Purchase to pay

LDOX – Living Documents –

Purchase to pay

Die Einführung von Purchase-to-Pay Prozessen werden immer beliebter.

Auch über Ihr LDOX DMS / ECM können Sie Purchase-to-Pay Prozesse abbilden.

Was ist Purchase-to-Pay

Unter dem Purchase-to-Pay Prozess versteht man den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Begleichung der zugehörenden Rechnung.

Einerseits geht es im Prozess darum, Daten möglichst digital zu verarbeiten sowie Anforderungs- und Freigabeworkflows abzubilden. Andererseits sollen die anfallenden Dokumente und Abläufe zum Prozess revisionssicher und nachvollziehbar abgelegt und verbunden werden.

LDOX bietet dabei den Vorteil, neben EDI Nachrichten auch klassische Papier- oder digitale Dokumente automatisiert verarbeiten zu können.

 

Auf dieser Abbildung finden Sie einen typischen Beschaffungs- bzw. Bezahlungsprozess in einem Unternehmen.

Für welche Unternehmen eignet sich Purchase-to-Pay? 

Ein Purchase-to-Pay eignet sich vor allem für Unternehmen, bei denen viele Personen bzw. Abteilungen bei der Beschaffung und der Rechnungsfreigabe involviert sind, eine hohe Menge an Beschaffungen vorgenommen wird und in denen eine Vielzahl an Rechnungen empfangen und verarbeitet werden müssen.

Die Vorteile eines digitalisierten Purchase-to-Pay Prozesses liegen klar auf der Hand:

  • Verkürzung von Durchlaufzeiten durch digitale Prozesse und Anbindungen weiterer Softwarelösungen
  • Aktuelle Daten durch Informationsaustausch zwischen den Systemen und dadurch einsehbar für die betroffenen Mitarbeiter
  • Keine Medienbrüche für den Benutzer (LDOX) durch den Einsatz eines Systems für alle Workflowprozesse
  • Dokumentation von Freigabeprozessen
  • Archivierung aller prozessrelevanten Dokumente und Informationen

Arbeitsschritte beim Purchase-to-Pay Prozess

Bedarfsanforderungen

Alles beginnt mit einem Bedarf. Über einen Anforderungsworkflow beantragen Sie bei Ihrer Führungskraft oder direkt beim Einkauf die Beschaffung eines bestimmten Gutes.

Dieser Workflow erfolgt über Ihre LDOX Anwendung.

Prüfung & Freigabe

Der Einkauf fordert Angebote an, erstellt die Bestellung in Ihrem ERP System und sendet sie an den Lieferanten.

Dabei können bei Bedarf alle Dokumente (Angebote, Bestellungen) direkt zum Prozess archiviert werden.

Bestellung

Der Lieferant sendet die Auftragsbestätigung zu. Diese kann ebenfalls direkt zum Prozess archiviert werden. Ebenso können Daten wie das voraussichtliche Lieferdatum oder andere Informationen erfasst werden.

Wenn gewünscht, können Berechtigte (wie z.B. der Bedarfsersteller) auf diese Informationen in LDOX Einsicht nehmen oder über die erfolgte Bestellung benachrichtigt werden.

Mittels OCR-Technologie können Dokumente unabhängig vom Format (Papier oder digital) verarbeitet werden.

Lieferung

Die Ware wird geliefert und der Wareneingang verbucht. Im gleichen Zug kann der Lieferschein in LDOX archiviert werden.

Auch hier können die Dokumente mittels OCR-Technologie eingescannt, erfasst und verarbeitet werden.

Rechnung

Die eingehenden Lieferantenrechnungen werden – egal ob in digitaler Form als PDF, per EDI oder in Papierform mittels Scan erfasst – mit OCR-Technologie ausgelesen und verarbeitet.

Aufgrund von definierbaren Parametern (z.B.: freigegebene Bestellung = Lieferschein = Rechnung) können Rechnungen direkt verbucht werden.

Anhand von hinterlegten Workflows werden die Rechnungen an die entsprechenden Verantwortlichen in LDOX zur Freigabe übermittelt.

Durch die angehängten prozesszugehörenden Dokumente kann bei Unstimmigkeiten eine schnelle Überprüfung einfach erfolgen.

Zahlung

Aufgrund von Daten aus dem ERP-System bzw. aus der FiBu-Software, können direkt Verbuchungen erstellt und im Hintergrund nach Freigabe Abschluss verbucht werden.

