ECM Strategie

ECM Strategie

Die wichtigen Fragestellungen für eine zielführende ECM Strategie

Mit einer ECM Strategie haben Sie einen klaren Plan, wie mit Content und Informationen im Unternehmen umgegangen werden soll.

Enterprise Content Management

ECM Strategie

Immer öfter werden wir gefragt, was eine ECM-Strategie ist und für was unsere Kunden diese im Unternehmen einsetzen können.

Was ist ein ECM-Strategie?

Die Abkürzung ECM steht bekanntermaßen für Enterprise-Content-Management. Ein Enterprise-Content-Management soll Strategien, Methoden und Werkzeuge umfassen, die zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content (wie z.B. Dokumenten) zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen führen.

Eine ECM-Software soll somit Informationen und Inhalte aus den verschiedensten Bereichen eines Unternehmens zusammenführen und als Informationsdrehscheibe fungieren.

Bei einer ECM-Strategie geht es somit darum, Informationen zentral zu sammeln, diese um weitere Informationen aus anderen Quellen zu ergänzen, internen und externen Anwendern nutzungsbasiert zugänglich zu machen oder anderen Anwendungen bereit zu stellen.

Eckpunkte einer ECM-Strategie

Zentrale Ablage

Ablage von Content an einem zentralen Ort

Zusammentragen

Sammeln und Verknüpfen von Content mit Daten und Informationen aus verschiedensten Informationsquellen

f

Verarbeitung

Interpretieren und Verarbeiten von Informationen

ECM Portal

Bereitstellen von Content und Informationen über das ECM-Portal für Anwender und Anwendungen

Workflows

Schaffung von digitalen Arbeitsabläufen

Das ECM-System als Basis der Strategie

Grundlage einer jeden ECM-Strategie ist das ECM-System, über welches Content und Informationen anwendungsübergreifend gesammelt und verbunden werden sollen. Das ECM System ist somit das Sammelbecken, die Middleware und das Informationsportal für den Anwender bzw. andere Programme.

Zur Planung sowie Umsetzung einer ECM-Strategie sollten Sie die folgenden Fragen im Vorfeld beantworten, damit Sie die technischen Voraussetzungen in Ihrem ECM-System erfüllen können.

Wichtige Fragestellungen

Für diese Fragen zur ECM Strategie sollten Sie eine Antwort ausarbeiten.

Übersicht Content

Welche Contents gibt es im Unternehmen und aus welchen anderen Systemen stammen diese (z.B. Rechnungen aus der FiBu-Anwendung)?

Digitalisierung von Content

Gibt es Content, der aktuell noch nicht digital vorhanden ist und wie können wir diesen Inhalt digitalisieren?

Verknüpfung von Content

Gibt es in einer anderen Anwendung Informationen, die mit diesem Content verknüpft werden sollten (z.B. Verknüpfung einer Rechnung mit einer Wareneingangsbuchung aus dem ERP)?

Zugriffsberechtigung

Welche internen Nutzer dürfen auf welchen Content in welchem Ausmaß zugreifen?

Externe Portale

Welchen externen Nutzern soll der Content in welchem Ausmaß zur Verfügung stehen (z.B. Rechnungsportal für Kunden)?

Digitale Informationsflüsse

Welche digitalen Informationsflüsse möchten wir über ein System abbilden (z.B. Workflows)?

Sind diese Fragen beantwortet, können Sie sich mit Ihrem ECM-Spezialisten an die Planung für die Umsetzung wagen.

Auf was Sie achten sollten

Nicht alle Maßnahmen sind immer zweckmäßig. Wichtig ist es, dass genau erhoben wird, welcher Content und welche Informationen wirklich für Ihre ECM-Strategie notwendig sind. So muss es nicht sinnvoll sein, für ein Dokument, dass einmal im Jahr erzeugt wird, einen automatischen Prozess samt Indexierungen zu konfigurieren.

Aufwand und Nutzen sollten in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen.

