LDOX.ECM

Dokumenten-klassifizierung

Dokumentenklassifizierungen – für besser geschützte Dokumente

Die digitale Ablage von Dokumenten in einem DMS bzw. ECM System stellt auch Anforderungen an die Dokumentensicherheit. Offline ist es relativ einfach zu verwalten, wer Zugriff auf ein bestimmtes Dokument hat und wer es bearbeiten oder versenden kann. Derjenige, der über das Dokument offline verfügt, kann auch entscheiden, was damit passieren soll. Ist das Dokument digital, sieht die Sache schon anders aus.

Dokumente digital ablegen = Dokument Security

Werden Dokumente zum Beispiel digital in einem DMS abgelegt, muss auch eine Dokument Security erstellt werden. Die Dokument Security legt fest, wer (welche User bzw. welche User Rollen) auf ein Dokument zugreifen darf. Moderne DMS und ECM Systeme, wie das LDOX.ECM, verfügen alle über entsprechende Einstellungsmöglichkeiten. Oftmals reicht aber eine simple „du darfst dieses Dokument sehen“ oder „du darfst es nicht sehen“ Einstellung nicht aus. Aufgrund von verschiedenen Dokumentenarten entstehen auch verschiedene Anforderungen, wer das Dokument wie verarbeiten darf.

Erweiterung Dokumentenklassifizierungen – Anwendung

Die neue LDOX Funktion Dokumentenklassifizierungen hilft einerseits dabei Funktionalität dieser Dokumente (User darf bearbeiten, User darf Dokument senden, User darf Dokument drucken…) tiefgehender zu regeln und andererseits durch Annotationen auf dem Dokument, optische Hinweise und Ausblendungen von Textteilen anzubringen.

Ein typischer Anwendungsbereich ist zum Beispiel bei Personaldokumenten. Hier kann der fachlichen Führungskraft beispielsweise der Arbeitsvertrag angezeigt werden, aber nicht die gehaltliche Einstufung. Eine andere Anwendung in diesem Bereich ist die Handhabe von Verwarnungen. Diese kann zum Beispiel nur von der Personalabteilung ausgedruckt werden und wird automatisch nach 2 Jahren gelöscht.

Ein anderer Anwendungsbereich ist zum Beispiel bei Verträgen, die mit einem Wasserzeichen zusätzlich optisch als sensible Dokumente gekennzeichnet werden oder Kundenverträge, bei denen irrelevante Daten für den Bearbeiter ausgeblendet werden, um jeden Datenmissbrauch zu unterbinden.

Dokumentenklassifizierungen für Anwenderrechte und Sicherheitsmaßnahmen

Über Dokumentenklassifizierungen werden Anwenderrechte wesentlich tiefgehender geregelt und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen für das Dokument eingeführt.

Anwenderrechte:

Durch eine entsprechende Dokumentenklassifizierung kann auf Anwenderebene bestimmt werden, wer das Dokument bearbeiten darf, ob ein User Notizen anbringen kann, ob eine Weiterleitung des Dokuments per E-Mail möglich ist oder ob es ausgedruckt werden kann. Die Einstellungsmöglichkeiten über unsere LDOX Anwendungen sind sehr umfangreich und decken fast alle Anwendungsfälle ab.

Sicherheitsmaßnahmen:

Über die Dokumentenklassifizierung können auch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen auf dem Dokument aufgebracht werden. So ist es möglich, dass bei bestimmten Usern Dokumentbereiche geschwärzt, Annotationen mit „Geheim“ angebracht oder Wasserzeichen auf den Dokumenten aufgebracht werden. Auch hier sind die Einstellungsmöglichkeiten sehr umfangreich.

Alles in allem geht es darum, Dokumente auch visuell für den jeweiligen User anzupassen, bzw. zusätzliche optische Hinweise auf dem Dokument aufzubringen.

Fazit

Dokumentenklassifizierungen sorgen für zusätzliche Datensicherheit und sind bei einer konsequenten Umsetzung der DSGVO unerlässlich. Fragen Sie uns nach Ihren Möglichkeiten, eine Dokumentenklassifizierung einzuführen.

Jetzt unverbindliche Informationen anfordern und kostenlose Erstberatung erhalten.

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