Das Einmaleins der DMS / ECM Anbindungen

Schnittstellen Management – 

Das 1 x 1 der

DMS- / ECM-Anbindungen – 

Welche weiteren Softwareanwendungen können Sie an Ihr DMS / ECM anbinden und wie funktioniert eine solche Anbindung?

Mehr über dieses Thema erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Warum weitere Anwendungen anbinden?

Eine automatisierte Archivierung von elektronisch erzeugten Dokumenten soll die manuelle Ablage der Dokumente im Betrieb unnötig machen.

So sparen sich Unternehmen einerseits Unmengen an ausgedruckten Papierdokumenten, die in Ordner abgelegt und verstaut werden müssen.
Andererseits schaffen Sie mit der automatischen Archivierung der Dokumente in Ihrem DMS / ECM einen gesammelten Dokumentenpool, in welchem Dokumente revisionssicher abgelegt und binnen Sekunden gesucht und gefunden werden können.

Welche Systeme können angebunden werden?

Überall dort, wo in Ihren Softwareanwendungen Dokumente erzeugt werden, können wir mit unserer Archivlösung eine Anbindung realisieren.

Das Funktionsprinzip ist dabei einfach. Die Anwendung, in der die Dokumente erzeugt werden, legt mit einem Befehl die Dokumente automatisch auf einem File Server mit den Indexwerten in XML-Dateiform ab.

LDOX.Web Dokumentensuche

Im Falle einer Rechnung wären diese Indexwerte zum Beispiel Informationen wie Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag. Diese dienen im Anschluss der automatischen Indexierung des Dokumentes im DMS / ECM.

Über einen automatisierten Prozess greifen wir die Dokumente vom File Server ab und archivieren diese im DMS / ECM. Die Dokumente sind somit revisionssicher abgelegt und können direkt über das DMS / ECM gesucht, gefunden und weiterverarbeitet werden.

Auch Drucklisten, die Archivierung von E-Mails oder gar nur von E-Mail Anhängen können über unsere LDOX Lösungen revisionssicher archiviert werden.

Flexibel und leicht integrierbar

Unsere Archivierungsmöglichkeit bzw. unser Lösungskonzept ist aufgrund der einfachen Anbindung sehr flexibel, um weitere Anwendungen an das DMS / ECM anzuschließen. Die einzige Voraussetzung ist, dass die Voranwendung die Dokumente an einer definierten Stelle zur Verfügung stellen kann. In der Regel ist diese Möglichkeit bei jeder modernen Software gegeben.

Typische Möglichkeiten für eine DMS / ECM Anbindung

HR-, Lohnbuchhaltungssoftware

Beispiel für automatisch erstellte Dokumente, die archiviert werden können:
Lohnzettel, Arbeitszeitaufzeichnungen, Dienstverträge, Dienstzettel, …

i

FiBu-, ERP, CRM-Software

Ausgangsrechnungen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Materialzeugnisse, …

Logistiksoftware

Zolldokumente, Frachtpapiere, Begleitdokumente…

CAD- Software und Prüfprogramme

CAD Pläne, Materialzeugnisse, Prüfprotokolle, …

Ausnahme SAP-Dokumente

Die Archivierung von SAP-Dokumenten basiert auf einem etwas anderen Prinzip. Mehr darüber erfahren Sie auf unserer SAP-Integrationsseite

Jetzt unverbindliche Informationen anfordern und kostenlose Erstberatung erhalten.

Datenschutz

13 + 2 =

Newsletter Anmeldung

Dateitypen mit denen Ihr DMS können muss

Dateitypen 

mit denen Ihr DMS können muss – 

Archivierungslösungen werden immer vielfältiger in Unternehmen angewendet, weshalb sich auch die Anforderungen an die Anwendung zunehmend weiterentwickeln.

Es reicht nicht mehr aus, klassische Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder E-Mails zu archivieren. Aufgrund eines erweiterten Einsatzgebietes und verschiedenster digitaler Datenquellen können weitere Dateiformate für eine Archivierung interessant sein. 

Welche klassischen, aber auch untypischen Dokumente Ihr Dokumentenmanagementsystem archivieren können sollte, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

PDF-Dateien

Egal ob Rechnung, Vertrag oder Handbuch. Wichtige, nicht zu verändernde Dokumente werden meist als PDF-Dateien gespeichert. Dabei ist auch auf die Möglichkeit einer Volltextindexierung des Dokuments zu achten.

Office-Dateien

Microsoft Word, Excel und PowerPoint sind in vielen Unternehmen Standardprogramme. Die daraus resultierenden Dateiformate wie DOCX, XLSX oder PPTX müssen unbedingt von einem DMS / ECM archivierbar und verarbeitbar sein.

E-Mails

Auch E-Mails sollen in einem DMS / ECM archivierbar sein. Entweder durch eine automatische Anbindung oder durch eine manuelle Drag & Drop Archivierung gelangen E-Mails in Ihr Archivsystem. Dabei ist auf die Kompatibilität des Dateityps msg (Outlook) oder eml (Lotus Notes) zu achten.

Elektronische Rechnungsformate

Rechnungen in Formaten wie XRechnung, ebInterface, ZUGFeRD, Facture X oder Fatura PA zu versenden wird immer beliebter. Diese sollten aber auch sicher gespeichert und schnell gefunden werden. Im Optimalfall werden diese Rechnungsformate direkt automatisch an ein DMS weitergeben und archiviert.

Bild-, Video- und Audio-Dateien

Dateitypen wie mp3, mp4, jpg oder png werden auch immer häufiger archiviert. Fotos von Schadensfällen, Videos von Videokonferenzen oder Sprachaufnahmen werden auch zunehmend zur Absicherung aber auch zur Recherche archiviert. Ein Dokumentenmanagementsystem muss somit auch mit diesen Dateitypen können.

Dateien aus Fachanwendungen und technische Zeichnungen

Jedes Unternehmen speichert solche Dateien individuell. Aber gerade bei besonderen Dateitypen braucht es eine zentrale Speicherung mit klaren Indexwerten, damit diese Dateien jederzeit gesucht und gefunden werden können.

Papierdokumente

Die meisten Unternehmen erhalten noch zum Teil Rechnungen, Lieferscheine und Verträge im Papierformat. Diese Dokumente müssen manuell mühsam in Akten und Ordnern abgelegt und organisiert werden. Das kostet nicht nur viel Platz, sondern auch Zeit.

Sollten Sie nun nach einer älteren Rechnung suchen, muss dann zuerst der richtige Ordner aus dem passenden Jahr bzw. Monat gefunden werden. Anschließend durchforsten Sie den Ordner dann nach der gesuchten Rechnung. Mit einem DMS / ECM finden Sie die Rechnung binnen Sekunden.

Somit ist Digitalisierung – also das Scanning, Erfassen und Bereitstellen in Dateiform – von Papierdokumenten ebenfalls eine wichtige Funktion eines DMS / ECM.

Jetzt unverbindliche Informationen anfordern und kostenlose Erstberatung erhalten.

Datenschutz

15 + 11 =

Newsletter Anmeldung