Vorteile einer ECM Strategie

  • ZUnternehmen mit einer definierten ECM-Strategie verfolgen einen klaren Plan, wie mit Content und Informationen im Unternehmen umgegangen werden soll.
  • ZDurch die zentrale Sammlung von Content und Informationen wird eine Informations- und Datendrehscheibe geschaffen.
  • ZDurch die einfache Verwaltungsstruktur eines ECM-Systems kann genau gesteuert werden, wer wo wie und auf was Zugriff hat.

Checklist DMS / ECM Wechsel

Ablöse Dokumentenmanagementsystem –

Checklist DMS / ECM Wechsel

Wenn Unternehmen das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bzw. ECM wechseln möchten, dann gibt es so einiges zu beachten. War das bisherige DMS / ECM tief integriert beziehungsweise breit eingesetzt, dann umso mehr. Mit unserer Checklist haben wir Ihnen wichtige Punkte zusammengestellt, die vor einem ECM-Wechsel zu berücksichtigen sind.

Status Quo feststellen

Was wird aktuell archiviert und woher kommen die Dokumente?

Die Frage, was aktuell alles im DMS / ECM archiviert wird lässt sich einfach beantworten. Dazu lohnt sich eine einfache Analyse, welche Dokumentarten im Archiv vorhanden sind.

Woher die ganzen Dokumente und Informationen stammen, ist schon schwieriger zu beantworten. Vor allem bei der automatischen Archivierung von Dokumenten sind diese Strukturen oft jahrelang gewachsen und teilweise auch in Vergessenheit geraten. Erstellen Sie deshalb eine Liste der aktuell archivierten Dokumentarten. Diese Aufstellung sollte auch enthalten, wie und aus welcher Anwendung diese Arten automatisch bzw. von wem sie manuell archiviert werden.

Haben Sie die Liste zusammengestellt, so wissen Sie, an welche Systeme das neue DMS / ECM angebunden sein muss und welche Archivierungs-Funktionen es beherrschen muss, um mit den gegebenen Voraussetzungen arbeiten zu können.

Bestehende Dokumente mitnehmen?

Bei jedem DMS / ECM Wechsel braucht es auch eine Entscheidung, was mit den bestehenden Dokumenten geschehen soll. Grundsätzlich gibt es 3 Möglichkeiten:

In das neue System migrieren / übernehmen

Diese Option bietet sich an, wenn Sie noch oft auf die alten Dokumente zugreifen müssen oder den Verwaltungs- bzw. administrativen Aufwand klein halten möchten.

Im alten System belassen

Ist eine Migration ins neue System zu aufwendig oder zu teuer, kann es auch Sinn machen, die Dokumente im alten System einfach zu belassen (bis z.B. zur Ende der Aufbewahrungspflicht). Ist das letzte Dokument dann außerhalb der Frist, kann das „alte“ DMS einfach abgestellt werden.

Aus dem alten System migrieren und an einer anderen Stelle ablegen

Möchten Sie das alte System ausser Betrieb, die Dokumente aber nicht in ein neues System mitnehmen, so ist es technisch ohne Weiteres auch möglich, die Dokumente auf einem anderen Speicherplatz außerhalb des DMS / ECM abzulegen. Beachten Sie jedoch, dass dabei der Charakter der „revisionssicheren“ Archivierung verloren gehen kann und sich die Suche nach Dokumenten sehr schwierig gestalten wird.

Softwareauswahl

Welche Funktionen benötigen wir?

Die Basis-Funktionen verschiedener DMS / ECM Systeme sind überwiegend dieselben: Dokumente und Informationen revisionssicher zu archivieren und wieder auffind- und nutzbar zu machen. In der Regel sind die meisten DMS / ECM Lösungen am Markt vom Funktionsumfang und den Möglichkeiten ebenbürtig. Meist kommt es dann auf die Feinheiten an. Gibt es die Möglichkeit einer Volltextsuche, sind Dokumente versionierbar, können weitere Funktionen hinzugekauft werden oder ist bereits alles in der Basislizenz enthalten?

Erstellen Sie am besten mit den aktuellen DMS / ECM Anwendern eine Anforderungsliste, welche Funktionen Sie benötigen. Diese Anforderungen können Sie auch zusammen mit einer Auflistung der aktuellen Anbindungen und Anbindungs-Anforderungen an jeden DMS / ECM Anbieter senden und diesen eine Aussage abgeben lassen, ob die Funktionen vorhanden und die Anbindungen möglich sind.

