Dokumentenklassifizierung

LDOX.ECM

Dokumenten-klassifizierung

Dokumentenklassifizierungen – für besser geschützte Dokumente

Die digitale Ablage von Dokumenten in einem DMS bzw. ECM System stellt auch Anforderungen an die Dokumentensicherheit. Offline ist es relativ einfach zu verwalten, wer Zugriff auf ein bestimmtes Dokument hat und wer es bearbeiten oder versenden kann. Derjenige, der über das Dokument offline verfügt, kann auch entscheiden, was damit passieren soll. Ist das Dokument digital, sieht die Sache schon anders aus.

Dokumente digital ablegen = Dokument Security

Werden Dokumente zum Beispiel digital in einem DMS abgelegt, muss auch eine Dokument Security erstellt werden. Die Dokument Security legt fest, wer (welche User bzw. welche User Rollen) auf ein Dokument zugreifen darf. Moderne DMS und ECM Systeme, wie das LDOX.ECM, verfügen alle über entsprechende Einstellungsmöglichkeiten. Oftmals reicht aber eine simple „du darfst dieses Dokument sehen“ oder „du darfst es nicht sehen“ Einstellung nicht aus. Aufgrund von verschiedenen Dokumentenarten entstehen auch verschiedene Anforderungen, wer das Dokument wie verarbeiten darf.

Erweiterung Dokumentenklassifizierungen – Anwendung

Die neue LDOX Funktion Dokumentenklassifizierungen hilft einerseits dabei Funktionalität dieser Dokumente (User darf bearbeiten, User darf Dokument senden, User darf Dokument drucken…) tiefgehender zu regeln und andererseits durch Annotationen auf dem Dokument, optische Hinweise und Ausblendungen von Textteilen anzubringen.

Ein typischer Anwendungsbereich ist zum Beispiel bei Personaldokumenten. Hier kann der fachlichen Führungskraft beispielsweise der Arbeitsvertrag angezeigt werden, aber nicht die gehaltliche Einstufung. Eine andere Anwendung in diesem Bereich ist die Handhabe von Verwarnungen. Diese kann zum Beispiel nur von der Personalabteilung ausgedruckt werden und wird automatisch nach 2 Jahren gelöscht.

Ein anderer Anwendungsbereich ist zum Beispiel bei Verträgen, die mit einem Wasserzeichen zusätzlich optisch als sensible Dokumente gekennzeichnet werden oder Kundenverträge, bei denen irrelevante Daten für den Bearbeiter ausgeblendet werden, um jeden Datenmissbrauch zu unterbinden.

Dokumentenklassifizierungen für Anwenderrechte und Sicherheitsmaßnahmen

Über Dokumentenklassifizierungen werden Anwenderrechte wesentlich tiefgehender geregelt und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen für das Dokument eingeführt.

Anwenderrechte:

Durch eine entsprechende Dokumentenklassifizierung kann auf Anwenderebene bestimmt werden, wer das Dokument bearbeiten darf, ob ein User Notizen anbringen kann, ob eine Weiterleitung des Dokuments per E-Mail möglich ist oder ob es ausgedruckt werden kann. Die Einstellungsmöglichkeiten über unsere LDOX Anwendungen sind sehr umfangreich und decken fast alle Anwendungsfälle ab.

Sicherheitsmaßnahmen:

Über die Dokumentenklassifizierung können auch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen auf dem Dokument aufgebracht werden. So ist es möglich, dass bei bestimmten Usern Dokumentbereiche geschwärzt, Annotationen mit „Geheim“ angebracht oder Wasserzeichen auf den Dokumenten aufgebracht werden. Auch hier sind die Einstellungsmöglichkeiten sehr umfangreich.

Alles in allem geht es darum, Dokumente auch visuell für den jeweiligen User anzupassen, bzw. zusätzliche optische Hinweise auf dem Dokument aufzubringen.

Fazit

Dokumentenklassifizierungen sorgen für zusätzliche Datensicherheit und sind bei einer konsequenten Umsetzung der DSGVO unerlässlich. Fragen Sie uns nach Ihren Möglichkeiten, eine Dokumentenklassifizierung einzuführen.

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Eingangspostworkflow

LDOX.Workflow

Eingangspost Workflow

Der digitale Briefträger im Unternehmen

Die E-Mail hat die Geschäftswelt nachhaltig verändert. Die Kommunikation wurde schneller und direkter. Doch ganz wurde der Briefverkehr dadurch nicht abgelöst. Speziell bei Rechnungen, wichtigen Dokumenten, Einladungen und Katalogen setzen viele Unternehmen noch auf die Haptik von Papier.

