Purchase to pay

LDOX – Living Documents –

Purchase to pay

Die Einführung von Purchase-to-Pay Prozessen werden immer beliebter.

Auch über Ihr LDOX DMS / ECM können Sie Purchase-to-Pay Prozesse abbilden.

Was ist Purchase-to-Pay

Unter dem Purchase-to-Pay Prozess versteht man den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Begleichung der zugehörenden Rechnung.

Einerseits geht es im Prozess darum, Daten möglichst digital zu verarbeiten sowie Anforderungs- und Freigabeworkflows abzubilden. Andererseits sollen die anfallenden Dokumente und Abläufe zum Prozess revisionssicher und nachvollziehbar abgelegt und verbunden werden.

LDOX bietet dabei den Vorteil, neben EDI Nachrichten auch klassische Papier- oder digitale Dokumente automatisiert verarbeiten zu können.

 

Auf dieser Abbildung finden Sie einen typischen Beschaffungs- bzw. Bezahlungsprozess in einem Unternehmen.

Für welche Unternehmen eignet sich Purchase-to-Pay? 

Ein Purchase-to-Pay eignet sich vor allem für Unternehmen, bei denen viele Personen bzw. Abteilungen bei der Beschaffung und der Rechnungsfreigabe involviert sind, eine hohe Menge an Beschaffungen vorgenommen wird und in denen eine Vielzahl an Rechnungen empfangen und verarbeitet werden müssen.

Die Vorteile eines digitalisierten Purchase-to-Pay Prozesses liegen klar auf der Hand:

  • Verkürzung von Durchlaufzeiten durch digitale Prozesse und Anbindungen weiterer Softwarelösungen
  • Aktuelle Daten durch Informationsaustausch zwischen den Systemen und dadurch einsehbar für die betroffenen Mitarbeiter
  • Keine Medienbrüche für den Benutzer (LDOX) durch den Einsatz eines Systems für alle Workflowprozesse
  • Dokumentation von Freigabeprozessen
  • Archivierung aller prozessrelevanten Dokumente und Informationen

Arbeitsschritte beim Purchase-to-Pay Prozess

Bedarfsanforderungen

Alles beginnt mit einem Bedarf. Über einen Anforderungsworkflow beantragen Sie bei Ihrer Führungskraft oder direkt beim Einkauf die Beschaffung eines bestimmten Gutes.

Dieser Workflow erfolgt über Ihre LDOX Anwendung.

Prüfung & Freigabe

Der Einkauf fordert Angebote an, erstellt die Bestellung in Ihrem ERP System und sendet sie an den Lieferanten.

Dabei können bei Bedarf alle Dokumente (Angebote, Bestellungen) direkt zum Prozess archiviert werden.

Bestellung

Der Lieferant sendet die Auftragsbestätigung zu. Diese kann ebenfalls direkt zum Prozess archiviert werden. Ebenso können Daten wie das voraussichtliche Lieferdatum oder andere Informationen erfasst werden.

Wenn gewünscht, können Berechtigte (wie z.B. der Bedarfsersteller) auf diese Informationen in LDOX Einsicht nehmen oder über die erfolgte Bestellung benachrichtigt werden.

Mittels OCR-Technologie können Dokumente unabhängig vom Format (Papier oder digital) verarbeitet werden.

Lieferung

Die Ware wird geliefert und der Wareneingang verbucht. Im gleichen Zug kann der Lieferschein in LDOX archiviert werden.

Auch hier können die Dokumente mittels OCR-Technologie eingescannt, erfasst und verarbeitet werden.

Rechnung

Die eingehenden Lieferantenrechnungen werden – egal ob in digitaler Form als PDF, per EDI oder in Papierform mittels Scan erfasst – mit OCR-Technologie ausgelesen und verarbeitet.

Aufgrund von definierbaren Parametern (z.B.: freigegebene Bestellung = Lieferschein = Rechnung) können Rechnungen direkt verbucht werden.

Anhand von hinterlegten Workflows werden die Rechnungen an die entsprechenden Verantwortlichen in LDOX zur Freigabe übermittelt.

Durch die angehängten prozesszugehörenden Dokumente kann bei Unstimmigkeiten eine schnelle Überprüfung einfach erfolgen.

Zahlung

Aufgrund von Daten aus dem ERP-System bzw. aus der FiBu-Software, können direkt Verbuchungen erstellt und im Hintergrund nach Freigabe Abschluss verbucht werden.

Auch manuelles Kontieren ist direkt in LDOX möglich.

Sie möchten mehr über den Purchase-to-Pay Prozess mit LDOX wissen?

