Erweiterungen Eingangsrechnungsworkflow

3 sinnvolle Erweiterungen für einen

Eingangs-rechnungs Workflow –

Wenn Sie bereits einen Eingangsrechnungsworkflow einsetzen, haben Sie schon einen wichtigen Schritt in der digitalen Dokumentenverarbeitung umgesetzt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche 3 Erweiterungen wir zu einem bestehenden Workflow empfehlen.

Anhangsdokumente zuordnen und anzeigen

Im Eingangsrechnungsworkflow wird meist lediglich die Rechnung als Dokument im Freigabeprozess angezeigt.

Bei Bedarf können weitere Dokumente (Lieferscheine, Angebote…) an den Prozess angehängt werden. Dies kann einerseits manuell während des Prozesses erfolgen, andererseits können aber auch Dokumente automatisch zugeordnet werden. 

  • Manuelle Zuordnung: Mittels Drag & Drop Archivierung können Dokumente direkt im Workflow als Anhangsdokumente zum jeweiligen Freigabeprozess archiviert werden. Ein Beispiel dafür sind Reklamations-E-Mails, die den Grund einer reduzierten Rechnungsbegleichung dokumentieren.
  • Automatische Zuordnung: Werden z.B. Lieferscheine, Bestellungen, Angebote usw. ebenfalls im DMS / ECM erfasst, indexiert und archiviert, können diese über eindeutige Indexwerte (z.B. die Angebotsnummer) dem Workflow zugeordnet werden.

Was ist Ihr Nutzen?

  • Bei einer Prüfung von Rechnungen im Workflow sind somit auch der dazugehörende Lieferschein, die Bestellung oder ein Rahmenvertrag direkt im Freigabeschritt aufrufbar. Sie erhalten so ein vollständiges Bild aller wichtigen Dokumente für die Rechnungsbearbeitung

    Reportingmodul - Overviewmanager

    Speziell Führungskräfte und Geschäftsleitungen fordern in Verbindung mit Freigabeprozessen oft ausführliche Reportings und Übersichten.

    Mit dem LDOX.OverviewManager werden entsprechende Reportings automatisch erstellt und mittels E-Mail direkt an definierte Empfänger versendet.

    Klassische Einsatzgebiete für den LDOX.OverviewManager

    • }Zahlungs- oder Skontofrist läuft bald ab: Es wird ein Reporting der Workflowtasks, bei denen die Zahlungs- oder die Skontofrist bald abläuft, erstellt und an die Buchhaltung zur Kontrolle gesendet.
    • iÜbersicht aller offenen Rechnungen: Es wird ein Reporting aller offenen Rechnungen und der Rechnungssummen übermittelt. So weiß die Buchhaltung für die Liquiditätsplanung, wie hoch die ungeprüften Rechnungsausstände im Unternehmen aktuell sind.
    • Anzahl der zu bearbeitenden Freigaben: Um Freigabe-Flaschenhälse frühzeitig zu erkennen und eingreifen zu können, wird ein Reporting erstellt, welches die offenen Tasks je Aufgabenkorb (z.B. Rechnungsfreigabe Abteilung Werkstatt) auflistet und versendet.

    Was ist Ihr Nutzen?

    • Ausgewählte Informationen und Übersichten werden automatisch zusammengestellt und via E-Mail versendet. So informiert Sie LDOX in definierten Zyklen über den aktuellen Status Ihres Workflows und reduziert den Aufwand von manuellen Kontrollen.

      Kontierung und Übermittlung der Daten an die FiBu

      Die meisten Unternehmen, die mit LDOX einen Eingangsrechnungsworkflow umgesetzt haben, setzen diese Erweiterung bereits ein.

      Mit der LDOX.Kontierung und einer Anbindung an das ERP-System bzw. an die FiBu-Software kontieren Sie Ihre Rechnungen direkt während des Freigabeprozesses. Dabei greift LDOX direkt auf die Daten Ihres ERP-Systems bzw. auf die FiBu-Software zurück.