Was früher noch eine ganze Arbeitsstelle war, ist heute ein lästiger Nebenjob im Unternehmen. Eine eigene interne Postzentrale ist für die meisten Unternehmen nicht mehr notwendig oder praktikabel. So bleibt die Postverteilung oft als zusätzliche Arbeit an Mitarbeitern hängen. Die interne Post muss so immer noch so wie vor 40 Jahren in den einzelnen Abteilungen verteilt werden. Nur wenige Unternehmen versuchen die Dokumentenverteilung auf dem digitalen Weg abzubilden.

Eine E-Mail mit dem eingescannten und angehängten Brief bzw. Dokument scheint die einfachste und praktikabelste Lösung zu sein. Doch was einfach klingt, hat meist einen komplexeren Hintergrund warum etwas in der Praxis nicht funktioniert. E-Mails gehen verloren, werden versehentlich gelöscht, bleiben liegen, laufen beim falschen Empfänger auf oder die Post muss einem bestimmten Akt oder einem bestimmten Geschäftsfall zugeordnet und abgelegt werden. Oft ist es auch so, dass ein Brief bzw. ein Dokument von verschiedenen Personen im Unternehmen angesehen und abgezeichnet werden muss. Da wird’s dann schon schwierig mit einer herkömmlichen E-Mail diese Anforderungen zu erfüllen.

Um im allgemeinen Unternehmensumfeld bestehen zu können braucht es eine Lösung, in der:

  • Dokumente nicht verloren gehen können
  • die Zuweisung zur Bearbeitung oder Ansicht sehr einfach geregelt werden kann
  • die Bearbeiter definierte Aktionen mit dem Dokument durchführen sollen (z.B.: digital Abzeichnen, ablegen, …)
  • Dokumente sofort revisionssicher abgelegt werden können
  • optional Dokumente bereits einem Geschäftsfall zugeordnet werden können
  • eine Dokumenthistorie zu Nachweiszwecken aufgezeichnet wird

Lösung Eingangspostworkflow

Für Unternehmen die bereits ein Archiv / DMS / ECM im Einsatz haben, bietet sich für diese Problemstellung eine einfache und praktikable Lösung an. Über einen Eingangspostworkflow wird die Post revisionssicher erfasst, archiviert und anschließend Mitarbeitern zur Bearbeitung übergeben.

Dokumente können bei der Erfassung entsprechend nach Dokumententypen kategorisiert, indexiert und anschließend automatisch verarbeitet werden. Sämtliche Dokumente sind jederzeit wiederauffindbar und werden mit einer entsprechenden Bearbeitungshistorie versehen. Durch die Verknüpfung mit digitalen Akten lassen sich Dokumente zu Geschäftsfällen einfach zusammenführen und anzeigen.

Was ist bei der Einführung eines Eingangspostworkflows wichtig

Wer glaubt direkt in jedem Schritt mit einem Eingangspostworkflow Zeit sparen zu können, der irrt.  Im ersten Schritt braucht es in der Erfassung mehr Zeit als früher. Brief aufreißen und in das richtige Postfach legen, reicht nicht mehr aus. Briefe müssen eingescannt und indexiert werden. Dieser Vorgang ist naturgemäß etwas aufwendiger. Sobald das Dokument aber erfasst und indexiert wurde, geht alles viel schneller. Aufgrund vordefinierter Prozesse landen Dokumente sofort dort, wo Sie landen sollen. In der Dokumentenverteilung, Bearbeitung und Archivierung lässt sich mit einem Eingangspostworkflow wesentlich Zeit sparen. Die Dokumente laufen alle digital in einem LDOX. Workflowpostfach auf, in dem der User einfach nur noch die Dokumente abarbeiten muss.

Durch klar definierte Ereignisse, wie z.B.: Dokument abzeichnen, als gelesen markieren, einem Akt zuordnen etc. erfolgt eine klare Aufforderung, was mit dem Dokument zu tun ist.

Eingangspostworkflow – unspektakulär, aber effektiv

Wenn man heute das Schlagwort Digitalisierung liest, würde man gar nicht mehr an etwas banales wie Papierpost denken. Die Praxis zeigt, dass sich hier Zeit und Ressourcen sehr leicht einsparen lassen. Setzt Ihr Unternehmen noch auf Papierpost oder auf den digitalen Briefträger?

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Digitale Einkaufsakte

LDOX.digitale Akte

Die digitale Einkaufsakte

Digitale Einkaufsakte

Die digitale Einkaufsmappe bündelt alle Dokumente zu einem bestimmten Geschäftsfall digital an einem Ort.