Welches neue System passt zu uns?

Einige DMS / ECM-Anbieter werben damit, die „Standardlösung“ für ein bestimmtes ERP System zu sein oder welche einzigartigen Innovationen im DMS / ECM integriert sind. Auch grafische Highlights wirken in der Wahrnehmung zwar immer modern, sind dann aber meist im praktischen Einsatz für effizientes Arbeiten eher hinderlich. Lassen Sie sich nicht von zu viel Marketing beeinflussen.

Wie bereits erwähnt, sind die meisten DMS / ECM Systeme in der Basis ebenbürtig.

Viel wichtiger bei einer Softwareauswahl ist aktuell der folgende Punkt:  

Hat mein Implementierungspartner bzw. der Softwarehersteller ausreichend Wissen und zeitliche Ressourcen, um das Einführungsprojekt in angemessener Zeit und zu unserer Zufriedenheit durchzuführen?

 

Niemanden ist geholfen, wenn Sie zwar das System mit den meisten Funktionen und dem modernsten Auftreten ausgewählt haben, sich aber der Implementierungsprozess über 3 Jahre zieht und das doppelte an Ressourcen benötigt.

 

Mehr zum Thema Softwareauswahl erfahren Sie im Blogartikel  Checklist zur Softwareauswahl:

Wie soll das System zukünftig eingesetzt werden?

Die Basis eines jeden DMS / ECM ist es, Daten & Dokumente aus den verschiedensten Quellen zu sammeln und abrufbar zu machen.

Anbindungen an andere Softwareanwendungen

Auch bei den Anbindungen an andere Systeme suchen Kunden oft nach der typischen „Standardlösung“. Standardlösungen bzw. Standardanbindungen gibt es aber nur vereinzelt. Vielmehr handelt es sich bei jeder Anbindung um eine individuelle Konfiguration. Eine standardisierte Anbindung würde bedeuten, dass alle Informationen in allen Anwendungen im Unternehmen auf dem Software Standard aufsetzen würden. In der Regel wird aber bei jeder Software das eine oder andere individuell konfiguriert. Deshalb müssen auch Anbindungen an das DMS / ECM System konfiguriert werden.

Sie sollten deshalb bei der Auswahl eines ECM auf leicht konfigurierbare Schnittstellen achten.

 

Wie mit dem DMS / ECM arbeiten?

Wie Informationen – sei es von Benutzern oder anderen Anwendungen – abgerufen werden können, entscheidet über die Akzeptanz und das Ausmaß des Einsatzes des DMS / ECM im Unternehmen.

Die Benutzer sollten, wenn möglich schnell und einfach zugreifen können, eigene Vorlagen für Suchen und für die Verwaltung erstellen können.

Wichtig ist: Effizienz schlägt graphisches Design.

Eine Business Anwendung sollte zwar schön und modern sein, muss aber nicht. Wenn das Design Arbeitsprozesse verlangsamt, dann kostet dies Zeit, somit Geld und mittelfristig auch die Akzeptanz der Benutzer. Achten Sie deshalb darauf, dass Benutzer den Aufgaben im ECM schnell nachgehen können. Eine selbsterklärende Oberfläche sollte zudem vorhanden sein. Je intuitiver die Bedienung desto besser.

Suchmasken oder Dokumentenanzeigen von DMS / ECM-Systemen sollen bzw. werden auch oft in anderen Anwendungen integriert. Ein Beispiel dafür ist die Integration in einem ERP System: Ich rufe im ERP-System einen Kunden auf und lasse mir mittels eines Mausklicks alle Angebote, Rechnungen, Lieferscheine… aus dem DMS / ECM anzeigen, ohne das ECM aktiv öffnen zu müssen. Solche Integrationen sind natürlich für den Benutzer sehr praktisch, weshalb auch die Integrationsmöglichkeiten eine wichtige Rolle spielen.