      Mit der LDOX.Kontierung können auch komplexe Buchungen (Splitbuchungen, Buchungen von einzelnen Rechnungspositionen auf andere Kostenstellen, …) durchgeführt werden.

      Durch die endgültige Freigabe der Rechnung kann LDOX im Anschluss direkt die Buchung in der FiBu-Software auslösen.

      Was ist Ihr Nutzen?

      • Durch die direkte Kontierung während des Freigabeprozesses muss jede Rechnung nur einmal bearbeitet werden. Dank automatischer Datenübernahme und der Bearbeitung in einem einzigen System sparen Sie auch noch zusätzlich Zeit und reduzieren Fehler.

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        WebClient für das Comarch ECM iS und LDOX

        WebClient 

        für Comarch ECM iS und LDOX – 

        Die Zeiten verändern sich, Softwareanforderungen tun das auch. Das Arbeiten in Unternehmen wird zunehmend dezentraler. Die Nutzung von Programmen erfolgt immer weniger über klassisch installierte Lösungen, sondern immer mehr über sogenannte WebClients. Mit unserem LDOX.WebClient nutzen Sie Ihr Comarch ECM iS „InfoStore“ zukünftig auch über den Browser.

        Was versteht man generell unter einem WebClient?

        Mittels eines WebClients kann über einen gängigen Browser (z. B.: Google Chrome) auf eine Anwendung zugegriffen werden. Somit ist keine Installation der Anwendung auf der Device erforderlich. Ist ein WebClient responsive programmiert, kann eine nutzerfreundliche Anzeige über Smartphone, Tablet, Laptop oder Desktop-PC sichergestellt werden. Somit können Sie über sämtliche Endgeräte die Anwendung ohne eine Installation nutzen.

        WebClient für das Comarch ECM iS „InfoStore“

        Auch die Anforderungen an unsere Software veränderte sich in den letzten Jahren. Zunehmend kam immer mehr die Anforderung, Dokumente aus dem Comarch ECM iS „InfoStore“ bzw. mit LDOX in einem Webclient suchen, finden und verarbeiten zu können. Aus diesem Grund wurde von uns der LDOX.WebClient entwickelt.

        LDOX.Web Dokumentensuche

        Der LDOX.WebClient ist für die Anzeige von Dokumenten aus dem Comarch ECM iS „InfoStore“ DMS ausgelegt und ist eine Lizenzerweiterung des LDOX.Clients.

        Alle bestehenden Strukturen (Berechtigungen, Dokumententypen, Indexwerte…) des DMS müssen nicht zusätzlich konfiguriert werden, sondern werden 1:1 übernommen.  

        Der Einstieg in den LDOX.WebClient erfolgt über eine URL, mit welcher sich Benutzer mit deren LDOX Benutzernamen und Passwort anmelden und einsteigen können. Dokumente können über die Suchfunktion, gleich wie über das COMARCH ECM iS bzw. über LDOX gesucht, gefunden und verarbeitet werden. Mit dem integrierten Viewer werden die Dokumente in den verschiedensten Formaten (PDF, docx, Tiff, Spoolfiles…) aufgerufen und angezeigt.

        Anwendungsbereiche & Vorteile

        Wie wird der LDOX.WebClient eingesetzt und was sind die Vorteile?

        LDOX.Web Smartphone
        i

        Suchen, Finden, Bearbeiten & Verarbeiten

        von Dokumenten unterwegs über das Smartphone, Tablet oder Laptop möglich

        Keine Installation

        für die Benutzer notwendig

        Zugriff über gängige Webbrowser

        (z. B.: Chrome)

        Viele Benutzer benötigen die Dokumente aus dem DMS nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch im Homeoffice oder bei Außendienst-Terminen. Mit dem LDOX.WebClient wird der Zugriff einfach möglich.

        Einrichtung

        Um den LDOX.WebClient für das Comarch ECM iS „InfoStore“ einzuführen, ist einzig das Aufsetzen eines Webservers notwendig, über den auf das Comarch ECM iS „InfoStore“ mit dem WebClient zugegriffen werden kann.

