Purchase to pay

LDOX – Living Documents –

Purchase to pay

Die Einführung von Purchase-to-Pay Prozessen werden immer beliebter.

Auch über Ihr LDOX DMS / ECM können Sie Purchase-to-Pay Prozesse abbilden.

Was ist Purchase-to-Pay

Unter dem Purchase-to-Pay Prozess versteht man den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Begleichung der zugehörenden Rechnung.

Einerseits geht es im Prozess darum, Daten möglichst digital zu verarbeiten sowie Anforderungs- und Freigabeworkflows abzubilden. Andererseits sollen die anfallenden Dokumente und Abläufe zum Prozess revisionssicher und nachvollziehbar abgelegt und verbunden werden.

LDOX bietet dabei den Vorteil, neben EDI Nachrichten auch klassische Papier- oder digitale Dokumente automatisiert verarbeiten zu können.

 

Auf dieser Abbildung finden Sie einen typischen Beschaffungs- bzw. Bezahlungsprozess in einem Unternehmen.

Für welche Unternehmen eignet sich Purchase-to-Pay? 

Ein Purchase-to-Pay eignet sich vor allem für Unternehmen, bei denen viele Personen bzw. Abteilungen bei der Beschaffung und der Rechnungsfreigabe involviert sind, eine hohe Menge an Beschaffungen vorgenommen wird und in denen eine Vielzahl an Rechnungen empfangen und verarbeitet werden müssen.

Die Vorteile eines digitalisierten Purchase-to-Pay Prozesses liegen klar auf der Hand:

  • Verkürzung von Durchlaufzeiten durch digitale Prozesse und Anbindungen weiterer Softwarelösungen
  • Aktuelle Daten durch Informationsaustausch zwischen den Systemen und dadurch einsehbar für die betroffenen Mitarbeiter
  • Keine Medienbrüche für den Benutzer (LDOX) durch den Einsatz eines Systems für alle Workflowprozesse
  • Dokumentation von Freigabeprozessen
  • Archivierung aller prozessrelevanten Dokumente und Informationen

Arbeitsschritte beim Purchase-to-Pay Prozess

Bedarfsanforderungen

Alles beginnt mit einem Bedarf. Über einen Anforderungsworkflow beantragen Sie bei Ihrer Führungskraft oder direkt beim Einkauf die Beschaffung eines bestimmten Gutes.

Dieser Workflow erfolgt über Ihre LDOX Anwendung.

Prüfung & Freigabe

Der Einkauf fordert Angebote an, erstellt die Bestellung in Ihrem ERP System und sendet sie an den Lieferanten.

Dabei können bei Bedarf alle Dokumente (Angebote, Bestellungen) direkt zum Prozess archiviert werden.

Bestellung

Der Lieferant sendet die Auftragsbestätigung zu. Diese kann ebenfalls direkt zum Prozess archiviert werden. Ebenso können Daten wie das voraussichtliche Lieferdatum oder andere Informationen erfasst werden.

Wenn gewünscht, können Berechtigte (wie z.B. der Bedarfsersteller) auf diese Informationen in LDOX Einsicht nehmen oder über die erfolgte Bestellung benachrichtigt werden.

Mittels OCR-Technologie können Dokumente unabhängig vom Format (Papier oder digital) verarbeitet werden.

Lieferung

Die Ware wird geliefert und der Wareneingang verbucht. Im gleichen Zug kann der Lieferschein in LDOX archiviert werden.

Auch hier können die Dokumente mittels OCR-Technologie eingescannt, erfasst und verarbeitet werden.

Rechnung

Die eingehenden Lieferantenrechnungen werden – egal ob in digitaler Form als PDF, per EDI oder in Papierform mittels Scan erfasst – mit OCR-Technologie ausgelesen und verarbeitet.

Aufgrund von definierbaren Parametern (z.B.: freigegebene Bestellung = Lieferschein = Rechnung) können Rechnungen direkt verbucht werden.

Anhand von hinterlegten Workflows werden die Rechnungen an die entsprechenden Verantwortlichen in LDOX zur Freigabe übermittelt.

