Checklist DMS / ECM Wechsel

Ablöse Dokumentenmanagementsystem –

Checklist DMS / ECM Wechsel

Wenn Unternehmen das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bzw. ECM wechseln möchten, dann gibt es so einiges zu beachten. War das bisherige DMS / ECM tief integriert beziehungsweise breit eingesetzt, dann umso mehr. Mit unserer Checklist haben wir Ihnen wichtige Punkte zusammengestellt, die vor einem ECM-Wechsel zu berücksichtigen sind.

Status Quo feststellen

Was wird aktuell archiviert und woher kommen die Dokumente?

Die Frage, was aktuell alles im DMS / ECM archiviert wird lässt sich einfach beantworten. Dazu lohnt sich eine einfache Analyse, welche Dokumentarten im Archiv vorhanden sind.

Woher die ganzen Dokumente und Informationen stammen, ist schon schwieriger zu beantworten. Vor allem bei der automatischen Archivierung von Dokumenten sind diese Strukturen oft jahrelang gewachsen und teilweise auch in Vergessenheit geraten. Erstellen Sie deshalb eine Liste der aktuell archivierten Dokumentarten. Diese Aufstellung sollte auch enthalten, wie und aus welcher Anwendung diese Arten automatisch bzw. von wem sie manuell archiviert werden.

Haben Sie die Liste zusammengestellt, so wissen Sie, an welche Systeme das neue DMS / ECM angebunden sein muss und welche Archivierungs-Funktionen es beherrschen muss, um mit den gegebenen Voraussetzungen arbeiten zu können.

Bestehende Dokumente mitnehmen?

Bei jedem DMS / ECM Wechsel braucht es auch eine Entscheidung, was mit den bestehenden Dokumenten geschehen soll. Grundsätzlich gibt es 3 Möglichkeiten:

In das neue System migrieren / übernehmen

Diese Option bietet sich an, wenn Sie noch oft auf die alten Dokumente zugreifen müssen oder den Verwaltungs- bzw. administrativen Aufwand klein halten möchten.

Im alten System belassen

Ist eine Migration ins neue System zu aufwendig oder zu teuer, kann es auch Sinn machen, die Dokumente im alten System einfach zu belassen (bis z.B. zur Ende der Aufbewahrungspflicht). Ist das letzte Dokument dann außerhalb der Frist, kann das „alte“ DMS einfach abgestellt werden.

Aus dem alten System migrieren und an einer anderen Stelle ablegen

Möchten Sie das alte System ausser Betrieb, die Dokumente aber nicht in ein neues System mitnehmen, so ist es technisch ohne Weiteres auch möglich, die Dokumente auf einem anderen Speicherplatz außerhalb des DMS / ECM abzulegen. Beachten Sie jedoch, dass dabei der Charakter der „revisionssicheren“ Archivierung verloren gehen kann und sich die Suche nach Dokumenten sehr schwierig gestalten wird.

Softwareauswahl

Welche Funktionen benötigen wir?

Die Basis-Funktionen verschiedener DMS / ECM Systeme sind überwiegend dieselben: Dokumente und Informationen revisionssicher zu archivieren und wieder auffind- und nutzbar zu machen. In der Regel sind die meisten DMS / ECM Lösungen am Markt vom Funktionsumfang und den Möglichkeiten ebenbürtig. Meist kommt es dann auf die Feinheiten an. Gibt es die Möglichkeit einer Volltextsuche, sind Dokumente versionierbar, können weitere Funktionen hinzugekauft werden oder ist bereits alles in der Basislizenz enthalten?

Erstellen Sie am besten mit den aktuellen DMS / ECM Anwendern eine Anforderungsliste, welche Funktionen Sie benötigen. Diese Anforderungen können Sie auch zusammen mit einer Auflistung der aktuellen Anbindungen und Anbindungs-Anforderungen an jeden DMS / ECM Anbieter senden und diesen eine Aussage abgeben lassen, ob die Funktionen vorhanden und die Anbindungen möglich sind.

Welches neue System passt zu uns?

