Revisionssicher Archivieren

LDOX.Digitale Dokumente

Revisionssicheres papierloses Archivieren

Mittels eines einfachen DMS / ECM Systems können Dokumente revisionssicher archiviert werden. Doch was versteht man genau unter dem Begriff revisionssicheres Archivieren? Kurz zusammengefasst: eine Aufbewahrung von Papierdokumenten ist nicht mehr notwendig.

Warum Sie Ihre Papierdokumente abschaffen sollten:

Papierdokumente brauchen nicht nur Platz, sondern sind natürlich in der Verwaltung wesentlich aufwendiger als ein PDF File auf dem Computer. Suche ich nach dem PDF, finde ich es sofort. Suche ich nach dem Papierbeleg, braucht es etwas Zeit, um den richtigen Ordner, den richtigen Reiter und dann das richtige Dokument zu finden. Durch ein DMS / ECM System haben Sie die Möglichkeit, noch schneller und strukturierter Dokumente abzulegen und auffindbar zu machen. Das wichtigste bei der Abschaffung der Papierdokumente ist aber nicht nur ein DMS / ECM zu nutzen, sondern dieses auch revisionssicher zu gestalten.

Was bedeutet Revisionssicherheit beim papierlosen Archivieren genau?

Dokumente gelten als „revisionssicher“, wenn sie vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Ist Ihr digitales Archiv / DMS / ECM System revisionssicher, können Sie die Papierbelege vernichten – die digital gespeicherten Belege reichen für die Auskunft bei Prüfungen aus. Welche Anforderungen Ihr Archiv z.B. in Deutschland konkret erfüllen muss, regeln die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ kurz „GoBD„. Österreich lehnt sich in weiten Teilen an diese Regelung an. In der Schweiz gibt es mit der GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) ebenfalls eine ähnliche Regelung, die auch wie die GoBD grundsätzlich auf die folgenden Punkte setzt:

Vollständigkeit

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Belege und Dokumente sämtliche Daten enthalten, die für die entsprechende Belegart relevant sind.

Fälschungssicherheit

Unternehmen müssen ihre Belege digital so erstellen und abspeichern, dass diese nicht mehr verändert werden können. Sobald Belege an Externe offiziell herausgegeben werden, dürfen diese nicht weiter verändert werden.

Wahrheitsmäßigkeit

Externe Dokumente und Belege dürfen bei der Erfassung nicht verändert werden.

Nachvollziehbarkeit

Speziell dieser Punkt ist für das papierlose Archivieren wichtig.

Eine Pflicht zur Aufzeichnung von einzelnen Sachverhalten sorgt für die Nachvollziehbarkeit der entsprechenden Dokumente. Daher müssen Unternehmen genau dokumentieren, wie sie die Vorgaben der GoBD bei der Digitalisierung umgesetzt haben. Die Dokumentation muss so abgefasst werden, dass ein außenstehender Dritter sie ohne großen Zeitaufwand gut nachvollziehen kann. Auch die Dokumentation muss über mehrere Jahre hinweg archiviert werden.

Verfahrensdokumentation bzw. Nachweis

Ein revisionssicheres digitales Archiv / DMS / ECM gilt erst dann revisionssicher, wenn dies über eine detaillierte rechtskonforme Verfahrensdokumentation festgehalten wird.

Welche Belege können revisionssicher und papierlos archiviert werden?

Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Der Beleg stellt einen Beweis dafür, dass eine bestimmte Buchung in Form einer Einnahme oder einer Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat und buchhalterisch erfasst wurde. Der Inhalt des Belegs gibt dabei Auskunft über den Anlass des Buchungsvorgangs. Als Beleg für Zahlungen gelten zum Beispiel die folgenden Unterlagen:

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Rechnungen

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Personaldokumente

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Quittungen

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Kassenbelege

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Geschäftliche Briefe

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Verträge

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Lieferscheine

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Angebote

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Auftragsbestätigungen

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E-Mail Archivierung

LDOX.Mail 

Archivieren Sie schon E-Mails? 

Nein, dann sollten Sie sich diesen Blogartikel unbedingt durchlesen.

Ja, Sie sollten sich diesen Blogartikel bezüglich der „E-Mails – die nicht archiviert werden dürfen“ durchlesen.

Braucht es eine Archivierung von E-Mails?

Ja – Eine E-Mail Archivierung ist für Unternehmen, egal in welcher Größe zwingend notwendig. Ein explizites Gesetz für die E-Mail Archivierung gibt es nicht. Viele wundert dieses Paradoxon der verpflichtenden E-Mail Archivierung ohne dazugehörendes Gesetz, doch die Verpflichtung „E-Mails zu archivieren“, ergibt sich viel mehr aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und weiteren gesetzlichen Vorgaben.

Jedes Unternehmen, vom kleinsten Einzelunternehmen bis zur großen Aktiengesellschaft hat die Pflicht, alle Unterlagen, die für Besteuerung relevant sind, für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufzubewahren.

Wie stellt sich die E-Mail Archivierungspflicht in der Praxis dar?

Diese Frage lässt sich wie folgt beantworten: Alle E-Mails, die zur Besteuerung relevant sind, oder sogenannte Geschäfts- bzw. Handelsbriefe sind müssen laut GoBD ordnungsgemäß, vollständig, zum frühestmöglichen Zeitpunkt, mit Original übereinstimmend und unveränderbar, mit Berechtigung einsehbar, wiederauffindbar und reproduzierbar, für den gesamten Aufbewahrungszeitraum, über eine Protokollierung nachvollziehbar und bei Veränderung nachvollziehbar archiviert werden.

Dies bedeutet, dass bei E-Mails mit Inhalten wie Rechnungen, Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Inventarlisten, Jahresabschlüssen… eine entsprechende technische Archivierung der E-Mail sichergestellt werden muss.

Aufgrund der schieren Masse an E-Mails, die in Unternehmen täglich versendet und empfangen werden, ist es schwierig, eine pauschale Differenzierung festzulegen, welche E-Mails für den Gesetzgeber steuerlich oder rechtlich relevant sind.

Oftmals werden deshalb einfach alle Ausgangs- und Eingangs-E-Mails eins Unternehmens mittels einer Journal Archivierung abgelegt.

Welche E-Mails müssen nicht archiviert werden?

E-Mails wie E-Mail Newsletter, Spam-Mails oder geschäftlich nicht relevante E-Mails müssen nicht archiviert werden.

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