LDOX.Workflow 

Welche digitalen Workflows ein Unternehmen haben sollte. 

Ein Workflow bezeichnet die Organisation von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen. Ein digitaler Workflow ist nichts anderes, als Arbeitsabläufe digital darzustellen. Einzelne Stationen bearbeiten einen Arbeitsschritt in der vorgegebenen Art und Weise. Ein digitaler Workflow ist die Basis einer jeden Standardisierung und definiert funktionierende Prozesse unabhängig vom Prozesswissen der beteiligten Mitarbeiter.

Die Abbildung von dokumentenbasierten Workflows über ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist äußerst sinnvoll. So lässt sich der Empfang von Dokumenten, die Bearbeitungen oder Aktionen wie eine Freigabe… unveränderlich und revisionssicher protokollieren.

Während des Prozesses können Dokumente auch unterschiedliche Wege nehmen (Beispiel unterschiedliche Rechnungen, die zur Freigabe in unterschiedliche Abteilungen müssen). Im eigentlichen Sinne ist ein Workflow nichts anderes, als eine Kette aus Bedingungen und Aktionen.

Welche Prozesse lassen sich am besten in einen digitalen Workflow umwandeln?

Eigentlich so gut wie jeder Prozess,

  • der nach einem bestimmten Schema abläuft oder
  • protokolliert werden sollte oder
  • strukturiert sein muss

lässt sich in einem Workflow abbilden.

Unstrukturierte Abläufe, wie zum Beispiel die Digitalisierung und Zustellung der Eingangspost, lassen sich perfekt mit einem Workflow abbilden. Digitale Workflows können auch offen gestaltet werden und so auch für den Anwender große Entscheidungsfreiheiten schaffen. Doch eine Aktion wird vom Anwender immer abverlangt – er muss den entsprechenden Arbeitsschritt bearbeiten.

Beispiele für digitale Workflows

Die Implementierung von Workflows ist meist eine sehr individuelle Lösung. Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse und diese müssen berücksichtigt werden. Doch gibt es stark verallgemeinert verschiedene Workflowgruppen, die gerne eingesetzt werden.

Durch die Anbindung von Drittsystemen, wie dem ERP, der FIBU oder dem CRM System können weitere Informationen automatisiert in den Workflow mit einfließen.

Administration

  • Eingangspost Workflow: Alle Briefe werden zentral an einer Stelle eingescannt und mittels DMS dem entsprechenden Empfänger im Unternehmen zur Verfügung gestellt.
  • Auftragseingangsworkflow: Ein Auftrag wird vom Kunden angenommen, Verträge werden erstellt, Ressourcen werden geordert und Verantwortliche informiert.

Rechnungswesen

  • Eingangsrechnungsworkflow: Der Klassiker. Rechnungen werden zentral eingescannt und dem entsprechenden Freigabeprozess zugeteilt. Ist die Rechnung frei gegeben, so kann sie in der High End Ausführung, ohne während des Prozesses eine einzige manuelle Eingabe machen zu müssen, verbucht und bezahlt werden.
  • Mahnungsworkflow: Bevor Mahnungen versendet werden, wird der zuständige Kundenbetreuer nochmals informiert und kann intervenieren.

Personalwesen

  • Onboarding Workflow: Werden Mitarbeiter eingestellt, erfolgt der immer gleiche Prozess. Erstellung des Dienstvertrags, Unterschrift, Zusendung der Mitarbeiter Informationen, Einrichtung eines IT Accounts, Beschaffung von Arbeitsmitteln … Immer der gleiche Ablauf und somit perfekt geeignet für einen eigenen Workflow.
  • Offboarding Workflow: Auch bei einem Austritt aus dem Unternehmen erfolgt fortlaufend der gleiche Prozess. Kündigungsschreiben, Rückgabe der Betriebsmittel, Abmeldung bei den Versicherungen, Ausstellen eines Arbeitszeugnisses…
  • Urlaubsfreigabe Workflow: Der Mitarbeiter reicht seinen Urlaubsschein digital ein.

Rechtsabteilung

  • Vertragsfreigabe Workflow: Neue Verträge oder Vertragsverlängerungen müssen zuerst von der Geschäftsleitung digital frei gegeben werden und werden erst anschließend unterschrieben.
  • Beschwerdeworkflow: Reklamationen werden anhand eines Workflows durch das Unternehmen geleitet und protokolliert.

Qualitätssicherung

  • Qualitätsworkflow: Zyklische Überprüfung von Qualitätsrichtlinien und revisionssichere Protokollierung der Ergebnisse.

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