Auch manuelles Kontieren ist direkt in LDOX möglich.

Sie möchten mehr über den Purchase-to-Pay Prozess mit LDOX wissen?

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Welche Dokumente archivieren

Welche Dokumente

sollten Sie in einem DMS archivieren?

Welche Dokumente in einem DMS / ECM archiviert werden sollten, hängt natürlich davon ab, welche Dokumente auch in einem Unternehmen vorhanden sind.

Grundsätzlich kann aber zwischen eigenen und externen Dokumenten unterschieden werden.

Eigene Dokumente

Eigene Dokumente sind Belege, die Sie bzw. Anwendungen selbst im Unternehmen erzeugen (z.B. Erstellung einer Rechnung in einer FiBu Software).

Die wichtigsten eigenen Dokumente, die in einem DMS/ECM archiviert werden sollten, sind:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Angebote
  • Angebotsbestätigungen
  • Verträge
  • HR-Dokumente (Dienstverträge, Lohnzettel …)
  • QS-Dokumente (Materialzeugnisse, Prüfberichte …)
  • Projektunterlagen
  • E-Mails

Externe Dokumente

Externe Dokumente sind Belege, die Ihrem Unternehmen von Dritten zur Verfügung gestellt werden.

Die wichtigsten externen Dokumente, die in einem DMS / ECM archiviert werden sollten:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Angebote
  • Angebotsbestätigungen
  • Verträge
  • QS-Dokumente (Materialzeugnisse, Prüfberichte …)
  • E-Mails
LDOX.Web Dokumentensuche

Vorteile der DMS/ECM Archivierung

Wir haben Ihnen die verschiedenen Vorteile einer umfangreichen Dokumentenarchivierung in einem DMS / ECM zusammengefasst:

Einfache und schnelle Suche von Dokumenten

Wenn Sie Dokumente einheitlich in einem DMS / ECM archivieren, sparen Sie viel Zeit bei der Dokumentensuche.

Mittels einfacher Suche über Indexwerte oder über Volltextsuche finden Sie die Dokumente ohne Papierordner durchblättern oder sich durch eine Vielzahl an digitalen Ordnern durchklicken zu müssen.

Digital und von überall

Durch die digitale Ablage von Dokumenten können Sie von überall auf diese Dokumente zugreifen.

Sie sparen sich zusätzlich auch den Lagerplatz für die Ablage der Papierdokumente.

Zentrale und einheitliche Speicherung von Dokumenten

Mit einem DMS / ECM schaffen Sie eine Vereinheitlichung bei der Ablage von Dokumenten.

Sie beugen so wild gewachsenen Ordnerstrukturen und Inselwissen vor.

Dokumente gehen nicht mehr verloren

Papierdokumente gehen leider in Unternehmen oft verloren, werden verlegt oder falsch abgelegt. Digitale Dokumente werden versehentlich gelöscht oder unauffindbar abgespeichert.

Aufgrund der zentralen und standardisierten Archivierung in einem DMS / ECM geschieht dies nicht mehr bzw. werden Fehler weitgehend ausgeschlossen.

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Versionierung und Dokumentenhistorie

Durch die Möglichkeit, Dokumentenversionen zu erstellen, erhalten Sie eine Dokumentenhistorie. Speziell bei Verträgen kann eine solche Versionierung Sinn machen.

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360° Dokumentenüberblick bei Prozessen

Sind viele verschiedene Dokumente zu einem Geschäftsfall in einem DMS / ECM vorhanden, kann ein umfassender Dokumentenüberblick zusammengestellt werden.

Suchen Sie zum Beispiel nach einer bestimmten Angebotsnummer und finden das Angebot, die zugehörende Rechnung, den Lieferschein und eine Reklamations-E-Mail.

So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über alle Dokumente, die einen bestimmten Geschäftsfall betreffen.

Haben Sie vor, zusätzliche Dokumente zu archivieren?

Sprechen Sie mit uns über Ihre Möglichkeiten.

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Dokumente schnell finden

Dokumente im ECM / DMS

schnell suchen und finden –

Vielen ECM / DMS Benutzern schwebt bei diesem Thema ein Bild vor den Augen:

„Eine Suchmaske in der wie bei Google mittels eines Suchbegriffes das passende Dokument im ECM / DMS sofort gefunden wird“.

Grundsätzlich gibt es diese Möglichkeit in den meisten ECM / DMS Anwendungen und wird Volltextsuche genannt.