Durch die angehängten prozesszugehörenden Dokumente kann bei Unstimmigkeiten eine schnelle Überprüfung einfach erfolgen.

Zahlung

Aufgrund von Daten aus dem ERP-System bzw. aus der FiBu-Software, können direkt Verbuchungen erstellt und im Hintergrund nach Freigabe Abschluss verbucht werden.

Auch manuelles Kontieren ist direkt in LDOX möglich.

Sie möchten mehr über den Purchase-to-Pay Prozess mit LDOX wissen?

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Erweiterungen Eingangsrechnungsworkflow

3 sinnvolle Erweiterungen für einen

Eingangs-rechnungs Workflow –

Wenn Sie bereits einen Eingangsrechnungsworkflow einsetzen, haben Sie schon einen wichtigen Schritt in der digitalen Dokumentenverarbeitung umgesetzt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche 3 Erweiterungen wir zu einem bestehenden Workflow empfehlen.

Anhangsdokumente zuordnen und anzeigen

Im Eingangsrechnungsworkflow wird meist lediglich die Rechnung als Dokument im Freigabeprozess angezeigt.

Bei Bedarf können weitere Dokumente (Lieferscheine, Angebote…) an den Prozess angehängt werden. Dies kann einerseits manuell während des Prozesses erfolgen, andererseits können aber auch Dokumente automatisch zugeordnet werden. 

  • Manuelle Zuordnung: Mittels Drag & Drop Archivierung können Dokumente direkt im Workflow als Anhangsdokumente zum jeweiligen Freigabeprozess archiviert werden. Ein Beispiel dafür sind Reklamations-E-Mails, die den Grund einer reduzierten Rechnungsbegleichung dokumentieren.
  • Automatische Zuordnung: Werden z.B. Lieferscheine, Bestellungen, Angebote usw. ebenfalls im DMS / ECM erfasst, indexiert und archiviert, können diese über eindeutige Indexwerte (z.B. die Angebotsnummer) dem Workflow zugeordnet werden.

Was ist Ihr Nutzen?

  • Bei einer Prüfung von Rechnungen im Workflow sind somit auch der dazugehörende Lieferschein, die Bestellung oder ein Rahmenvertrag direkt im Freigabeschritt aufrufbar. Sie erhalten so ein vollständiges Bild aller wichtigen Dokumente für die Rechnungsbearbeitung

    Reportingmodul - Overviewmanager

    Speziell Führungskräfte und Geschäftsleitungen fordern in Verbindung mit Freigabeprozessen oft ausführliche Reportings und Übersichten.

    Mit dem LDOX.OverviewManager werden entsprechende Reportings automatisch erstellt und mittels E-Mail direkt an definierte Empfänger versendet.

    Klassische Einsatzgebiete für den LDOX.OverviewManager

    • }Zahlungs- oder Skontofrist läuft bald ab: Es wird ein Reporting der Workflowtasks, bei denen die Zahlungs- oder die Skontofrist bald abläuft, erstellt und an die Buchhaltung zur Kontrolle gesendet.
    • iÜbersicht aller offenen Rechnungen: Es wird ein Reporting aller offenen Rechnungen und der Rechnungssummen übermittelt. So weiß die Buchhaltung für die Liquiditätsplanung, wie hoch die ungeprüften Rechnungsausstände im Unternehmen aktuell sind.
    • Anzahl der zu bearbeitenden Freigaben: Um Freigabe-Flaschenhälse frühzeitig zu erkennen und eingreifen zu können, wird ein Reporting erstellt, welches die offenen Tasks je Aufgabenkorb (z.B. Rechnungsfreigabe Abteilung Werkstatt) auflistet und versendet.

    Was ist Ihr Nutzen?

    • Ausgewählte Informationen und Übersichten werden automatisch zusammengestellt und via E-Mail versendet. So informiert Sie LDOX in definierten Zyklen über den aktuellen Status Ihres Workflows und reduziert den Aufwand von manuellen Kontrollen.