Auch die Frage, ob das ECM über ein Smartphone oder ein Tablet abgerufen werden kann, ist wichtig. Die meisten ECM-Systeme bieten mittels eines Web-Clients die Möglichkeit, jederzeit und egal über welche Device auf die Informationen im ECM zuzugreifen.

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Purchase to pay

LDOX – Living Documents –

Purchase to pay

Die Einführung von Purchase-to-Pay Prozessen werden immer beliebter.

Auch über Ihr LDOX DMS / ECM können Sie Purchase-to-Pay Prozesse abbilden.

Was ist Purchase-to-Pay

Unter dem Purchase-to-Pay Prozess versteht man den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Begleichung der zugehörenden Rechnung.

Einerseits geht es im Prozess darum, Daten möglichst digital zu verarbeiten sowie Anforderungs- und Freigabeworkflows abzubilden. Andererseits sollen die anfallenden Dokumente und Abläufe zum Prozess revisionssicher und nachvollziehbar abgelegt und verbunden werden.

LDOX bietet dabei den Vorteil, neben EDI Nachrichten auch klassische Papier- oder digitale Dokumente automatisiert verarbeiten zu können.

 

Auf dieser Abbildung finden Sie einen typischen Beschaffungs- bzw. Bezahlungsprozess in einem Unternehmen.

Für welche Unternehmen eignet sich Purchase-to-Pay? 

Ein Purchase-to-Pay eignet sich vor allem für Unternehmen, bei denen viele Personen bzw. Abteilungen bei der Beschaffung und der Rechnungsfreigabe involviert sind, eine hohe Menge an Beschaffungen vorgenommen wird und in denen eine Vielzahl an Rechnungen empfangen und verarbeitet werden müssen.

Die Vorteile eines digitalisierten Purchase-to-Pay Prozesses liegen klar auf der Hand:

  • Verkürzung von Durchlaufzeiten durch digitale Prozesse und Anbindungen weiterer Softwarelösungen
  • Aktuelle Daten durch Informationsaustausch zwischen den Systemen und dadurch einsehbar für die betroffenen Mitarbeiter
  • Keine Medienbrüche für den Benutzer (LDOX) durch den Einsatz eines Systems für alle Workflowprozesse
  • Dokumentation von Freigabeprozessen
  • Archivierung aller prozessrelevanten Dokumente und Informationen

Arbeitsschritte beim Purchase-to-Pay Prozess

Bedarfsanforderungen

Alles beginnt mit einem Bedarf. Über einen Anforderungsworkflow beantragen Sie bei Ihrer Führungskraft oder direkt beim Einkauf die Beschaffung eines bestimmten Gutes.

Dieser Workflow erfolgt über Ihre LDOX Anwendung.

Prüfung & Freigabe

Der Einkauf fordert Angebote an, erstellt die Bestellung in Ihrem ERP System und sendet sie an den Lieferanten.

Dabei können bei Bedarf alle Dokumente (Angebote, Bestellungen) direkt zum Prozess archiviert werden.

Bestellung

Der Lieferant sendet die Auftragsbestätigung zu. Diese kann ebenfalls direkt zum Prozess archiviert werden. Ebenso können Daten wie das voraussichtliche Lieferdatum oder andere Informationen erfasst werden.

Wenn gewünscht, können Berechtigte (wie z.B. der Bedarfsersteller) auf diese Informationen in LDOX Einsicht nehmen oder über die erfolgte Bestellung benachrichtigt werden.

Mittels OCR-Technologie können Dokumente unabhängig vom Format (Papier oder digital) verarbeitet werden.

Lieferung

Die Ware wird geliefert und der Wareneingang verbucht. Im gleichen Zug kann der Lieferschein in LDOX archiviert werden.

Auch hier können die Dokumente mittels OCR-Technologie eingescannt, erfasst und verarbeitet werden.

Rechnung

Die eingehenden Lieferantenrechnungen werden – egal ob in digitaler Form als PDF, per EDI oder in Papierform mittels Scan erfasst – mit OCR-Technologie ausgelesen und verarbeitet.

Aufgrund von definierbaren Parametern (z.B.: freigegebene Bestellung = Lieferschein = Rechnung) können Rechnungen direkt verbucht werden.

