Welche weiteren Softwareanwendungen können Sie an Ihr DMS / ECM anbinden und wie funktioniert eine solche Anbindung?

Mehr über dieses Thema erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Warum weitere Anwendungen anbinden?

Eine automatisierte Archivierung von elektronisch erzeugten Dokumenten soll die manuelle Ablage der Dokumente im Betrieb unnötig machen.

So sparen sich Unternehmen einerseits Unmengen an ausgedruckten Papierdokumenten, die in Ordner abgelegt und verstaut werden müssen.
Andererseits schaffen Sie mit der automatischen Archivierung der Dokumente in Ihrem DMS / ECM einen gesammelten Dokumentenpool, in welchem Dokumente revisionssicher abgelegt und binnen Sekunden gesucht und gefunden werden können.

Welche Systeme können angebunden werden?

Überall dort, wo in Ihren Softwareanwendungen Dokumente erzeugt werden, können wir mit unserer Archivlösung eine Anbindung realisieren.

Das Funktionsprinzip ist dabei einfach. Die Anwendung, in der die Dokumente erzeugt werden, legt mit einem Befehl die Dokumente automatisch auf einem File Server mit den Indexwerten in XML-Dateiform ab.

Im Falle einer Rechnung wären diese Indexwerte zum Beispiel Informationen wie Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag. Diese dienen im Anschluss der automatischen Indexierung des Dokumentes im DMS / ECM.

Über einen automatisierten Prozess greifen wir die Dokumente vom File Server ab und archivieren diese im DMS / ECM. Die Dokumente sind somit revisionssicher abgelegt und können direkt über das DMS / ECM gesucht, gefunden und weiterverarbeitet werden.

Auch Drucklisten, die Archivierung von E-Mails oder gar nur von E-Mail Anhängen können über unsere LDOX Lösungen revisionssicher archiviert werden.

Flexibel und leicht integrierbar

Unsere Archivierungsmöglichkeit bzw. unser Lösungskonzept ist aufgrund der einfachen Anbindung sehr flexibel, um weitere Anwendungen an das DMS / ECM anzuschließen. Die einzige Voraussetzung ist, dass die Voranwendung die Dokumente an einer definierten Stelle zur Verfügung stellen kann. In der Regel ist diese Möglichkeit bei jeder modernen Software gegeben.

Typische Möglichkeiten für eine DMS / ECM Anbindung

Ausnahme SAP-Dokumente

Die Archivierung von SAP-Dokumenten basiert auf einem etwas anderen Prinzip. Mehr darüber erfahren Sie auf unserer SAP-Integrationsseite