      Kontierung und Übermittlung der Daten an die FiBu

      Die meisten Unternehmen, die mit LDOX einen Eingangsrechnungsworkflow umgesetzt haben, setzen diese Erweiterung bereits ein.

      Mit der LDOX.Kontierung und einer Anbindung an das ERP-System bzw. an die FiBu-Software kontieren Sie Ihre Rechnungen direkt während des Freigabeprozesses. Dabei greift LDOX direkt auf die Daten Ihres ERP-Systems bzw. auf die FiBu-Software zurück.

      Mit der LDOX.Kontierung können auch komplexe Buchungen (Splitbuchungen, Buchungen von einzelnen Rechnungspositionen auf andere Kostenstellen, …) durchgeführt werden.

      Durch die endgültige Freigabe der Rechnung kann LDOX im Anschluss direkt die Buchung in der FiBu-Software auslösen.

      Was ist Ihr Nutzen?

      • Durch die direkte Kontierung während des Freigabeprozesses muss jede Rechnung nur einmal bearbeitet werden. Dank automatischer Datenübernahme und der Bearbeitung in einem einzigen System sparen Sie auch noch zusätzlich Zeit und reduzieren Fehler.

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        Projektplan Workflow

        LDOX.Workflow

        Projektplan Eingangs-rechnungs-workflow

        Sie möchten einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen? Nichts leichter als das – sagen viele Softwarelösungen. Das stimmt auch. Möchte man aber möglichst viele Arbeitsschritte digitalisieren und automatisieren, braucht es doch trotzdem drei Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung:

        Schnittstellen zu anderen Datenquellen (FiBu, ERP…), einen Projektplan und Anpassung auf die individuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen.

        Ein Eingangsrechnungsworkflow lässt sich mit verschiedenen Softwarelösungen realisieren – oftmals zum Teil auch ohne Programmierung über grafische Process Designer, in welchem Workflows erstellt werden können. Die Anforderung an einen wirklichen Eingangsrechnungsworkflow geht in der Praxis doch etwas weiter als ein Dokumentenablaufplan, in dem Dokumente von A nach B weitergeleitet werden sollen.

        Der Workflow soll Daten mit anderen Systemen abgleichen (z.B.: Bestelldaten), jeder Arbeitsschritt soll auswertbar sein (wo liegen welche Rechnungen zur Freigabe), alles soll dokumentiert werden, wenn möglich sollen auch bereits Buchungssätze für Rechnungen wärend des Workflows hinterlegt werden können…

        Da stoßen „Self-Service-Workflowlösungen“ oft an ihre Grenzen.

        Mit unseren LDOX Workflowlösungen haben Sie die Möglichkeit, vielseitig integrierbare Workflowprozesse in Ihrem Unternehmen einzuführen.

        Die Basis für so ein vielschichtiges Eingangsworkflowprojekt ist die Ausarbeitung eines Projektplans mit unserem Kunden.

        Anhand des folgenden Projektplans erfahren Sie Schritt für Schritt, wie wir einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen.

        Projekt Eingangsrechnungsworkflow

        Ausgangslage

        Es soll ein umfangreicher Freigabeworkflow von Eingangsrechnungen mit automatischer Datenextraktion, das heisst automatisches Auslesen und Indexieren von Rechnungen mittels OCR Software (Optical Character Recognition – Texterkennung) eingeführt werden.

        In einem mehrstufigen, betragsabhängigen Freigabeprozess sollen Buchungsmöglichkeiten geschaffen und die Anbindung an die FiBu und das ERP zum Datenaustausch realisiert werden.

        Ca. 1 Woche nach Bestellung

        Los geht’s – Workflow Eröffnungsworkshop

        Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.  Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.