Das Problem mit der Volltextsuche

Die meisten Benutzer bevorzugen in der Theorie die Volltextsuche.

Die Vorstellung nach dem entsprechenden Dokument so wie auf Google nur in einer Suchmaske zu suchen, mag zwar gefallen, aber ist in der Praxis bei großen Mengen an archivierten Dokumenten kaum realisierbar.

Angenommen Sie haben 100.000 Dokumente archiviert und suchen nach einer bestimmten Rechnung wie folgt:

„Rechnung eks“

LDOX.Web Dokumentensuche
LDOX.Web Dokumentensuche

Das DMS / ECM wird Ihnen nun alle Dokumente anzeigen, in denen die entsprechenden Wörter vorkommen.

Das kann natürlich auch in einem Lieferschein, in einem Vertrag oder auch z.B. in einer Rechnung eines anderen Unternehmens der Fall sein.

Somit erhalten Sie zwar eine umfangreiche Trefferliste, in der Sie das gesuchte Dokument aber auch wieder suchen müssen.

Suche über Indexwerte ist die Lösung

In der Praxis ist die Suche über Indexwerte die Lösung.

Doch was sind Indexwerte?

Indexwerte sind Schlagworte bzw. Stichworte, die in bestimmte Kategorien gegliedert sind. Ein Index kann zum Beispiel die Dokumentenart (Rechnungen, Angebote, Verträge…) oder eine Nummer (Belegnummer) sein.

Mit der Suche aus einer Kombination von verschiedenen Indexwerten (z.B. Indexwerte Kreditor & Rechnungsbetrag) finden Sie das gesuchte Dokument schnell und sicher.

LDOX.Web Dokumentensuche

Welche Indexwerte ein Dokument haben sollte

Natürlich wäre es am besten, eine Vielzahl an Indexwerten zu einem Dokument abzuspeichern, doch in der Praxis scheitert dies – vor allem bei einer manuellen Indexierung (z.B. beim Scannen ohne OCR oder Drag & Drop Archivierung) – am Aufwand.

Indexwerte sind von Dokumentart zu Dokumentart unterschiedlich. So benötigen externe Dokumente meist andere Indexwerte als interne oder Rechnungen andere als Lieferscheine.

Grundsätzlich sollten aber folgende Informationen hinter den Dokumenten als Indexwerte hinterlegt sein:

  • Dokumententyp
  • Dokumentersteller
  • Dokumentempfänger
  • Dokumentendatum
  • Dokumentennummer (z.B. Rechnungsnummer…)

Anreicherung von Indexwerten

Dokumente bzw. deren Indexwerte können auch aus anderen Anwendungen mittels Anreicherung automatisch indexiert werden.

Ein Beispiel dazu:

Sie haben in Ihrem ERP eine Bestellung erfasst und die dazugehörende Rechnung in Papierform erhalten. Beim Einscannen der Rechnung erfassen Sie als einzigen Indexwert die Bestellnummer auf der Rechnung.  Durch eine Anbindung an Ihr ERP-System gleicht das DMS/ECM die Bestellnummer ab und reichert die im ERP vorhandenen Daten an das Dokument an.

So indexieren Sie mit nur einem einzigen Wert Dokumente einfach, schnell und umfangreich. 

Benötigen Sie Unterstützung bei der zusätzlichen Anreicherung von Indexwerten?

Wir helfen Ihnen gerne.

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Erweiterungen Eingangsrechnungsworkflow

3 sinnvolle Erweiterungen für einen

Eingangs-rechnungs Workflow –

Wenn Sie bereits einen Eingangsrechnungsworkflow einsetzen, haben Sie schon einen wichtigen Schritt in der digitalen Dokumentenverarbeitung umgesetzt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche 3 Erweiterungen wir zu einem bestehenden Workflow empfehlen.

Anhangsdokumente zuordnen und anzeigen

Im Eingangsrechnungsworkflow wird meist lediglich die Rechnung als Dokument im Freigabeprozess angezeigt.

Bei Bedarf können weitere Dokumente (Lieferscheine, Angebote…) an den Prozess angehängt werden. Dies kann einerseits manuell während des Prozesses erfolgen, andererseits können aber auch Dokumente automatisch zugeordnet werden. 

