Datenarchivierung für SAP ERP®

SAP-Dokumente revisionssicher archivieren

SAP und Archivierung

SAP ist vom ERP Markt nicht nur nicht wegzudenken, sondern steht schon fast symbolisch für ihn.

Doch oftmals wird bei der Einführung und im Betrieb der allmächtigen SAP-Anwendung etwas Wichtiges vergessen: Eine rechtskonforme Dokumentenarchivierung der in SAP erzeugten Dokumente.
Eine revisionssichere, digitale Archivierung von Belegen wird durch SAP nicht sichergestellt. Wer also mit SAP auf Papier-Archive verzichten will, sollte sich diesen Beitrag genau durchlesen.

Warum SAP-Dokumente archivieren

Laut der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und weiteren gesetzlichen Vorgaben müssen relevante Dokumente und Belege revisionssicher und unveränderbar abgelegt und archiviert werden.

So ist es auch bei in SAP erzeugten Belegen wie zum Beispiel Rechnungen. Es reicht nicht einfach aus, die gleiche Rechnung immer wieder aus SAP neu drucken zu können. Will man eine Rechnung digital und revisionssicher abspeichern, so muss die Originalrechnung nach der Erstellung unveränderbar archiviert werden. Am besten in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem).

Anbindung SAP an DMS

In der Regel ist in SAP kein revisionssicheres DMS standardmäßig und exklusiv integriert. Somit spielt es auch weniger eine Rolle welches DMS an SAP angebunden wird, sondern lediglich, dass ein DMS für die revisionssichere Archivierung angebunden wird. Über einen Connector wird SAP und das DMS über die SAP ArchiveLink Schnittstelle verbunden.

SAP-Archivierung – passendes DMS / ECM

Die beiden Dokumentenmanagementsysteme Kendox InfoShare und  Comarch ECM iS „InfoStore“ lassen sich perfekt über den LDOX.SAP® ERP Solutions Connector an SAP anbinden und sorgen für eine reibungslose Archivierung von SAP-Eingangs- und Ausgangsdokumenten sowie Drucklisten und Reorganisationsobjekten. Alle archivierten Belege können anschließend wieder mit SAP GUI Standardfunktionen angezeigt werden.

Fragen Sie uns nach Ihren SAP Archivierungsmöglichkeiten.

SAP-Archivierung Factbox

  • Für alle SAP-Eingangs- und Ausgangsdokumenten sowie Drucklisten und Reorganisationsobjekten

  • unterstützt wird auch das SAP-Barcodeverfahren

  • die Lizenzierung erfolgt nicht auf Basis der zugreifenden Benutzer, sondern pro produktiver SAP System ID (SID)

  • optional kann auch ein Indexdownload aus SAP in das DMS erfolgen, um archivierte Dokumente auf Basis der SAP-Indizes im DMS auffindbar zu machen

Jetzt unverbindliche Informationen anfordern und kostenlose Erstberatung erhalten.

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