen Sie dann ab, wie flexibel Sie von Projekt zu Projekt sein müssen. Wie breit muss das Spektrum der Funktionen sein? Oft ist weniger mehr!

Es ist in den vergangenen Jahren immer wichtiger geworden, dass klassische Business Software auch auf mobilen Geräten verfügbar ist. Fragen Sie bei den Anbietern nach, ob die Anwendung auch über einen Browser zur Verfügung steht. Mit einem Browser Client der auf HTML 5 basiert, kann die Software so auch auf mobilen Endgeräten via Browser (z. B.: Google Chrome) zugreifen. Eine App-Installation ist so nicht notwendig.

Wie gut ist die Stabilität und Performance?

Finden Sie heraus, ob eine Standard Software für die Größe Ihres Unternehmens ausreichend ist und ob sie die nächsten 5 Jahren noch Ihre Bedürfnisse erfüllen kann. Machen Sie einen Vergleich, ob die Software auf dem aktuellsten Stand ist und ob regelmäßig Updates verfügbar sind.

Soll eine “On-Premise“ Lösung oder eine Cloud Lösung eingesetzt werden? Anwendungen über die Cloud, welche webbasiert arbeiten, haben den Vorteil, dass eine Implementierung meist leichter möglich ist und keine technischen Ressourcen gebunden werden müssen. Andererseits werden betriebsinterne Inhalte extern gespeichert. Stimmen Sie diesen Punkt intern sicherheitstechnisch ab.

Wie hoch sind die Kosten?

Neben den Anschaffungskosten müssen Sie unbedingt auch die Folgekosten unter die Lupe nehmen. In Updates und Wartungen sind oft Kosten versteckt, die auf den ersten Blick verborgen bleiben. Je nach Anbieter kann es auch der Fall sein, dass die Anzahl der User Lizenzen beschränkt ist und so zusätzliche Kosten anfallen können.

Auch die Vertragslaufzeit bei Wartungsverträgen sollte immer in der Bewertung berücksichtigt werden. Achten Sie darauf, dass diese flexibel bleiben und nicht an lange Vertragszeiten gebunden sind.

Gibt es Dokumentation und Support?

Umso komplexer die Software sein muss und je mehr Funktionen bereitgestellt werden, desto wichtiger werden Dokumentationen und Hilfestellungen sein. Im Notfall muss bei Bugs oder anderen Softwarefehlern ein Supportdienst des Anbieters schnell erreichbar sein. So sollte ein reibungsloses Arbeiten jederzeit gewährleistet sein und keine Verzögerungen von Projekten entstehen. Klären Sie vor Vertragsabschluss ab, ob ein solcher Support gegeben ist.

Datenschutz und Sicherheit

Datenschutz ist gerade bei vertraulichen Informationen ein heikles Thema. Setzen Sie hier auf Anbieter, die eine Datensicherung und einen Datenschutz gewährleisten. Es muss Ihnen bewusst sein, dass Daten und Informationen im System eines externen Anbieters hinterlegt werden. Achten Sie hier besonders auf die Referenzen und Erfahrung Ihres Softwaredienstleisters.

Fazit zur Softwareauswahl

Neben den individuellen Prioritäten, die Sie an die zukünftige Software stellen, sollten Sie Ihre Erwartungen klar definieren. Was ist Ihnen bei den Anforderungen und dem Nutzen bei einer Software wichtig? Wenn Sie diese Frage beantworten können, dann haben Sie damit den perfekten Anforderungskatalog für Ihren Dienstleister.

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