  • Manuelle Zuordnung: Mittels Drag & Drop Archivierung können Dokumente direkt im Workflow als Anhangsdokumente zum jeweiligen Freigabeprozess archiviert werden. Ein Beispiel dafür sind Reklamations-E-Mails, die den Grund einer reduzierten Rechnungsbegleichung dokumentieren.
  • Automatische Zuordnung: Werden z.B. Lieferscheine, Bestellungen, Angebote usw. ebenfalls im DMS / ECM erfasst, indexiert und archiviert, können diese über eindeutige Indexwerte (z.B. die Angebotsnummer) dem Workflow zugeordnet werden.

Was ist Ihr Nutzen?

  • Bei einer Prüfung von Rechnungen im Workflow sind somit auch der dazugehörende Lieferschein, die Bestellung oder ein Rahmenvertrag direkt im Freigabeschritt aufrufbar. Sie erhalten so ein vollständiges Bild aller wichtigen Dokumente für die Rechnungsbearbeitung

    Reportingmodul - Overviewmanager

    Speziell Führungskräfte und Geschäftsleitungen fordern in Verbindung mit Freigabeprozessen oft ausführliche Reportings und Übersichten.

    Mit dem LDOX.OverviewManager werden entsprechende Reportings automatisch erstellt und mittels E-Mail direkt an definierte Empfänger versendet.

    Klassische Einsatzgebiete für den LDOX.OverviewManager

    • }Zahlungs- oder Skontofrist läuft bald ab: Es wird ein Reporting der Workflowtasks, bei denen die Zahlungs- oder die Skontofrist bald abläuft, erstellt und an die Buchhaltung zur Kontrolle gesendet.
    • iÜbersicht aller offenen Rechnungen: Es wird ein Reporting aller offenen Rechnungen und der Rechnungssummen übermittelt. So weiß die Buchhaltung für die Liquiditätsplanung, wie hoch die ungeprüften Rechnungsausstände im Unternehmen aktuell sind.
    • Anzahl der zu bearbeitenden Freigaben: Um Freigabe-Flaschenhälse frühzeitig zu erkennen und eingreifen zu können, wird ein Reporting erstellt, welches die offenen Tasks je Aufgabenkorb (z.B. Rechnungsfreigabe Abteilung Werkstatt) auflistet und versendet.

    Was ist Ihr Nutzen?

    • Ausgewählte Informationen und Übersichten werden automatisch zusammengestellt und via E-Mail versendet. So informiert Sie LDOX in definierten Zyklen über den aktuellen Status Ihres Workflows und reduziert den Aufwand von manuellen Kontrollen.

      Kontierung und Übermittlung der Daten an die FiBu

      Die meisten Unternehmen, die mit LDOX einen Eingangsrechnungsworkflow umgesetzt haben, setzen diese Erweiterung bereits ein.

      Mit der LDOX.Kontierung und einer Anbindung an das ERP-System bzw. an die FiBu-Software kontieren Sie Ihre Rechnungen direkt während des Freigabeprozesses. Dabei greift LDOX direkt auf die Daten Ihres ERP-Systems bzw. auf die FiBu-Software zurück.

      Mit der LDOX.Kontierung können auch komplexe Buchungen (Splitbuchungen, Buchungen von einzelnen Rechnungspositionen auf andere Kostenstellen, …) durchgeführt werden.

      Durch die endgültige Freigabe der Rechnung kann LDOX im Anschluss direkt die Buchung in der FiBu-Software auslösen.

      Was ist Ihr Nutzen?

      • Durch die direkte Kontierung während des Freigabeprozesses muss jede Rechnung nur einmal bearbeitet werden. Dank automatischer Datenübernahme und der Bearbeitung in einem einzigen System sparen Sie auch noch zusätzlich Zeit und reduzieren Fehler.

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        Dokumenten Lebenszyklus

        Die 5 Lebensphasen eines Dokuments – 

        Dokumenten-Lebenszyklus – 

        Dokumente leben, zumindest haben sie eine Lebensdauer und auch Lebensphasen.

        Je nach Dokumentart ist eine Aufbewahrungsfrist* von

        • 6 Jahren (bei z. B.: Angeboten, Betriebsprüfungsberichten, Lieferscheinen…)
        • 10 Jahren (bei z. B.: Kassenberichte, Rechnungen, Bilanzen, Geschenknachweise…)
        • 30 Jahren (bei Gerichtsurteilen, Mahnbescheiden, Kreditunterlagen…)

        vom Gesetzgeber vorgegeben (wie am Beispiel von Deutschland oben angeführt).

