LDOX – Living Documents

LDOX.Vertrag Windows

Alle Zeichen stehen auf Modernisierung

LDOX.Vertrag für Windows ist eine Windows Anwendung auf Basis des Kendox InfoShare
Clients für die digitale Verwaltung von beliebigen Verträgen.

Die Vertragsakte ist dabei eine Variante der Digitalen Akte und besteht aus einem Deckblatt
mit beschreibenden Daten zur Vertragsakte und dazugehörigen, in unterschiedliche
Dokumentarten unterteilte, Dokumente.

Im Unterschied zu Archivakten werden mit der digitalen Vertragsakte Dokumente nicht nur
gespeichert und strukturiert dargestellt. Bei der Vertragsakte handelt es sich um ‚lebende‘
Dokumente, welche einen Vertragsbeginn, eine Laufzeit und ein Vertragsende haben.

Ein zentraler Prozess sorgt dafür, dass die Fristen der Vertragsdokumente überwacht und
Mail-Benachrichtigungen versendet werden.

Funktionen

Verwalten von Verträgen in intuitiver Oberfläche mit direkter Dokumentanzeige

  • Vertragsgeber und -nehmer Daten
  • Niederlassung
  • Gültigkeitsbereich
  • Vertragsbereich und -typ
  • Fristen wie Vertragsbeginn, -laufzeit, Kündigungsfrist, Vertragsfälligkeit
  • Benachrichtigungssystem via Mail
  • Vorlagen

Importieren von Dokumenten

  • manuell aus Posteingang oder Dateisystem
  • automatisiert aus Kendox InfoShare

Folgende Aktionen können direkt in der Vertragsakte aufgerufen werden:

  • Nach Vertragsakten suchen
  • Neue Vertragsakte erstellen
  • Vertragsakte ändern und speichern
  • Vertrag mit einem bestehenden Vertrag verknüpfen
  • Ein oder mehrere Dokumente einer Akte zuordnen
  • Dateien aus Verzeichnis anhängen
  • Dokument zur Vertragsakte scannen
  • History (Bearbeitungsschritte) anzeigen
  • Eine oder mehrere Akten via Mail versenden, in ein Verzeichnis speichern oder drucken

Anwendungsbeispiele

  • Miet-, Leasing-, Kaufverträge
  • Versicherungen (z.B. KFZ, Haftpflicht)
  • Bezugsverträge (z.B. Garn, Strom)
  • Dienstleistungen (z.B. Berater)
  • Wartungsverträge
  • Werkverträge

Vorteile

  • Überblick über sämtliche Verträge inklusive dazugehörenden Anhängen
  • zentrale Ablage
  • Reduktion von Vertragsrisiken
  • individuell definierbare Struktur
  • Berechtigung auf Basis von Benutzergruppen und Einzelbenutzer
  • Optionale Integration sämtlicher Kendox InfoShare Importroutinen
  • Standort übergreifende Verfügbarkeit der Dokumente
  • Mehrsprachigkeit

Mit uns ins digitale Zeitalter

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Datenschutz

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