Angefangen vom Angebot, der Auftragsbestätigung, den Lieferscheinen, Gutschriften Freigaben, Verträgen, E-Mails… alles wird in der digitalen Einkaufsmappe angezeigt.

Je nach Anforderung können so in Ihrem Unternehmen Dokumente logisch gebündelt und einfach über das LDOX.ECM auffindbar abgelegt werden.

Was ist eine digitale Einkaufsmappe

Über das LDOX.ECM (entweder Comarch ECM iS „InfoStore“ oder Kendox InfoShare) kann eine digitale Einkaufsmappe eingerichtet werden. Mittels einfacher Suchfelder kann im Anschluss zum Beispiel nach einer Rechnungsnummer gesucht und alle zugehörenden Dokumente in der Akte angezeigt werden.

Digitale Einkaufsakte verhindert Medienbruch

Viele von uns kennen vielleicht genau diese Situation.

Die Rechnung kam als E-Mail, der Rahmenvertrag liegt in Papierform in einem Ordner, das Angebot ist als PDF abgespeichert und der Lieferschein liegt in der Warenannahme auf einem Stapel.

Und genau dieser Geschäftsfall bedarf einer Prüfung, da Ungereimtheiten festgestellt wurden. In den meisten Betrieben beginnt nun die Ostereiersuche nach den verschiedenen Dokumenten, Belegen und E-Mails zu diesem Geschäftsfall, um eine Prüfung durchführen zu können. Allein für die Dokumentensuche geht oftmals schon eine Stunde an Arbeitszeit verloren.

Mit der digitalen Einkaufsakte finden Sie all diese Dokumente sekundenschnell ohne Medienbruch in Ihrem ECM.

Händische Erstellung – Nein Danke

Die Grundlage für eine digitale Einkaufsmappe ist eine intelligente Erfassung und Indexierung von Dokumenten und elektronischen Belegen. Dazu müssen alle Dokumente, die dieser Einkaufsmappe angehören sollen, auch entsprechend erfasst werden. In der Regel erfolgt diese Erfassung automatisiert. Via Drag & Drop können aber auch Dokumente (zum Beispiel E-Mails) direkt manuell in die Akte hineingezogen und somit auch archiviert werden.

Digitale Einkaufsmappen müssen auch nicht manuell erstellt werden. Aufgrund verschiedener Trigger, erfolgt die Mappen Erstellung automatisch.

Nutzen für Ihr Unternehmen

Im Wesentlichen bietet eine digitale Einkaufsmappe folgende Vorteile:

Zeitersparnis – Die Suche nach zusammengehörenden Dokumenten wird auf ein Minimum reduziert. Die Suche nach verschiedenen Dokumenten in unterschiedlichen Medienformen entfällt gänzlich, was in der Praxis eine massive Zeitersparnis mit sich bringt.

Übersichtlichkeit – Aufgrund der einfachen Darstellung haben Sie alle Dokumente im Überblick. Diese können sofort angezeigt und verarbeitet werden.

Organisation – Durch die notwendige Digitalisierung von Papierdokumenten und die geordnete Archivierung im DMS bzw. ECM werden Dokumente digital besser organisiert und generell einfacher auffindbar gemacht.

Archivierung – Durch die einfache Drag & Drop Archivierung können auch E-Mails schnell zum Geschäftsfall archiviert werden. So werden bei Problemfällen alle Informationen an einem Ort gesammelt. 

Anwendung einer digitalen Einkaufsmappe

Die Fachabteilung hat die Möglichkeit den Lieferschein mit der Rechnung zu vergleichen und Reklamation E-Mails für alle einsichtlich abzulegen.

Die Buchhaltung kann schnell den Rahmenvertrag mit dem Angebot und der Rechnung abgleichen.

Das Controlling kann einfach alle Dokumente an einem Ort finden und überprüfen.

Je nach Abteilung bietet die digitale Einkaufsmappe verschiedene Nutzungsmöglichkeiten und spart jedem Unternehmen Zeit und somit auch Geld.

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Checkliste zur Softwareauswahl

Passende Software finden 

Checkliste zur Software-auswahl

5 Punkte, die Sie bei der Softwareauswahl beachten sollten

Sie sind auf der Suche nach einer passenden Software für Ihr Unternehmen? Sie haben jedoch das Problem des breiten Angebotes und sind sich nicht ganz sicher, welche Software und welche Tools Ihnen Abhilfe schaffen können? Dann sind Sie hier goldrichtig. Wer im Internet nach der passenden Software sucht, kann schnell überfordert sein. Mit der richtigen Software können jedoch Aufgaben erheblich vereinfacht werden und Sie gewinnen Zeit, sparen Geld und erleichtern Ihren eigenen Mitarbeitern komplizierte Arbeitsschritte. Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich damit, wie Sie unter den verschiedenen Programmen die richtige Software auswählen können und eine Fehlinvestition vermeiden.

