LDOX.DMS / LDOX.ECM
Datenextraktion bei der Eingangsrechnungsverarbeitung
Automatisierung ist längst mehr als ein Trend – sie ist der Schlüssel zu effizienteren Prozessen in der digitalen Verwaltung. Insbesondere die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung bietet enormes Potenzial: weniger manuelle Arbeit, schnellere Durchlaufzeiten, weniger Fehler. Doch wie leistungsfähig sind moderne Lösungen zur Datenextraktion wirklich?Datenextraktion – was ist das eigentlich?
Die Datenextraktion bei der Eingangsrechnungsverarbeitung bezeichnet den automatisierten Prozess, bei dem Informationen aus eingehenden Rechnungen digital ausgelesen und strukturiert weiterverarbeitet werden.
Statt Rechnungsdaten manuell abzutippen – etwa Rechnungsnummer, Beträge, Lieferant oder Zahlungsziel – übernimmt eine Software diese Aufgabe. Die extrahierten Daten können anschließend in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übergeben und dort für die weitere Verarbeitung genutzt werden.
Eingesetzt wird die Datenextraktion in nahezu allen Bereichen, in denen große Mengen an Rechnungen eingehen: von der Finanzbuchhaltung über Einkaufsabteilungen bis hin zu zentralen Shared Service Centern.
Ziel ist es, Prozesse effizienter, schneller und fehlerfreier zu gestalten – und gleichzeitig die digitale Grundlage für automatisierte Freigabe- und Archivierungsprozesse zu schaffen.
Was macht Datenextraktion in der Praxis?
Bei eks informatik setzen wir in der Datenextraktion auf die Anwendung Smart INVOICE und geben Ihnen hier einen realistischen, praxisnahen Einblick in die Funktionsweise und den Nutzen der Lösung.
Smart INVOICE ist ein intelligentes System zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen – ganz gleich ob PDF, Scan oder E-Mail-Anhang. Die Software erkennt automatisch alle relevanten Inhalte wie:
- ZRechnungsnummer, -datum, Beträge
- ZAbsenderinformationen
- ZZahlungsbedingungen
- ZBestell- und Kundendaten
- ZArtikel- und Positionsdaten
Ziel ist es, diese Informationen strukturiert auszulesen und direkt in Ihre nachgelagerten Systeme (z. B. DMS, ERP) zu übergeben – ohne Medienbruch und ohne manuelle Datenerfassung.
Wie funktioniert die Datenextraktion technisch?
Die Technologie hinter Smart INVOICE basiert auf einem mehrstufigen Analyseprozess:
OCR-Erkennung (Texterkennung)
Eingescannte Dokumente werden in durchsuchbaren Text umgewandelt.
Layoutanalyse
Die Software erkennt Strukturen wie Kopfzeilen, Tabellen, Fußbereiche oder Textblöcke.
KI-gestützte Klassifikation
Mithilfe trainierter Algorithmen wird ermittelt, wo sich welche Information im Dokument befindet – auch bei unbekannten oder wechselnden Layouts.
Validierung und Prüfung
Die extrahierten Werte werden mit definierbaren Regeln auf Plausibilität geprüft – z. B. auf fehlerhafte IBANs oder fehlende Beträge.
Maschinelles Lernen
Das System lernt aus Feedback – je häufiger es mit echten Rechnungen arbeitet, desto besser wird die Erkennung bei wiederkehrenden Lieferanten.
Texterkennung
Mit einer OCR-Softwarelösung lesen Sie Papierdokumente oder digitale Dokumente aus, interpretieren und extrahieren Informationen und nutzen diese für die weitere Verarbeitung.
Wie gut funktioniert das in der Praxis?
Unsere Erfahrungen zeigen: Bei strukturierten oder halbstrukturierten Rechnungen (also der Regelfall im Geschäftsalltag) erreicht Smart INVOICE sehr hohe Erkennungsraten – teils über 90 % korrekt extrahierte Datenfelder.
Typische Stärken
- Sehr gute Erkennung bei PDF-Rechnungen
- Automatische Lieferantenerkennung
- Deutliche Entlastung im Rechnungsworkflow
Grenzen gibt es bei
- Schlecht gescannten oder beschädigten Belegen
- Handschriftlichen Ergänzungen
- Unzureichenden Stamm- und Bewebungsdaten
Trotzdem: Mit einer guten Einführungsphase und gezieltem Training lassen sich auch diese Fälle gut beherrschen – vor allem durch das Zusammenspiel mit Stammdaten.
Warum Stammdaten wichtig sind
Eine oft unterschätzte Rolle spielt die Qualität der vorhandenen Stammdaten – z. B. Lieferanteninformationen, IBANs oder Zahlungsbedingungen. Smart INVOICE nutzt diese Daten zur Plausibilisierung und Zuordnung.
Beispiel: Wenn im Beleg keine eindeutige Adresse steht, aber die IBAN mit einem Eintrag im ERP-System übereinstimmt, kann der Lieferant trotzdem korrekt identifiziert werden.
Gute Stammdaten erhöhen die Erkennungsrate spürbar – und reduzieren die Notwendigkeit manueller Korrekturen.
Richtige Einsatzgebiete
Smart INVOICE eignet sich besonders gut für:
- Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen
- Buchhaltungsabteilungen, die entlastet werden sollen
- Shared Service Center
- Organisationen mit standardisierten Einkaufsprozessen
Weniger geeignet ist die Lösung für sehr kleine Unternehmen mit wenigen Belegen pro Monat – hier übersteigt der Einführungsaufwand oft den Nutzen.
Anbindungen und Integration in Prozesse
Smart INVOICE lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren – etwa in Kombination mit:
- LDOX.Route (Workflow Lösung für das IBM i Umfeld)
- LDOX.Flow (Workflow Lösung für das Windows Umfeld)
Weitere Systeme können über offene Schnittstellen (z. B. REST, XML, CSV) einfach angebunden werden.
Anbindungen & Integration
Mehr Informationen zu Anbindungen und Integrationen erhalten Sie hier:
Ab wann ist so eine Lösung wirtschaftlich sinnvoll?
Die Wirtschaftlichkeit hängt maßgeblich vom Belegvolumen und der manuellen Bearbeitungszeit ab. Faustregel aus der Praxis:
Ab ca. 5.000 bis 10.000 Rechnungen pro Jahr lohnt sich der Einsatz spürbar.
Hinzu kommen indirekte Einsparungen
- Kürzere Bearbeitungszeiten
- Schnellere Skontofristen
- Weniger Fehlerkosten
- Weniger Rückfragen an Lieferanten