Anhand von hinterlegten Workflows werden die Rechnungen an die entsprechenden Verantwortlichen in LDOX zur Freigabe übermittelt.

Durch die angehängten prozesszugehörenden Dokumente kann bei Unstimmigkeiten eine schnelle Überprüfung einfach erfolgen.

Zahlung

Aufgrund von Daten aus dem ERP-System bzw. aus der FiBu-Software, können direkt Verbuchungen erstellt und im Hintergrund nach Freigabe Abschluss verbucht werden.

Auch manuelles Kontieren ist direkt in LDOX möglich.

Sie möchten mehr über den Purchase-to-Pay Prozess mit LDOX wissen?

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Welche Dokumente archivieren

Welche Dokumente

sollten Sie in einem DMS archivieren?

Welche Dokumente in einem DMS / ECM archiviert werden sollten, hängt natürlich davon ab, welche Dokumente auch in einem Unternehmen vorhanden sind.

Grundsätzlich kann aber zwischen eigenen und externen Dokumenten unterschieden werden.

Eigene Dokumente

Eigene Dokumente sind Belege, die Sie bzw. Anwendungen selbst im Unternehmen erzeugen (z.B. Erstellung einer Rechnung in einer FiBu Software).

Die wichtigsten eigenen Dokumente, die in einem DMS/ECM archiviert werden sollten, sind:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Angebote
  • Angebotsbestätigungen
  • Verträge
  • HR-Dokumente (Dienstverträge, Lohnzettel …)
  • QS-Dokumente (Materialzeugnisse, Prüfberichte …)
  • Projektunterlagen
  • E-Mails

Externe Dokumente

Externe Dokumente sind Belege, die Ihrem Unternehmen von Dritten zur Verfügung gestellt werden.

Die wichtigsten externen Dokumente, die in einem DMS / ECM archiviert werden sollten:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Angebote
  • Angebotsbestätigungen
  • Verträge
  • QS-Dokumente (Materialzeugnisse, Prüfberichte …)
  • E-Mails
LDOX.Web Dokumentensuche

Vorteile der DMS/ECM Archivierung

Wir haben Ihnen die verschiedenen Vorteile einer umfangreichen Dokumentenarchivierung in einem DMS / ECM zusammengefasst:

Einfache und schnelle Suche von Dokumenten

Wenn Sie Dokumente einheitlich in einem DMS / ECM archivieren, sparen Sie viel Zeit bei der Dokumentensuche.

Mittels einfacher Suche über Indexwerte oder über Volltextsuche finden Sie die Dokumente ohne Papierordner durchblättern oder sich durch eine Vielzahl an digitalen Ordnern durchklicken zu müssen.

Digital und von überall

Durch die digitale Ablage von Dokumenten können Sie von überall auf diese Dokumente zugreifen.

Sie sparen sich zusätzlich auch den Lagerplatz für die Ablage der Papierdokumente.

Zentrale und einheitliche Speicherung von Dokumenten

Mit einem DMS / ECM schaffen Sie eine Vereinheitlichung bei der Ablage von Dokumenten.

Sie beugen so wild gewachsenen Ordnerstrukturen und Inselwissen vor.

Dokumente gehen nicht mehr verloren

Papierdokumente gehen leider in Unternehmen oft verloren, werden verlegt oder falsch abgelegt. Digitale Dokumente werden versehentlich gelöscht oder unauffindbar abgespeichert.

Aufgrund der zentralen und standardisierten Archivierung in einem DMS / ECM geschieht dies nicht mehr bzw. werden Fehler weitgehend ausgeschlossen.

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Versionierung und Dokumentenhistorie

Durch die Möglichkeit, Dokumentenversionen zu erstellen, erhalten Sie eine Dokumentenhistorie. Speziell bei Verträgen kann eine solche Versionierung Sinn machen.

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360° Dokumentenüberblick bei Prozessen

Sind viele verschiedene Dokumente zu einem Geschäftsfall in einem DMS / ECM vorhanden, kann ein umfassender Dokumentenüberblick zusammengestellt werden.

Suchen Sie zum Beispiel nach einer bestimmten Angebotsnummer und finden das Angebot, die zugehörende Rechnung, den Lieferschein und eine Reklamations-E-Mail.

