Use Case FLEX-Elektrowerkzeuge GmbH

Modernisierung der DMS-Clients

Projekt anforderungen und Ziele

Die Verarbeitung des Belegaufkommens in Vertrieb, Service, Buchhaltung, Einkauf, Reparatur und Wareneingang nimmt bei der FLEX-Elektrowerkzeuge GmbH einen großen Teil des administrativen Tagesgeschäfts ein. Täglich fallen rund 400 Ein- und Ausgangsrechnungen, etwa 30 Wareneingangsbelege und rund ebenso viele Bestellungen aus dem ERP-System sowie Web-Shop an. Dazu kommen noch diverse Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Angebote, Speditionsaufträge und Zollanforderungen sowie Zeitabfragen des Personals.

Alle Belege werden im DMS LDOX.InfoStore (Comarch ECM iS, vormals InfoStore) eingescannt, erfasst und archiviert. Als sich die Supportanfragen von Anwendern in diesem Bereich häuften, war die Ursache schnell identifiziert: Es lag am serienmäßigen DocumentViewer des DMS, welcher bei bestimmten Betriebssystemversionen Probleme verursachte. Die eks informatik gmbh wurde mit der Ablöse des serienmäßigen Clients durch den LDOX.Viewer beauftragt.

Kundenumfeld

1922 gründeten die Ingenieure Hermann Ackermann und Hermann Schmitt ihr gleichnamiges Unternehmen in Stuttgart-Bad Cannstatt. Ihre Erfindung war eine Handschleifmaschine, deren Elektromotor erstmals mit einer flexiblen Welle angetrieben wurde. Über mehrere Produktevolutionen hatte sich die „FLEX“ als fester Begriff für diese Gerätekategorie durchgesetzt. Aus dem Unternehmen Ackermann + Schmitt wurde 1996 konsequenterweise die heutige in Steinheim an der Murr ansässige FLEX-Elektrowerkzeuge GmbH. Das Unternehmen bietet eine breite Palette moderner Geräte für vielfältige Anforderungen beim Bauen, Sanieren und Polieren sowie in der Metall- und Steinbearbeitung.

IT-Umgebung des Kunden

Bei Flex verrichtet seit Anfang der 1990er Jahre IBM i-Technologie ihren Dienst. Als Mail-System kommt Lotus Notes/Domino zum Einsatz, auf das die Außendienstmitarbeiter über diverse iPhones und iPads zugreifen. Neben dem DMS Comarch ECM iS sind etwa 150 PCs vorhanden. An die Archivanwendung sind nicht nur die Mitarbeiter am Hauptsitz in Steinheim an der Murr angebunden, über VPN greifen auch die Niederlassungen in Belgien, den Niederlanden sowie in Tschechien und Italien darauf zu.

Die 6 wichtigsten Stichworte

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Problemlose Modernisierung von Comarch ECM iS mittels LDOX Clients

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Zufriedene Benutzer durch intuitive Bedieneroberfläche und geringerer Supportaufwand

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Höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit und Auskunftsfähigkeit bei belegbezogenen Abläufen und Anfragen

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Die Einrichtung neuer Scan-Arbeitsplätze erfordert keine Vor-Ort-Präsenz

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Jeweils aktuelle Version des LDOX.Viewer liegt auf dem internen Fileserver

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Einrichtung neuer Accounts erfolgt innerhalb weniger Minuten

Umsetzung

FLEX wollte den LDOX.Viewer zunächst an einem Arbeitsplatz testen. Die Einrichtung und Umstellung der Scan-Profile inklusive der Anpassungen im Client, DMS Comarch ECM iS und auf dem IBM i, verliefen unkompliziert – und komplett via Fernzugang von Götzis in Österreich aus. Da bereits die Teststellung durchwegs auf positive Resonanz stieß, entschloss sich die FLEX-Elektrowerkzeuge GmbH für den flächendeckenden Einsatz des LDOX.Viewer mit insgesamt 40 Lizenzen. Die Modernisierung wurde anschließend innerhalb kurzer Zeit umgesetzt. Die jeweils aktuelle Version der Client-Software wird seitens der eks informatik via Fernzugriff auf dem zentralen File-Server des Kunden abgelegt.

Projektergebnis

FLEX ist mit der Umstellung auf den LDOX.Viewer sehr zufrieden, da von Seiten der Anwender nun keine Reklamationen mehr kommen. Darüber hinaus konnten sowohl die Bearbeitungsgeschwindigkeit wie auch die Auskunftsfähigkeit den Kunden gegenüber verbessert werden. Aber auch das Projekt an sich lief unproblematisch ab, was laut FLEX vor allem der reibungslosen, unkomplizierten Zusammenarbeit und dem Know-how der eks informatik gmbh geschuldet war.

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