Dokumentenmanagement

In 7 Phasen zum erfolgreichen Dokumentenmanagement-System (DMS)

Ein praxisorientierter Leitfaden von eks informatik

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist mehr als nur ein IT-Projekt – sie ist ein strategischer Wandel hin zu digitaler Effizienz, Transparenz und Compliance. Damit die Einführung reibungslos und nachhaltig gelingt, sollten Unternehmen schrittweise vorgehen. Unser Leitfaden zeigt, wie Sie die Einführung eines DMS in sieben aufeinander aufbauenden Phasen erfolgreich gestalten – von der Dokumentenkonfiguration bis zur digitalen Akte.

Get started

1. Phase:

Analyse & Zieldefinition

Warum diese Phase entscheidend ist

Bevor technische Entscheidungen getroffen werden, müssen die fachlichen und organisatorischen Anforderungen klar sein. Eine strukturierte Analyse bildet das Fundament jeder erfolgreichen DMS-Einführung.

 

Wichtige Aufgaben

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Ist-Analyse der aktuellen Dokumentenprozesse

Wie werden Dokumente heute erstellt, abgelegt und archiviert? Wo liegen Schwachstellen oder Redundanzen?
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Definition der Zielprozesse

Welche Abläufe sollen digitalisiert werden? Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
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Ermittlung der Anforderungen aus Fachabteilungen

Jede Abteilung hat unterschiedliche Anforderungen an ein DMS. Frühzeitige Einbindung verhindert spätere Akzeptanzprobleme.

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Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen

Datenschutz (DSGVO), steuerrechtliche Vorgaben (GoBD), Archivierungspflichten etc.

Ergebnis dieser Phase

Ein umfassendes Anforderungsprofil, ein abgestimmter Projektplan mit Meilensteinen und eine solide Entscheidungsgrundlage für die Systemkonfiguration.

2. Phase:

Dokumenten-

konfiguration

Ziel dieser Phase

Struktur in die Dokumentenwelt bringen und die Basis für eine effiziente digitale Ablage schaffen.

 

Wichtige Aufgaben

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Definition von Dokumentenarten und -klassen

Unterschiedliche Dokumenttypen (z. B. Eingangsrechnungen, Angebote, Verträge, Lieferscheine) erhalten eindeutige Klassifizierungen.
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Festlegung relevanter Metadaten

Diese „Begleitinformationen“ wie Kundennummer, Projektnummer, Belegdatum oder Status ermöglichen die spätere gezielte Suche, Filterung und Zuordnung.

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Archivierungs- und Löschregeln definieren

Für jedes Dokument muss klar sein, wie lange es aufbewahrt werden soll und wann es automatisch gelöscht wird.
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Benennungskonzepte & Ablagestrukturen festlegen

Einheitliche Namenskonventionen und klare Ablagelogik verhindern Datenchaos.

Ergebnis dieser Phase

Ein standardisiertes, revisionssicheres und nutzerfreundliches Dokumentengerüst.

3. Phase
Benutzerrollen & Rechtekonzepte

Ziel dieser Phase

Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Benutzerfreundlichkeit durch eine durchdachte Rechtevergabe.

 

Wichtige Aufgaben

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Erstellen eines Rollenkonzepts

Wer darf welche Aktionen durchführen (z. B. lesen, bearbeiten, freigeben, löschen)? Typische Rollen: Sachbearbeiter, Teamleiter, Administrator.

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Definition von Benutzergruppen

Abteilungen, Standorte oder Projektteams erhalten spezifische Zugriffsrechte.

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Schnittstelle zum bestehenden Benutzerverzeichnis

Bei Bedarf wird das DMS mit Active Directory oder einem anderen Identity-Management-System verknüpft.

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Auditfähigkeit sicherstellen

Alle Zugriffe und Änderungen werden protokolliert – für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Ergebnis

Ein sicheres, regelkonformes System, in dem jeder Benutzer nur auf relevante Informationen zugreifen kann.

4. Phase

Integration in bestehende Systeme

Ziel dieser Phase

Nahtlose Einbettung des DMS in die bestehende IT-Landschaft, um Medienbrüche zu vermeiden.