         

        Inhalte:

        • IST Zustandsanalyse – Lernen aus dem Offlineprozess
        • SOLL Zustand Definition – Umbauen und verbessern in einen Digitalen Prozess
        • Definition der Workflowuser und Rollen
          • Benötigte Rollen
          • Benötigte Benutzer
          • Benötigte Berechtigungen
        • Zusammenstellen der Workflowabläufe
        • Festlegen der zu erfassenden Daten (Indexfelder) während des Workflows und der Datenextraktion
        • Definition Integrationen in Drittsysteme
          • Welche Anbindungen sind notwendig
          • Austausch benötigter Daten (Bestelldatenabgleiche)

        Ca. 3 Wochen nach Bestellung

        Nacharbeitung des Workshops und Vorbereitungen für die Umsetzung

         

        • Konzepterstellung

        Ca. 4 Wochen nach Bestellung

        Bereitstellung der technischen Infrastruktur

        • Bereitstellung in Absprache mit dem Kunden
        • Server werden eingerichtet
        • E-Mailadressen und Importprofile angelegt und für den Workflow erstellt

        Abstimmung zwischen den technischen Beteiligten (eks Projektleiter, DMS Verantwortlicher, evtl. FiBu oder ERP Dienstleister)

         

        • Die Anwendungsverantwortlichen tauschen sich zu den Datenübermittlungen zwischen den einzelnen Systemen aus
        • Festsetzung welche Anwendung wann und wie welche Informationen zur Verfügung stellt

        Ca. 5 Wochen nach Bestellung

        Installation der Workflow Anwendungen (LDOX.Client, LDOX.Route, …)

         

        • Via Remote Zugriff auf den Server

        Ca. 6 Wochen nach Bestellung

        Erstellung des Prototypworkflows auf Basis des Workshopkonzepts

         

        • Import
        • Datenextraktion
        • Workflow

        Ca. 7 Wochen nach Bestellung

        Testing des Prototyps Workflow durch die Keyuser

         

        • Prüfung
        • Feedbacksammlung
        • Freigabe

        Ca. 8 Wochen nach Bestellung

        Fertigstellung Workflow

        • Einarbeitung des Feedbacks der Keyuser
        • Finalisierung des Workflows
        • Anbindung an Drittsysteme und Datenübermittlung

        Ca. 9 Wochen nach Bestellung

        Finale Workflow Prüfung und Freigabe durch die Keyuser

        Ca. 10 Wochen nach Bestellung

        Testing finaler Workflow durch Testgruppe

         

        • Wird parallel zum „aktuellen offline Workflow“ durchgeführt
        • Vorbereitung der selbstlernenden OCR Software Funktionen
        • Systemtraining für die KI (Künstliche Intelligenz) der OCR Software
        • Sammlung von Feedback zu evtl. Unklarheiten und Überarbeitungsvorschlägen durch die Testgruppe

        Ca. 12 Wochen nach Bestellung

        Einarbeitung der Feedbackschleife der Testgruppe in den Workflow

        Ca. 13 Wochen nach Bestellung

        Abschlusstest durch die Keyuser

         

        • Freigabe finaler Workflow

        Ca. 14 Wochen nach Bestellung

        Schulung der Mitarbeiter

        Ca. 15 Wochen nach Bestellung

        Go Life des Workflows

         

        • Im Vorfeld definiertes Datum

        Schnell wünscht sich jeder – sicher und stabil ist das Ziel

        Die Einführung eines vielseitigen Eingangsrechnungsworkflows dauert seine Zeit. Einerseits kommen in einem Unternehmen fast alle Abteilungen mit diesem in Berührung was einer bestimmten Abstimmung und Schulung bedarf. Andererseits sollte so viel wie möglich automatisiert übertragen und abgefragt werden, was die Anbindungen von anderen Lösungen notwendig macht.

        Der wichtigste Faktor bei einer erfolgreichen Einführung ist nicht der Faktor Zeit, sondern die Funktionalität. Nur wenn Workflows funktionieren, leicht für den User zu bedienen und möglichst viel automatisch überprüfen und übertragen, führen sie in der Praxis zu den gewünschten Effekten wie Zeitersparnis, höherer Datenqualität und digitaler Zusammenarbeit.

        Fragen Sie uns nach Ihrer kostenlosen Beratung für die Einführung eines Eingangsrechnungsworkflows.

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