        Die Benutzer können anschließend über eine zu definierende URL mit dem Benutzernamen und dem Passwort auf das DMS zugreifen und alle Funktionen nutzen.

        Lizenzierung

        Die Lizenzierung erfolgt auf Basis der benötigten Benutzerlizenzen und kann als „Concurrent User Lizenzen“ oder „Named User Lizenzen“ ausgestellt werden.

        Sind bereits LDOX Lizenzen vorhanden, muss lediglich ein Upgrade für die LDOX.WebClient Erweiterung erworben werden.

        Ist noch keine LDOX Lizenz vorhanden, erfolgt die Lizenzierung in einem Lizenzpaket, bestehend aus:

        LDOX Lizenzpaket – Preis abhängig von der User Anzahl

        • Client (LDOX Desktop Client)
        • WebClient
        • Route (Erweiterung zur Nutzung von Workflows über den LDOX.Client – Installation auf dem Desktop)
        • Route Web (Erweiterung zur Nutzung von Workflows über den WebClient)
        • Akte (Erweiterung zur Anzeige digitaler Akten)

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        Projektplan Workflow

        LDOX.Workflow

        Projektplan Eingangs-rechnungs-workflow

        Sie möchten einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen? Nichts leichter als das – sagen viele Softwarelösungen. Das stimmt auch. Möchte man aber möglichst viele Arbeitsschritte digitalisieren und automatisieren, braucht es doch trotzdem drei Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung:

        Schnittstellen zu anderen Datenquellen (FiBu, ERP…), einen Projektplan und Anpassung auf die individuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen.

        Ein Eingangsrechnungsworkflow lässt sich mit verschiedenen Softwarelösungen realisieren – oftmals zum Teil auch ohne Programmierung über grafische Process Designer, in welchem Workflows erstellt werden können. Die Anforderung an einen wirklichen Eingangsrechnungsworkflow geht in der Praxis doch etwas weiter als ein Dokumentenablaufplan, in dem Dokumente von A nach B weitergeleitet werden sollen.

        Der Workflow soll Daten mit anderen Systemen abgleichen (z.B.: Bestelldaten), jeder Arbeitsschritt soll auswertbar sein (wo liegen welche Rechnungen zur Freigabe), alles soll dokumentiert werden, wenn möglich sollen auch bereits Buchungssätze für Rechnungen wärend des Workflows hinterlegt werden können…

        Da stoßen „Self-Service-Workflowlösungen“ oft an ihre Grenzen.

        Mit unseren LDOX Workflowlösungen haben Sie die Möglichkeit, vielseitig integrierbare Workflowprozesse in Ihrem Unternehmen einzuführen.

        Die Basis für so ein vielschichtiges Eingangsworkflowprojekt ist die Ausarbeitung eines Projektplans mit unserem Kunden.

        Anhand des folgenden Projektplans erfahren Sie Schritt für Schritt, wie wir einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen.

        Projekt Eingangsrechnungsworkflow

        Ausgangslage

        Es soll ein umfangreicher Freigabeworkflow von Eingangsrechnungen mit automatischer Datenextraktion, das heisst automatisches Auslesen und Indexieren von Rechnungen mittels OCR Software (Optical Character Recognition – Texterkennung) eingeführt werden.

        In einem mehrstufigen, betragsabhängigen Freigabeprozess sollen Buchungsmöglichkeiten geschaffen und die Anbindung an die FiBu und das ERP zum Datenaustausch realisiert werden.

        Ca. 1 Woche nach Bestellung

        Los geht’s – Workflow Eröffnungsworkshop

        Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.  Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.