 

Wichtige Integrationspunkte

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ERP-Systeme

Automatische Übergabe und Archivierung von Belegen, z. B. aus SAP oder Microsoft Dynamics.
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CRM-Systeme

Einbindung von Kunden- oder Projektakten in Salesforce, HubSpot oder andere CRM-Lösungen.
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E-Mail-Clients

Ablage von ein- und ausgehenden E-Mails direkt ins DMS, z. B. aus Outlook oder Notes.
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Scan-Lösungen und MFPs

Direktes Scannen ins DMS mit intelligenter Texterkennung (OCR) und Metadatenzuweisung.

Ergebnis

Automatisierter Dokumentenfluss und reibungslose Prozessketten ohne Medienbrüche.

E-Mail Archivierung

Archivieren Sie schon E-Mails?
Nein? Dann sollten Sie diesen Blogartikel unbedingt durchlesen. Wenn ja, dann interessiert Sie sicher dieser Artikel bezüglich der „E-Mails – die nicht archiviert werden dürfen“.

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5. Phase
Automatisierte Workflows

Ziel dieser Phase

Prozesse nicht nur digitalisieren, sondern aktiv beschleunigen und vereinfachen.

 

Typische Workflows im DMS

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Rechnungseingangsprüfung

Automatische Erkennung von Rechnungsdaten, Prüfung gegen Bestellung, mehrstufige Freigabe, Übergabe an Buchhaltung.
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Vertragsmanagement

Vertragsprüfung, Freigabeprozesse, Fristenüberwachung, automatische Verlängerungserinnerung.
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Posteingangsbearbeitung

Digitale Eingangsbearbeitung, Zuweisung nach Schlagworten oder Empfängern, Benachrichtigungen an zuständige Mitarbeiter.

Ergebnis

 

Beschleunigte Abläufe, weniger Fehlerquellen und transparente Statusverfolgung.

Technologien

Regelbasierte Workflows

Formularbasierte Prozesse

Eskalationsstufen & Erinnerungsfunktionen

6. Phase

Aufbau digitaler Akten

Ziel dieser Phase

Alle relevanten Dokumente zu einem Vorgang oder Thema zentral und übersichtlich zusammenführen.

 

Merkmale digitaler Akten

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Automatische Befüllung durch Metadaten

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Einfache Navigation über Register oder Filter

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Volltextsuche innerhalb der Akte

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Revisionssichere Archivierung

Ergebnis

Eine zentrale Sicht auf alle Informationen – jederzeit, ortsunabhängig, sicher.

Typische Aktenarten

Kundenakten

Angebote, Verträge, E-Mails, Schriftverkehr, Rechnungen.

Personalakten

Bewerbungen, Verträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen.

Projektakten

Projektskizzen, Pläne, Protokolle, Abnahmen, Kalkulationen.

7. Phase

Schulung & Change Management

Ziel dieser Phase

Sicherstellen, dass das DMS auch gelebt wird – durch qualifizierte Nutzer und offene Kommunikation.

 

Erfolgsfaktoren

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Mitarbeiterschulungen

Praxisorientierte Trainings für Endanwender, Power-User und Administratoren.
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Key-User-Konzept

Multiplikatoren im Unternehmen unterstützen Kollegen im Alltag und sorgen für Rückmeldung an die Projektverantwortlichen.
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Kommunikation & Transparenz

Frühzeitige Einbindung der Belegschaft, klare Botschaften zur Zielsetzung und Nutzenvermittlung.
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Feedbackrunden & Verbesserungszyklen

Anpassung und Feintuning nach Produktivstart.

Ergebnis

 

Hohe Nutzerakzeptanz, produktiver Umgang mit dem System und kontinuierliche Verbesserung.

Fazit:

Schritt für Schritt zum digitalen Büro

Die Einführung eines DMS ist ein Prozess mit vielen Facetten – technischer, organisatorischer und menschlicher Natur. Mit einer strukturierten Vorgehensweise in klar definierten Phasen schaffen Sie die Basis für effiziente digitale Prozesse, mehr Transparenz und eine nachhaltige Dokumentenstrategie.

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