LDOX – Living Documents

LDOX.Scan

Wirtschaftlich von analog nach digital

LDOX.Scan ist eine von Grund auf neu entwickelte Scan-Schnittstelle für Comarch ECM iS (InfoStore). Das Modul erfüllt die Anforderungen nach einer modernen Anwendung, die darüber hinaus flexibel im Unternehmen zu verwenden und einfach zu bedienen ist.

Das wirtschaftliche Hauptmerkmal von LDOX.Scan: Es arbeitet mit handelsüblichen Scannern zusammen, die auf Basis der standardmäßig in Microsoft Windows vorhandenen TWAIN-Unterstützung installiert werden können. Den Anwendern steht darüber hinaus eine intuitiv zu bedienende Oberfläche zur Verfügung – in der alle weiteren Arbeitsschritte, wie die Digitalisierung analoger Belege sowie deren Nach- und Weiterbearbeitung – qualitativ hochwertig durchgeführt werden kann. 

LDOX.Scan eignet sich insbesondere für Unternehmen, die beispielsweise einen bestehenden Scan-Arbeitsplatz in Spitzenzeiten schnell erweitern oder generell die Hard- und Software-Kosten in diesem Bereich reduzieren möchten. Insbesondere im Zusammenspiel mit Citrix XenApp/XenDesktop sorgt es für mehr Flexibilität, da hierfür weder eine lokale Installation noch eine dedizierte Scan-Station vorhanden sein müssen.

Importprofile
Die Importprofile können direkt in der LDOX Administration (Windows Applikation) verwaltet werden und sind zentral in der IBM i Datenbank gespeichert. Nebst den Archivangaben können sowohl auf Stapel- als auch auf Feldebene Schnittstellen über IBM i Programme oder Plugins für die Indexierung, die Validierung bzw. das Logging hinterlegt werden. Importprofile werden über eine Berechtigungssteuerung für Benutzer bzw. Gruppen freigeschaltet.

Stapelverarbeitung
Nachdem ein neuer Stapel zum Einscannen eröffnet wurde, wird das entsprechende Importprofil für den aktuellen Stapel ausgewählt. Standardindexwerte, die für den gesamten Stapel gelten, können bereits vor dem Scan-Vorgang definiert werden.
Wie die Importprofile werden auch die Stapelinformationen zentral in einer IBM i Datenbank vorgehalten. Dies hat den großen Vorteil, dass sie von anderen Arbeitsplätzen weiter bearbeitet werden können. Zudem stehen somit auch die Profile allen Arbeitsplätzen zur Verfügung.
Die einzelnen Stapel haben je nach Schritt folgende Status:

  • Eingelesen
  • Indexiert
  • Wird archiviert
  • Archiviert

Scan-Vorgang
Die Erkennung und Auflistung der Scan-Hardware erfolgt direkt im LDOX.Scan. Wurde das Importprofil entsprechend konfiguriert, so erfolgt die Dokumenttrennung automatisch anhand eines Barcodes.
Jedes Dokument kann nach dem Scan-Vorgang nachbearbeitet werden:

  • Ausrichten und Drehen
  • Ausfilterung von Leerseiten
  • Zusammenfügen von Seiten zu einem Dokument
  • Dokument-übergreifendes Verschieben und Löschen von einzelnen Seiten

Indexierung
Die Indexierung und Validierung kann mit Hilfe von Schnittstellenprogrammen durchgeführt werden. Weiters werden folgende Indexierungs-Varianten unterstützt:

  • via Barcode
  • mithilfe von Textdateien
  • über freie Eingabe

Die Eingabe von Multikey-Feldern wird unterstützt, außerdem gibt es keine Einschränkung auf die Anzahl der Indexfelder.

Archivierung
Die Archivierung erfolgt in das Comarch ECM iS (InfoStore) Archiv.
Die Dokumente können mit folgenden Formaten gespeichert werden:

  • TIF
  • PDF
  • PDF/A
  • Searchable PDF (Volltext)

Unterstützte Scannertreiber

  • TWAIN
  • Kofax VRS / Elite TWAIN
  • Fujitsu PaperStream

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