         

        Inhalte:

        • IST Zustandsanalyse – Lernen aus dem Offlineprozess
        • SOLL Zustand Definition – Umbauen und verbessern in einen Digitalen Prozess
        • Definition der Workflowuser und Rollen
          • Benötigte Rollen
          • Benötigte Benutzer
          • Benötigte Berechtigungen
        • Zusammenstellen der Workflowabläufe
        • Festlegen der zu erfassenden Daten (Indexfelder) während des Workflows und der Datenextraktion
        • Definition Integrationen in Drittsysteme
          • Welche Anbindungen sind notwendig
          • Austausch benötigter Daten (Bestelldatenabgleiche)

        Ca. 3 Wochen nach Bestellung

        Nacharbeitung des Workshops und Vorbereitungen für die Umsetzung

         

        • Konzepterstellung

        Ca. 4 Wochen nach Bestellung

        Bereitstellung der technischen Infrastruktur

        • Bereitstellung in Absprache mit dem Kunden
        • Server werden eingerichtet
        • E-Mailadressen und Importprofile angelegt und für den Workflow erstellt

        Abstimmung zwischen den technischen Beteiligten (eks Projektleiter, DMS Verantwortlicher, evtl. FiBu oder ERP Dienstleister)

         

        • Die Anwendungsverantwortlichen tauschen sich zu den Datenübermittlungen zwischen den einzelnen Systemen aus
        • Festsetzung welche Anwendung wann und wie welche Informationen zur Verfügung stellt

        Ca. 5 Wochen nach Bestellung

        Installation der Workflow Anwendungen (LDOX.Client, LDOX.Route, …)

         

        • Via Remote Zugriff auf den Server

        Ca. 6 Wochen nach Bestellung

        Erstellung des Prototypworkflows auf Basis des Workshopkonzepts

         

        • Import
        • Datenextraktion
        • Workflow

        Ca. 7 Wochen nach Bestellung

        Testing des Prototyps Workflow durch die Keyuser

         

        • Prüfung
        • Feedbacksammlung
        • Freigabe

        Ca. 8 Wochen nach Bestellung

        Fertigstellung Workflow

        • Einarbeitung des Feedbacks der Keyuser
        • Finalisierung des Workflows
        • Anbindung an Drittsysteme und Datenübermittlung

        Ca. 9 Wochen nach Bestellung

        Finale Workflow Prüfung und Freigabe durch die Keyuser

        Ca. 10 Wochen nach Bestellung

        Testing finaler Workflow durch Testgruppe

         

        • Wird parallel zum „aktuellen offline Workflow“ durchgeführt
        • Vorbereitung der selbstlernenden OCR Software Funktionen
        • Systemtraining für die KI (Künstliche Intelligenz) der OCR Software
        • Sammlung von Feedback zu evtl. Unklarheiten und Überarbeitungsvorschlägen durch die Testgruppe

        Ca. 12 Wochen nach Bestellung

        Einarbeitung der Feedbackschleife der Testgruppe in den Workflow

        Ca. 13 Wochen nach Bestellung

        Abschlusstest durch die Keyuser

         

        • Freigabe finaler Workflow

        Ca. 14 Wochen nach Bestellung

        Schulung der Mitarbeiter

        Ca. 15 Wochen nach Bestellung

        Go Life des Workflows

         

        • Im Vorfeld definiertes Datum

        Schnell wünscht sich jeder – sicher und stabil ist das Ziel

        Die Einführung eines vielseitigen Eingangsrechnungsworkflows dauert seine Zeit. Einerseits kommen in einem Unternehmen fast alle Abteilungen mit diesem in Berührung was einer bestimmten Abstimmung und Schulung bedarf. Andererseits sollte so viel wie möglich automatisiert übertragen und abgefragt werden, was die Anbindungen von anderen Lösungen notwendig macht.

        Der wichtigste Faktor bei einer erfolgreichen Einführung ist nicht der Faktor Zeit, sondern die Funktionalität. Nur wenn Workflows funktionieren, leicht für den User zu bedienen und möglichst viel automatisch überprüfen und übertragen, führen sie in der Praxis zu den gewünschten Effekten wie Zeitersparnis, höherer Datenqualität und digitaler Zusammenarbeit.

        Fragen Sie uns nach Ihrer kostenlosen Beratung für die Einführung eines Eingangsrechnungsworkflows.