        * Je nach Land können die Aufbewahrungsfristen für Dokumente unterschiedlich sein.

        Dokumente durchleben in ihrem „Lifecycle“ verschiedene Phasen, die wir uns in diesem Blogbeitrag im Zusammenhang mit einem Dokumentenmanagementsystem näher ansehen werden. Von der Geburt (Generierung) eines Dokuments bis zum Ableben (Löschung) begleiten uns Dokumente länger in einem Unternehmen als so mancher Arbeitskollege.

        Die 5 Lebensphasen eines Dokuments

        Die Generierung / Erzeugung / Erfassung

        Digitale Dokumente können einerseits manuell erzeugt werden (Verträge, manuelle Rechnungen, E-Mails…), andererseits automatisch in einer Anwendung generiert werden (Prüfzeugnisse, automatisch erstellte Rechnungen…). Diese Dokumente werden mit der Voranwendung automatisch im DMS / ECM archiviert.

        Offlinedokumente werden in diesem Arbeitsschritt digitalisiert (gescannt) und im DMS / ECM archiviert. Bei einer Dokumentenarchivierung in einem ECM bzw. DMS erfolgt nach diesem Schritt die Archivierung des Dokuments mit den Indexwerten. Auf Basis des ausgewählten Dokumenttyps wird auch die Lebensdauer des Dokuments bestimmt.

        Bearbeitung / Verarbeitung

        Je nach Dokumentart oder Verwendung des Dokuments kann es zu einer weiteren Bearbeitung kommen. Zum Beispiel Verträge, die abgezeichnet werden müssen oder Bestellungen, die gegengezeichnet werden. Da Dokumente von mehreren Nutzern zum Teil verändert werden, bietet sich eine versionierte Archivierung des Dokuments in einem Dokumentenmanagementsystem an. So können auch die einzelnen Bearbeitungsschritte der Nutzer stets nachvollzogen werden. Durch eine automatisch erstellte Dokumentenhistorie werden Bearbeitungen lückenlos dokumentiert.

        Zugriff

        Das Dokument ist in der Bearbeitung so weit abgeschlossen. Die Zugriffe, die auf das Dokument erfolgen, dienen nicht mehr zur aktiven Arbeit mit dem Dokument, sondern zur Recherche oder zum Beauskunften von Dokument-Informationen. DMS / ECM Benutzer können anhand ihrer Berechtigung Dokumente im DMS / ECM suchen, finden oder mit anderen Usern teilen.

        Aufbewahrung

        Je älter das Dokument, desto weniger wird es meist noch aktiv benötigt. Die darauf enthaltenen Informationen altern und der Nutzen nimmt in der Regel ab. Trotzdem müssen Dokumente zum Beispiel aus rechtlichen Gründen noch aufbewahrt werden. Das DMS / ECM verwahrt in dieser Phase die Dokumente revisionssicher und jederzeit recherchierbar bis zum letzten Schritt.

        Löschung

        In der Offlinewelt würden in dieser Phase die Dokumente, die von Gesetz wegen nicht mehr aufbewahrt werden müssen, geschreddert oder einfach entsorgt. Sind die Dokumente in einem DMS / ECM abgelegt, erfolgt eine Löschung. Je nach Konfiguration in Ihrem DMS wird eine Löschliste mit allen Dokumenten erstellt, deren Lebenszyklus abgelaufen ist. Der Administrator kann diese Liste im Anschluss final zur Löschung freigeben.

        Warum eine Löschung sinnvoll sein kann:

        R

        Je nach Speicherplatz und Performancegründen des DMS / ECM kann ein effektives Datenmanagement administrative Zeit und Kosten sparen

        R

        Ein schlankes DMS / ECM ist übersichtlicher und unbeliebte Altlasten werden kontinuierlich aussortiert.

        Warum eine Löschung nicht sinnvoll sein kann:

        Q

        Dokumente müssen nicht zwangsweise gelöscht werden. Speziell wenn sie noch von Relevanz sind, oder eine evtl. Verwendung (z.B.: alte Handbücher) trotzdem noch eintreten könnte.

        Q

        Bestimmte Dokumente sollte man auch aus Nostalgie-Zwecken aufbewahren ?.

        Die meisten Dokumente begleiten uns so still und heimlich ein ganzes Jahrzehnt. Vielleicht werden Sie beim nächsten Löschvorgang etwas nostalgisch.

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