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Digitaler Workflow

LDOX.Workflow 

Welche digitalen Workflows ein Unternehmen haben sollte. 

Ein Workflow bezeichnet die Organisation von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen. Ein digitaler Workflow ist nichts anderes, als Arbeitsabläufe digital darzustellen. Einzelne Stationen bearbeiten einen Arbeitsschritt in der vorgegebenen Art und Weise. Ein digitaler Workflow ist die Basis einer jeden Standardisierung und definiert funktionierende Prozesse unabhängig vom Prozesswissen der beteiligten Mitarbeiter.

Die Abbildung von dokumentenbasierten Workflows über ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist äußerst sinnvoll. So lässt sich der Empfang von Dokumenten, die Bearbeitungen oder Aktionen wie eine Freigabe… unveränderlich und revisionssicher protokollieren.

Während des Prozesses können Dokumente auch unterschiedliche Wege nehmen (Beispiel unterschiedliche Rechnungen, die zur Freigabe in unterschiedliche Abteilungen müssen). Im eigentlichen Sinne ist ein Workflow nichts anderes, als eine Kette aus Bedingungen und Aktionen.

Welche Prozesse lassen sich am besten in einen digitalen Workflow umwandeln?

Eigentlich so gut wie jeder Prozess,

  • der nach einem bestimmten Schema abläuft oder
  • protokolliert werden sollte oder
  • strukturiert sein muss

lässt sich in einem Workflow abbilden.

Unstrukturierte Abläufe, wie zum Beispiel die Digitalisierung und Zustellung der Eingangspost, lassen sich perfekt mit einem Workflow abbilden. Digitale Workflows können auch offen gestaltet werden und so auch für den Anwender große Entscheidungsfreiheiten schaffen. Doch eine Aktion wird vom Anwender immer abverlangt – er muss den entsprechenden Arbeitsschritt bearbeiten.

Beispiele für digitale Workflows

Die Implementierung von Workflows ist meist eine sehr individuelle Lösung. Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse und diese müssen berücksichtigt werden. Doch gibt es stark verallgemeinert verschiedene Workflowgruppen, die gerne eingesetzt werden.

Durch die Anbindung von Drittsystemen, wie dem ERP, der FIBU oder dem CRM System können weitere Informationen automatisiert in den Workflow mit einfließen.

Administration

  • Eingangspost Workflow: Alle Briefe werden zentral an einer Stelle eingescannt und mittels DMS dem entsprechenden Empfänger im Unternehmen zur Verfügung gestellt.
  • Auftragseingangsworkflow: Ein Auftrag wird vom Kunden angenommen, Verträge werden erstellt, Ressourcen werden geordert und Verantwortliche informiert.

Rechnungswesen

  • Eingangsrechnungsworkflow: Der Klassiker. Rechnungen werden zentral eingescannt und dem entsprechenden Freigabeprozess zugeteilt. Ist die Rechnung frei gegeben, so kann sie in der High End Ausführung, ohne während des Prozesses eine einzige manuelle Eingabe machen zu müssen, verbucht und bezahlt werden.
  • Mahnungsworkflow: Bevor Mahnungen versendet werden, wird der zuständige Kundenbetreuer nochmals informiert und kann intervenieren.

Personalwesen

  • Onboarding Workflow: Werden Mitarbeiter eingestellt, erfolgt der immer gleiche Prozess. Erstellung des Dienstvertrags, Unterschrift, Zusendung der Mitarbeiter Informationen, Einrichtung eines IT Accounts, Beschaffung von Arbeitsmitteln … Immer der gleiche Ablauf und somit perfekt geeignet für einen eigenen Workflow.
  • Offboarding Workflow: Auch bei einem Austritt aus dem Unternehmen erfolgt fortlaufend der gleiche Prozess. Kündigungsschreiben, Rückgabe der Betriebsmittel, Abmeldung bei den Versicherungen, Ausstellen eines Arbeitszeugnisses…
  • Urlaubsfreigabe Workflow: Der Mitarbeiter reicht seinen Urlaubsschein digital ein.

Rechtsabteilung

  • Vertragsfreigabe Workflow: Neue Verträge oder Vertragsverlängerungen müssen zuerst von der Geschäftsleitung digital frei gegeben werden und werden erst anschließend unterschrieben.
  • Beschwerdeworkflow: Reklamationen werden anhand eines Workflows durch das Unternehmen geleitet und protokolliert.

Qualitätssicherung

  • Qualitätsworkflow: Zyklische Überprüfung von Qualitätsrichtlinien und revisionssichere Protokollierung der Ergebnisse.

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