LDOX – Living Documents

LDOX.Mail

Belegerfassung direkt in der Mail-Inbox

LDOX.Mail ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten direkt aus IMAP und POP3-Postfächern. Die Software übernimmt alle bislang für einen durchgängigen Belegfluss nötigen manuellen Abläufe vollständig. Per Mail eintreffende Dokumente werden direkt in der Inbox automatisch erkannt und digital weiterverarbeitet.

Bereits im Jahr 2011 hat der Gesetzgeber über das Steuervereinfachungsgesetz die elektronische Rechnung der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Seitdem können entsprechende Belege ohne eine digitale Signatur auf einfache Weise erstellt und versendet werden.

LDOX.Mail verarbeitet Dokumente direkt aus mehreren IMAP- und POP3-Postfächern und ermöglicht damit die Einführung durchgängig digitaler Prozesse in unterschiedlichen Unternehmensbereichen.

Per Mail eintreffende Dokumente werden direkt in der Inbox automatisch erkannt und digital weiterverarbeitet. Die erfassten Belege lassen sich etwa in unterschiedlichen Formaten im Filesystem des IBM i ablegen oder in Comarch ECM iS (InfoStore) dauerhaft und revisionssicher archivieren. Darüber hinaus können sie mittels entsprechender Einträge in DB2-Tabellen über Schnittstellenprogramme Drittanwendungen zur Verfügung gestellt werden.

Die erfassten Inhalte lassen sich in folgenden Formaten ausgeben

  • Original als Text
  • Original als HTML
  • ZIP File
  • EML Datei

Nach erfolgreicher Verarbeitung der Mails können folgende Aktionen automatisch durchgeführt werden

  • als gelesen markieren
  • in einen anderen Ordner verschieben
  • löschen

Es stehen darüber hinaus je nach Kundenanforderung weitere zusätzliche Zielprozesse zur Weiterverarbeitung der Mail-Dokumente zur Verfügung – etwa in ERP-, ECM- und CRM-Systemen.

Funktionen auf einen Blick

  • Zugriff auf Postfächer im IMAP oder POP3 Format
  • Export der Maildokumente in unterschiedlichen Formaten
  • Bereitstellung im IFS des IBM i
  • Archivierung in Comarch ECM iS (InfoStore)
  • Generierung von DB2 Tabelleneinträgen
  • Direkter Aufruf von Schnittstellenprogrammen in Drittsystemen

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