Welchen Funktionsumfang brauchen Sie?

Jedes Unternehmen muss unterschiedliche Aufgabenstellungen mit einer Software lösen. Oftmals haben es sich Software Anbieter zur Aufgabe gemacht, all diese Anforderungen in eine Software zu verpacken. Hier gilt es bei der Auswahl Vorsicht walten zu lassen. Zu umfangreiche Anwendungen könnten Mitarbeiter schnell überfordern. Als Erstes sollten Sie auf die Funktionalität der benötigten Tools achten. Finden Sie heraus, welche individuellen Anforderungen Sie wirklich benötigen und wägen Sie dann ab, wie flexibel Sie von Projekt zu Projekt sein müssen. Wie breit muss das Spektrum der Funktionen sein? Oft ist weniger mehr!

Es ist in den vergangenen Jahren immer wichtiger geworden, dass klassische Business Software auch auf mobilen Geräten verfügbar ist. Fragen Sie bei den Anbietern nach, ob die Anwendung auch über einen Browser zur Verfügung steht. Mit einem Browser Client der auf HTML 5 basiert, kann die Software so auch auf mobilen Endgeräten via Browser (z. B.: Google Chrome) zugreifen. Eine App-Installation ist so nicht notwendig.

Wie gut ist die Stabilität und Performance?

Finden Sie heraus, ob eine Standard Software für die Größe Ihres Unternehmens ausreichend ist und ob sie die nächsten 5 Jahren noch Ihre Bedürfnisse erfüllen kann. Machen Sie einen Vergleich, ob die Software auf dem aktuellsten Stand ist und ob regelmäßig Updates verfügbar sind.

Soll eine “On-Premise“ Lösung oder eine Cloud Lösung eingesetzt werden? Anwendungen über die Cloud, welche webbasiert arbeiten, haben den Vorteil, dass eine Implementierung meist leichter möglich ist und keine technischen Ressourcen gebunden werden müssen. Andererseits werden betriebsinterne Inhalte extern gespeichert. Stimmen Sie diesen Punkt intern sicherheitstechnisch ab.

Wie hoch sind die Kosten?

Neben den Anschaffungskosten müssen Sie unbedingt auch die Folgekosten unter die Lupe nehmen. In Updates und Wartungen sind oft Kosten versteckt, die auf den ersten Blick verborgen bleiben. Je nach Anbieter kann es auch der Fall sein, dass die Anzahl der User Lizenzen beschränkt ist und so zusätzliche Kosten anfallen können.

Auch die Vertragslaufzeit bei Wartungsverträgen sollte immer in der Bewertung berücksichtigt werden. Achten Sie darauf, dass diese flexibel bleiben und nicht an lange Vertragszeiten gebunden sind.

Gibt es Dokumentation und Support?

Umso komplexer die Software sein muss und je mehr Funktionen bereitgestellt werden, desto wichtiger werden Dokumentationen und Hilfestellungen sein. Im Notfall muss bei Bugs oder anderen Softwarefehlern ein Supportdienst des Anbieters schnell erreichbar sein. So sollte ein reibungsloses Arbeiten jederzeit gewährleistet sein und keine Verzögerungen von Projekten entstehen. Klären Sie vor Vertragsabschluss ab, ob ein solcher Support gegeben ist.

Datenschutz und Sicherheit

Datenschutz ist gerade bei vertraulichen Informationen ein heikles Thema. Setzen Sie hier auf Anbieter, die eine Datensicherung und einen Datenschutz gewährleisten. Es muss Ihnen bewusst sein, dass Daten und Informationen im System eines externen Anbieters hinterlegt werden. Achten Sie hier besonders auf die Referenzen und Erfahrung Ihres Softwaredienstleisters.

Fazit zur Softwareauswahl

Neben den individuellen Prioritäten, die Sie an die zukünftige Software stellen, sollten Sie Ihre Erwartungen klar definieren. Was ist Ihnen bei den Anforderungen und dem Nutzen bei einer Software wichtig? Wenn Sie diese Frage beantworten können, dann haben Sie damit den perfekten Anforderungskatalog für Ihren Dienstleister.

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