Per Smartphone ins Archiv

Wie geht eine mobile Dokumentenerfassung?

Erfahren Sie mehr über den Einsatz von Mobile Devices bei der Digitalisierung in diesem Blogbeitrag.

DMS / ECM mobil nutzen

Mobile Dokumentenerfassung

Mobile Devices und die Digitalisierung machen es möglich. Bringen Sie Bilder und PDFs direkt mit Ihrem Smartphone ins Archiv.

Der sinnvolle Einsatz von mobilen Devices in Verbindung mit dem DMS / ECM Umfeld wurde immer kritisch beäugt. Die klassische Dokumentensuche oder auch Workflow Freigaben sind zwar möglich, gestalten sich aber am Desktop immer einfacher und übersichtlicher. Nicht so aber das neueste Produkt aus dem Hause eks informatik.

Mit LDOX setzen Kunden zukünftig Smartphones und Tablets in Verbindung mit DMS / ECM Anwendungen auf moderne und innovative Art und Weise ein.

Jedes Device – eine neue Datenquelle

Durch unseren LDOX Kunden Kenny´s Auto-Center AG wurde eine ganz neue Idee geboren:

Wie wäre es, zur Erfassung und Archivierung von Bildern und Dokumenten nicht klassisch den Scanner zu verwenden oder von einer Kamera die Bilder zu laden, sondern direkt Tablets oder Smartphones mit integrierter Kamera zu benutzen? Durch die hohe Smartphonedichte stehen uns eigentlich unzählige Devices für die Erfassung von Dokumenten und Bildern zur Verfügung, die aber oft gar nicht im Arbeitsalltag genutzt werden.

Bei Kenny´s müssen regelmäßig Fotos von Fahrzeugen und Fahrzeugschäden erstellt und im DMS / ECM zum jeweiligen Fahrzeug abgelegt werden. Die Erstellung von Fotos stellt, wie bereits beschrieben, nicht ein Problem dar. Doch wie bringt man die Bilder ohne viele manuelle Eingaben und vor allem wiederauffindbar ins DMS / ECM?

Die Produktidee war geboren.

Das Smartphone als DMS / ECM „Scanner“

Um Bilder und Dokumente ins DMS / ECM zur bringen, brauchen Sie 3 Dinge:

Z1. Eine Importmöglichkeit vom Smartphone aus, Bilder direkt ins DMS / ECM zu laden
Z2. Ein Importprofil, das vorgibt, um welche Dokumentenart es sich handelt
Z3. Indexwerte, um das Bild / Dokument entsprechend auffindbar zu machen

Mit dem LDOX Mobile Web Client können alle diese Punkte einfach gelöst werden. Die Importmöglichkeit stellte für die DMS / ECM Spezialisten von eks informatik kein Problem dar. Durch LDOX haben Nutzer die Möglichkeit, über Ihr Smartphone oder Tablet auf das DMS / ECM zuzugreifen, aber auch Bilder und Dokumente über diesen zu importieren.

Anders aber als am Desktop PC ist es bei der Dokumentenverarbeitung am Smartphone wichtig, manuelle Eingaben zu vermeiden. Zu umständlich, zu fehleranfällig und zu langsam. Durch eine in LDOX integrierte Barcodeerkennung können zum Beispiel die passenden Indexwerte direkt für die Indexierung automatisch übernommen werden.

So müssen am Smartphone nur minimale Eingaben manuell erfolgen.

Stop searching,

start working!

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Anwendung in der Praxis

Die Erfassung und Archivierung der Bilder und Dokumente durch LDOX.Mobile erfolgt in der Regel in 3 Schritten:

Schritt 1: LDOX.WebClient und Importprofil

Über einen Link kann direkt der LDOX.WebClient mit dem benötigten Importprofil aufgerufen werden.

Schritt 2: Indexwerte mittels Barcode oder manuell erfassen

Durch die Erfassung eines Barcodes, hinter dem die wichtigen Indexwerte des Bilds hinterlegt sind, werden anschließend die zu archivierenden Bilder und Dokumente automatisch indexiert. Bei unserem Kunden Kenny`s erfolgt diese Indexierung über einen individuellen Barcode, der generell an jedem Auto angebracht ist und somit auch perfekt für die Indexierung genutzt werden kann.

Schritt 3: Bild aufnehmen oder bestehende Dokumente importieren

Nun können bereits bestehende Dateien importiert oder Bilder durch die integrierten Kameras aufgenommen werden. Werden nun die Bilder archiviert, werden die Indexwerte aus dem Barcode übernommen und können bei Bedarf noch manuell abgeändert oder ergänzt werden.

So erfolgt eine äußerst sinnvolle Nutzung von Smartphones und Tablets in Verbindung mit DMS / ECM Anwendungen.

Immer und überall

Das LDOX.ECM kann über einen Browser von allen Endgeräten ohne Installation aufgerufen werden. Greifen Sie so immer und überall auf Ihre Dokumente und Informationen zu.

LDOX ausprobieren

Weitere Einsatzmöglichkeiten von LDOX.Mobile

Nicht nur bei der Erfassung und Archivierung von Bildern kann LDOX.Mobile die Lösung für viele Probleme sein. Überall dort, wo Dokumente schnell und einfach erfasst werden sollen, ist LDOX.Mobile die perfekte Lösung. Durch die Kombination von Scanning Apps können natürlich auch direkt PDFs über das Smartphone importiert werden.