So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über alle Dokumente, die einen bestimmten Geschäftsfall betreffen.

Haben Sie vor, zusätzliche Dokumente zu archivieren?

Sprechen Sie mit uns über Ihre Möglichkeiten.

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Dokumente schnell finden

Dokumente im ECM / DMS

schnell suchen und finden –

Vielen ECM / DMS Benutzern schwebt bei diesem Thema ein Bild vor den Augen:

„Eine Suchmaske in der wie bei Google mittels eines Suchbegriffes das passende Dokument im ECM / DMS sofort gefunden wird“.

Grundsätzlich gibt es diese Möglichkeit in den meisten ECM / DMS Anwendungen und wird Volltextsuche genannt.

Das Problem mit der Volltextsuche

Die meisten Benutzer bevorzugen in der Theorie die Volltextsuche.

Die Vorstellung nach dem entsprechenden Dokument so wie auf Google nur in einer Suchmaske zu suchen, mag zwar gefallen, aber ist in der Praxis bei großen Mengen an archivierten Dokumenten kaum realisierbar.

Angenommen Sie haben 100.000 Dokumente archiviert und suchen nach einer bestimmten Rechnung wie folgt:

„Rechnung eks“

LDOX.Web Dokumentensuche
LDOX.Web Dokumentensuche

Das DMS / ECM wird Ihnen nun alle Dokumente anzeigen, in denen die entsprechenden Wörter vorkommen.

Das kann natürlich auch in einem Lieferschein, in einem Vertrag oder auch z.B. in einer Rechnung eines anderen Unternehmens der Fall sein.

Somit erhalten Sie zwar eine umfangreiche Trefferliste, in der Sie das gesuchte Dokument aber auch wieder suchen müssen.

Suche über Indexwerte ist die Lösung

In der Praxis ist die Suche über Indexwerte die Lösung.

Doch was sind Indexwerte?

Indexwerte sind Schlagworte bzw. Stichworte, die in bestimmte Kategorien gegliedert sind. Ein Index kann zum Beispiel die Dokumentenart (Rechnungen, Angebote, Verträge…) oder eine Nummer (Belegnummer) sein.

Mit der Suche aus einer Kombination von verschiedenen Indexwerten (z.B. Indexwerte Kreditor & Rechnungsbetrag) finden Sie das gesuchte Dokument schnell und sicher.

LDOX.Web Dokumentensuche

Welche Indexwerte ein Dokument haben sollte

Natürlich wäre es am besten, eine Vielzahl an Indexwerten zu einem Dokument abzuspeichern, doch in der Praxis scheitert dies – vor allem bei einer manuellen Indexierung (z.B. beim Scannen ohne OCR oder Drag & Drop Archivierung) – am Aufwand.

Indexwerte sind von Dokumentart zu Dokumentart unterschiedlich. So benötigen externe Dokumente meist andere Indexwerte als interne oder Rechnungen andere als Lieferscheine.

Grundsätzlich sollten aber folgende Informationen hinter den Dokumenten als Indexwerte hinterlegt sein:

  • Dokumententyp
  • Dokumentersteller
  • Dokumentempfänger
  • Dokumentendatum
  • Dokumentennummer (z.B. Rechnungsnummer…)

Anreicherung von Indexwerten

Dokumente bzw. deren Indexwerte können auch aus anderen Anwendungen mittels Anreicherung automatisch indexiert werden.

Ein Beispiel dazu:

Sie haben in Ihrem ERP eine Bestellung erfasst und die dazugehörende Rechnung in Papierform erhalten. Beim Einscannen der Rechnung erfassen Sie als einzigen Indexwert die Bestellnummer auf der Rechnung.  Durch eine Anbindung an Ihr ERP-System gleicht das DMS/ECM die Bestellnummer ab und reichert die im ERP vorhandenen Daten an das Dokument an.

So indexieren Sie mit nur einem einzigen Wert Dokumente einfach, schnell und umfangreich. 

Benötigen Sie Unterstützung bei der zusätzlichen Anreicherung von Indexwerten?

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