Die richtige Wahl bei der Lizenzierung treffen

Wie viele Benutzerlizenzen benötigt unser Unternehmen?

Unterschiedliche Lizenzmodelle sorgen oft für Verwirrung bei der Auswahl und der Anzahl der benötigten Nutzerlizenzen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie die Anzahl der notwendigen User Lizenzen feststellen können.

Verschiedene Lizenzmodelle im Überblick

Die richtige Lizenzart wählen

LDOX bietet zwei verschiedene Nutzer Lizenzmodelle an.

Einerseits das Concurrent User Modell, andererseits das Named User Modell.

Was ist der Unterschied?

Concurrent User Lizenz

Bei diesem Modell legt die maximale Anzahl der Nutzer fest, die gleichzeitig auf LDOX zugreifen können. Da mehrere User zeitlich versetzt die Lizenz nutzen können, sind Concurrent-User-Lizenzen teurer als die Named-User-Lizenzen.

Beispiel:

Wurden 30 Concurrent-User lizenziert, können somit 30 Anwender gleichzeitig – unabhängig des Benutzers und Ihrer Benutzerrolle – auf das DMS / ECM zugreifen. Möchte ein 31. Anwender auf das DMS / ECM zugreifen, so ist das nicht möglich, bis einer der ersten 30 Benutzer sich aus dem System wieder ausloggt. 

Typische Anwendung für Concurrent-User-Lizenzmodell:

Concurrent-User Lizenzen werden dort verwendet, wo viele User für einen nicht all zu langen Zeitraum auf die Software zugreifen müssen. Beispielsweise um eine Dokumentensuche durchzuführen oder um eine Rechnung in einem Workflow frei zu geben. 

Named User Lizenz

Bei diesem Modell wird eine Lizenz einem namentlich eingetragenen Benutzer zugewiesen, der somit jederzeit auf das DMS / ECM zugreifen kann. Vereinfacht ausgedrückt ist eine Named Lizenz für einen bestimmten User reserviert, andere Nutzer können diese Lizenz nicht nutzen, da diese zugewiesen ist. Eine Named-User-Lizenz kann natürlich bei Bedarf auch einem anderen Benutzer zugewiesen werden, allerdings eben immer nur einem. 

Beispiel:

Wurden 10 Named-User lizenziert, können somit 10 definierte Benutzer auf das DMS / ECM zugreifen. Möchte ein 11 Benutzer auf das DMS / ECM zugreifen, obwohl eine Lizenz aktiv nicht genutzt wird, so ist das nicht möglich.

Typische Anwendung für Named-User-Lizenzmodell:

Named-User Lizenzen werden für Benutzer verwendet, die viel mit der Software arbeiten und jederzeit Zugriff benötigen. Meist handelt es sich um IT-Administratoren oder Poweruser, die die Software laufend benutzen und geöffnet haben.

Was geschieht bei einer Unterlizenzierung?

Strafzahlungen gibt es bei uns keine. Haben Sie zu wenige Benutzer-Lizenzen lizenziert, so muss einfach die benötigte Anzahl nachgeordert werden.

Richtige Benutzeranzahl feststellen

In der Regel wird bei der Lizenzierung auf beide Lizenzmodelle zurückgegriffen. Das bedeutet, dass einerseits für die Poweruser die günstigen Named-User-Lizenzen und für den restlichen Userpool die Concurrent-User-Lizenzen geordert werden.

Anzahl für die Named-User-Lizenzen

Um die notwendige Anzahl der Named-User-Lizenzen festzustellen, zählen Sie alle Personen, die mit dem DMS / ECM während des Tages durchgehend mit der Software arbeiten sollten. Dazu kommen noch Personen, die im Zweifelsfall ohne zu warten auf eine Lizenz Zugriff haben müssen (IT-Administrator, Geschäftsleitung…).

Anzahl für die Concurrent-User-Lizenzen

Die Anzahl der notwendigen Concurrent-User-Lizenzen ist immer eine “Schätzung”. Es lässt sich im Vorfeld nie genau definieren, wie viele User gleichzeitig das System nutzen werden, sodass alle Lizenzen belegt sind. Unsere Faustformel besagt, dass Sie die Anzahl der Software-Benutzer durch 3 teilen können und damit eine ausreichende Lizenzierung gegeben ist.