LDOX.Indexfile
ERP-generierte Dokumente revisionssicher archivieren
Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr über die Funktionsweise und Vorteile der Archivierung von ERP Dokumenten in ein DMC/ECM System.
Revisionssichere Archivierung von ERP-generierten Dokumenten
In modernen Unternehmen ist die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente aus ERP-Systemen nicht nur Pflicht, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil effizienter digitaler Prozesse. Unsere Lösung LDOX.IndexFile bietet genau hier einen durchdachten und flexiblen Ansatz, um Dokumente, die in einem ERP erzeugt werden, automatisiert im LDOX.ECM bzw. im Comarch ECM iS InfoStore revisionssicher zu archivieren.
Oftmals bieten ERP Systeme auch die Möglichkeit einer integrierten Archivierung. Was dafür oder was dagegen spricht, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Hinweis zur SAP-Archivierung
Die Archivierung von in SAP generierten Dokumenten und Daten erfolgt über einen speziellen Weg und erfordert den Einsatz unseres LDOX.Connector for SAP Solutions.
Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag:
Was macht LDOX.IndexFile?
LDOX.IndexFile ist die Schnittstelle zwischen Ihrem ERP-System und unserem DMS/ECM. Sie übernimmt automatisch die Archivierung und Indexierung der in Ihrer ERP-Software erzeugten Dokumente – etwa Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen.
So funktioniert die ERP-Archivierung
Das Prinzip ist denkbar einfach:
1. Dokumenterzeugung im ERP-System
2. Ablage auf dem Fileserver
Das ERP-System speichert das Dokument automatisch auf einem definierten Verzeichnis – inklusive der zugehörigen Indexdaten wie:
- Rechnungsnummer
- Kreditor/Debitor
- Belegdatum
- Betrag
Die Speicherung der Indexwerte kann auf verschiedene Art und Weise erfolgen, z.B.: Indexwerte im Dateinamen, in einer zusätzlichen CSV- oder XML-Datei.
3. Archivierung durch LDOX.IndexFile
Unsere Lösung überwacht das Verzeichnis, liest die Dokumente und die zugehörigen Indexdaten aus und archiviert sie revisionssicher im LDOX.ECM.
4. Zugriff und Weiterverarbeitung
Die Dokumente sind sofort im DMS verfügbar, volltextdurchsuchbar und können z. B. für Freigabeprozesse oder im Rahmen von Prüfungen weiterverwendet werden.
Einfach archivieren, flexibel erweitern
Mit LDOX.IndexFile schaffen Sie eine robuste Brücke zwischen Ihrem ERP-System und dem LDOX.ECM. Der automatisierte Archivierungsprozess spart Zeit, sorgt für rechtliche Sicherheit und schafft die Basis für eine moderne Dokumentenstrategie in Ihrem Unternehmen.
Welche Systeme können angebunden werden?
Grundsätzlich jedes System, das Dokumente und Metadaten an einem definierten Ort ablegen kann – also nahezu jedes moderne ERP, CRM oder Branchenlösung. Damit sind auch druckbasierte Prozesse, Reports oder E-Mail-Anhänge integrierbar.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Automatisiert & revisionssicher
Kein manuelles Ablegen oder Nachpflegen mehr
Rechtskonform
Archivierung gemäß GoBD, DSGVO & Co
Schnelle Integration
Keine tiefgreifende ERP-Anpassung nötig
Zukunftssicher & skalierbar
Neue Anwendungen lassen sich jederzeit anbinden
