LDOX.Vertragsakte

Alle Verträge zentral, sicher und im Blick

Die LDOX.Vertragsakte ist eine spezialisierte Variante der digitalen Akte und wurde entwickelt, um Verträge effizient, transparent und revisionssicher zu verwalten.

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LDOX.Vertragsakte – Alle Verträge zentral, sicher und im Blick

Die LDOX.Vertragsakte ist eine spezialisierte Variante der digitalen Akte und wurde entwickelt, um Verträge effizient, transparent und revisionssicher zu verwalten. Sie bündelt alle vertragsrelevanten Informationen in einer übersichtlichen Struktur – vom Vertragsbeginn über Laufzeiten bis hin zu Kündigungsfristen und Fälligkeiten.

Im Unterschied zu klassischen Archivakten handelt es sich bei der Vertragsakte um eine „lebende“ Akte: Verträge werden nicht nur gespeichert, sondern aktiv überwacht. Ein integriertes Fristenmanagement sorgt dafür, dass keine Termine übersehen werden – inklusive automatischer E-Mail-Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen wie Vertragsende oder Kündigungsfrist.

Alle Stammdaten, Vertragsinformationen und Auswahllisten werden zentral in einer Datenbank verwaltet, wodurch die aktuelle und konsistente Datenhaltung jederzeit gewährleistet ist.

Funktionen im Überblick

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Aufrufbar über den Webbrowser sämtlicher Devices

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Intuitive Benutzeroberfläche mit direkter Dokumentanzeige

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Erfassung von Vertragsgeber, -nehmer, Niederlassung, Vertragsbereich und -typ

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Verwaltung von Fristen wie Vertragsbeginn, Laufzeit, Kündigungsfrist und Fälligkeit

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Erfassung von Gültigkeitsbereichen in Konzernen oder Unternehmensgruppen von verschiedenen Verträgen

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Automatische Benachrichtigung per E-Mail bei Fristabläufen

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Unterstützung von Vorlagen für eine schnelle Erstellung neuer Vertragsakten

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Dokumentenimport: manuell aus dem Dateisystem oder automatisiert

Direkte Aktionen in der Akte

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Vertragsakten suchen, erstellen, ändern und speichern

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Verträge miteinander verknüpfen

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Dokumente und Dateien zuordnen oder direkt scannen

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Bearbeitungshistorie anzeigen

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Vertragsakten per E-Mail versenden, exportieren oder drucken

Typische Anwendungsbereiche

Die LDOX.Vertragsakte ist flexibel einsetzbar und unterstützt unterschiedlichste Fachbereiche im Unternehmen – überall dort, wo Verträge entstehen, verwaltet und überwacht werden müssen.

Miet- und Leasingverträge

Behalte den Überblick über alle laufenden Mietobjekte, Leasingverträge oder Fahrzeugflotten. Dank automatischer Fristenüberwachung weißt du jederzeit, wann ein Vertrag ausläuft oder eine Kündigungsfrist naht – ideal für Fuhrparkmanagement, Immobilienverwaltung oder Betriebsausstattung.

Kauf- und Lieferverträge

Verwalte Einkaufs- und Lieferverträge zentral, inklusive aller zugehörigen Dokumente wie Bestellungen, Preisvereinbarungen oder Nachträge. So behält dein Einkauf jederzeit Transparenz über Lieferantenkonditionen und Vertragslaufzeiten.

Versicherungsverträge

Ob Haftpflicht, KFZ oder Betriebsausfall – mit der Vertragsakte sind sämtliche Policen, Schadensmeldungen und Korrespondenzen digital archiviert und sofort auffindbar. Nie mehr Fristen für Verlängerungen oder Kündigungen übersehen.

Bezugs- und Energielieferverträge

Organisiere Strom-, Gas- oder Telekommunikationsverträge zentral und nachvollziehbar. Die automatische Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass du rechtzeitig über Vertragsänderungen informiert wirst – für planbare Kosten und transparente Laufzeiten.

Dienstleistungs- und Wartungsverträge

Vom IT-Support über Gebäudereinigung bis hin zu Maschinenwartung: Alle Dienstleistungsvereinbarungen sind übersichtlich hinterlegt – inklusive SLA-Fristen, Ansprechpartner und Leistungskataloge.

Werk- und Projektverträge

Verknüpfe Werkverträge mit Projektdokumenten, Leistungsnachweisen und Rechnungen. So entsteht eine vollständige Aktenhistorie, die den gesamten Lebenszyklus eines Projekts abbildet – von der Ausschreibung bis zur Abnahme.

Sonstige Vertragsarten

Auch Rahmenverträge, Lizenzverträge, Franchise- oder Personalverträge lassen sich problemlos verwalten. Durch die flexible Struktur und frei definierbare Felder passt sich die Vertragsakte exakt an deine individuellen Anforderungen an.