Einige DMS / ECM-Anbieter werben damit, die „Standardlösung“ für ein bestimmtes ERP System zu sein oder welche einzigartigen Innovationen im DMS / ECM integriert sind. Auch grafische Highlights wirken in der Wahrnehmung zwar immer modern, sind dann aber meist im praktischen Einsatz für effizientes Arbeiten eher hinderlich. Lassen Sie sich nicht von zu viel Marketing beeinflussen.

Wie bereits erwähnt, sind die meisten DMS / ECM Systeme in der Basis ebenbürtig.

Viel wichtiger bei einer Softwareauswahl ist aktuell der folgende Punkt:  

Hat mein Implementierungspartner bzw. der Softwarehersteller ausreichend Wissen und zeitliche Ressourcen, um das Einführungsprojekt in angemessener Zeit und zu unserer Zufriedenheit durchzuführen?

 

Niemanden ist geholfen, wenn Sie zwar das System mit den meisten Funktionen und dem modernsten Auftreten ausgewählt haben, sich aber der Implementierungsprozess über 3 Jahre zieht und das doppelte an Ressourcen benötigt.

 

Mehr zum Thema Softwareauswahl erfahren Sie im Blogartikel  Checklist zur Softwareauswahl:

Wie soll das System zukünftig eingesetzt werden?

Die Basis eines jeden DMS / ECM ist es, Daten & Dokumente aus den verschiedensten Quellen zu sammeln und abrufbar zu machen.

Anbindungen an andere Softwareanwendungen

Auch bei den Anbindungen an andere Systeme suchen Kunden oft nach der typischen „Standardlösung“. Standardlösungen bzw. Standardanbindungen gibt es aber nur vereinzelt. Vielmehr handelt es sich bei jeder Anbindung um eine individuelle Konfiguration. Eine standardisierte Anbindung würde bedeuten, dass alle Informationen in allen Anwendungen im Unternehmen auf dem Software Standard aufsetzen würden. In der Regel wird aber bei jeder Software das eine oder andere individuell konfiguriert. Deshalb müssen auch Anbindungen an das DMS / ECM System konfiguriert werden.

Sie sollten deshalb bei der Auswahl eines ECM auf leicht konfigurierbare Schnittstellen achten.

 

Wie mit dem DMS / ECM arbeiten?

Wie Informationen – sei es von Benutzern oder anderen Anwendungen – abgerufen werden können, entscheidet über die Akzeptanz und das Ausmaß des Einsatzes des DMS / ECM im Unternehmen.

Die Benutzer sollten, wenn möglich schnell und einfach zugreifen können, eigene Vorlagen für Suchen und für die Verwaltung erstellen können.

Wichtig ist: Effizienz schlägt graphisches Design.

Eine Business Anwendung sollte zwar schön und modern sein, muss aber nicht. Wenn das Design Arbeitsprozesse verlangsamt, dann kostet dies Zeit, somit Geld und mittelfristig auch die Akzeptanz der Benutzer. Achten Sie deshalb darauf, dass Benutzer den Aufgaben im ECM schnell nachgehen können. Eine selbsterklärende Oberfläche sollte zudem vorhanden sein. Je intuitiver die Bedienung desto besser.

Suchmasken oder Dokumentenanzeigen von DMS / ECM-Systemen sollen bzw. werden auch oft in anderen Anwendungen integriert. Ein Beispiel dafür ist die Integration in einem ERP System: Ich rufe im ERP-System einen Kunden auf und lasse mir mittels eines Mausklicks alle Angebote, Rechnungen, Lieferscheine… aus dem DMS / ECM anzeigen, ohne das ECM aktiv öffnen zu müssen. Solche Integrationen sind natürlich für den Benutzer sehr praktisch, weshalb auch die Integrationsmöglichkeiten eine wichtige Rolle spielen.

Auch die Frage, ob das ECM über ein Smartphone oder ein Tablet abgerufen werden kann, ist wichtig. Die meisten ECM-Systeme bieten mittels eines Web-Clients die Möglichkeit, jederzeit und egal über welche Device auf die Informationen im ECM zuzugreifen.

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