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        Revisionssicher Archivieren

        LDOX.Digitale Dokumente

        Revisionssicheres papierloses Archivieren

        Mittels eines einfachen DMS / ECM Systems können Dokumente revisionssicher archiviert werden. Doch was versteht man genau unter dem Begriff revisionssicheres Archivieren? Kurz zusammengefasst: eine Aufbewahrung von Papierdokumenten ist nicht mehr notwendig.

        Warum Sie Ihre Papierdokumente abschaffen sollten:

        Papierdokumente brauchen nicht nur Platz, sondern sind natürlich in der Verwaltung wesentlich aufwendiger als ein PDF File auf dem Computer. Suche ich nach dem PDF, finde ich es sofort. Suche ich nach dem Papierbeleg, braucht es etwas Zeit, um den richtigen Ordner, den richtigen Reiter und dann das richtige Dokument zu finden. Durch ein DMS / ECM System haben Sie die Möglichkeit, noch schneller und strukturierter Dokumente abzulegen und auffindbar zu machen. Das wichtigste bei der Abschaffung der Papierdokumente ist aber nicht nur ein DMS / ECM zu nutzen, sondern dieses auch revisionssicher zu gestalten.

        Was bedeutet Revisionssicherheit beim papierlosen Archivieren genau?

        Dokumente gelten als „revisionssicher“, wenn sie vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Ist Ihr digitales Archiv / DMS / ECM System revisionssicher, können Sie die Papierbelege vernichten – die digital gespeicherten Belege reichen für die Auskunft bei Prüfungen aus. Welche Anforderungen Ihr Archiv z.B. in Deutschland konkret erfüllen muss, regeln die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ kurz „GoBD„. Österreich lehnt sich in weiten Teilen an diese Regelung an. In der Schweiz gibt es mit der GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) ebenfalls eine ähnliche Regelung, die auch wie die GoBD grundsätzlich auf die folgenden Punkte setzt:

        Vollständigkeit

        Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Belege und Dokumente sämtliche Daten enthalten, die für die entsprechende Belegart relevant sind.

        Fälschungssicherheit

        Unternehmen müssen ihre Belege digital so erstellen und abspeichern, dass diese nicht mehr verändert werden können. Sobald Belege an Externe offiziell herausgegeben werden, dürfen diese nicht weiter verändert werden.

        Wahrheitsmäßigkeit

        Externe Dokumente und Belege dürfen bei der Erfassung nicht verändert werden.

        Nachvollziehbarkeit

        Speziell dieser Punkt ist für das papierlose Archivieren wichtig.

        Eine Pflicht zur Aufzeichnung von einzelnen Sachverhalten sorgt für die Nachvollziehbarkeit der entsprechenden Dokumente. Daher müssen Unternehmen genau dokumentieren, wie sie die Vorgaben der GoBD bei der Digitalisierung umgesetzt haben. Die Dokumentation muss so abgefasst werden, dass ein außenstehender Dritter sie ohne großen Zeitaufwand gut nachvollziehen kann. Auch die Dokumentation muss über mehrere Jahre hinweg archiviert werden.

        Verfahrensdokumentation bzw. Nachweis

        Ein revisionssicheres digitales Archiv / DMS / ECM gilt erst dann revisionssicher, wenn dies über eine detaillierte rechtskonforme Verfahrensdokumentation festgehalten wird.

        Welche Belege können revisionssicher und papierlos archiviert werden?

        Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Der Beleg stellt einen Beweis dafür, dass eine bestimmte Buchung in Form einer Einnahme oder einer Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat und buchhalterisch erfasst wurde. Der Inhalt des Belegs gibt dabei Auskunft über den Anlass des Buchungsvorgangs. Als Beleg für Zahlungen gelten zum Beispiel die folgenden Unterlagen:

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        Rechnungen

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        Personaldokumente

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        Quittungen

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        Kassenbelege

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        Geschäftliche Briefe

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        Verträge

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        Lieferscheine

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        Angebote

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        Auftragsbestätigungen

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