Erweiterungen Eingangsrechnungsworkflow

3 sinnvolle Erweiterungen für einen

Eingangs-rechnungs Workflow –

Wenn Sie bereits einen Eingangsrechnungsworkflow einsetzen, haben Sie schon einen wichtigen Schritt in der digitalen Dokumentenverarbeitung umgesetzt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche 3 Erweiterungen wir zu einem bestehenden Workflow empfehlen.

Anhangsdokumente zuordnen und anzeigen

Im Eingangsrechnungsworkflow wird meist lediglich die Rechnung als Dokument im Freigabeprozess angezeigt.

Bei Bedarf können weitere Dokumente (Lieferscheine, Angebote…) an den Prozess angehängt werden. Dies kann einerseits manuell während des Prozesses erfolgen, andererseits können aber auch Dokumente automatisch zugeordnet werden. 

  • Manuelle Zuordnung: Mittels Drag & Drop Archivierung können Dokumente direkt im Workflow als Anhangsdokumente zum jeweiligen Freigabeprozess archiviert werden. Ein Beispiel dafür sind Reklamations-E-Mails, die den Grund einer reduzierten Rechnungsbegleichung dokumentieren.
  • Automatische Zuordnung: Werden z.B. Lieferscheine, Bestellungen, Angebote usw. ebenfalls im DMS / ECM erfasst, indexiert und archiviert, können diese über eindeutige Indexwerte (z.B. die Angebotsnummer) dem Workflow zugeordnet werden.

Was ist Ihr Nutzen?

  • Bei einer Prüfung von Rechnungen im Workflow sind somit auch der dazugehörende Lieferschein, die Bestellung oder ein Rahmenvertrag direkt im Freigabeschritt aufrufbar. Sie erhalten so ein vollständiges Bild aller wichtigen Dokumente für die Rechnungsbearbeitung

    Reportingmodul - Overviewmanager

    Speziell Führungskräfte und Geschäftsleitungen fordern in Verbindung mit Freigabeprozessen oft ausführliche Reportings und Übersichten.

    Mit dem LDOX.OverviewManager werden entsprechende Reportings automatisch erstellt und mittels E-Mail direkt an definierte Empfänger versendet.

    Klassische Einsatzgebiete für den LDOX.OverviewManager

    • }Zahlungs- oder Skontofrist läuft bald ab: Es wird ein Reporting der Workflowtasks, bei denen die Zahlungs- oder die Skontofrist bald abläuft, erstellt und an die Buchhaltung zur Kontrolle gesendet.
    • iÜbersicht aller offenen Rechnungen: Es wird ein Reporting aller offenen Rechnungen und der Rechnungssummen übermittelt. So weiß die Buchhaltung für die Liquiditätsplanung, wie hoch die ungeprüften Rechnungsausstände im Unternehmen aktuell sind.
    • Anzahl der zu bearbeitenden Freigaben: Um Freigabe-Flaschenhälse frühzeitig zu erkennen und eingreifen zu können, wird ein Reporting erstellt, welches die offenen Tasks je Aufgabenkorb (z.B. Rechnungsfreigabe Abteilung Werkstatt) auflistet und versendet.

    Was ist Ihr Nutzen?

    • Ausgewählte Informationen und Übersichten werden automatisch zusammengestellt und via E-Mail versendet. So informiert Sie LDOX in definierten Zyklen über den aktuellen Status Ihres Workflows und reduziert den Aufwand von manuellen Kontrollen.

      Kontierung und Übermittlung der Daten an die FiBu

      Die meisten Unternehmen, die mit LDOX einen Eingangsrechnungsworkflow umgesetzt haben, setzen diese Erweiterung bereits ein.

      Mit der LDOX.Kontierung und einer Anbindung an das ERP-System bzw. an die FiBu-Software kontieren Sie Ihre Rechnungen direkt während des Freigabeprozesses. Dabei greift LDOX direkt auf die Daten Ihres ERP-Systems bzw. auf die FiBu-Software zurück.

      Mit der LDOX.Kontierung können auch komplexe Buchungen (Splitbuchungen, Buchungen von einzelnen Rechnungspositionen auf andere Kostenstellen, …) durchgeführt werden.

      Durch die endgültige Freigabe der Rechnung kann LDOX im Anschluss direkt die Buchung in der FiBu-Software auslösen.

      Was ist Ihr Nutzen?

      • Durch die direkte Kontierung während des Freigabeprozesses muss jede Rechnung nur einmal bearbeitet werden. Dank automatischer Datenübernahme und der Bearbeitung in einem einzigen System sparen Sie auch noch zusätzlich Zeit und reduzieren Fehler.

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        Projektplan Workflow

        LDOX.Workflow

        Projektplan Eingangs-rechnungs-workflow

        Sie möchten einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen? Nichts leichter als das – sagen viele Softwarelösungen. Das stimmt auch. Möchte man aber möglichst viele Arbeitsschritte digitalisieren und automatisieren, braucht es doch trotzdem drei Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung:

        Schnittstellen zu anderen Datenquellen (FiBu, ERP…), einen Projektplan und Anpassung auf die individuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen.

        Ein Eingangsrechnungsworkflow lässt sich mit verschiedenen Softwarelösungen realisieren – oftmals zum Teil auch ohne Programmierung über grafische Process Designer, in welchem Workflows erstellt werden können. Die Anforderung an einen wirklichen Eingangsrechnungsworkflow geht in der Praxis doch etwas weiter als ein Dokumentenablaufplan, in dem Dokumente von A nach B weitergeleitet werden sollen.

        Der Workflow soll Daten mit anderen Systemen abgleichen (z.B.: Bestelldaten), jeder Arbeitsschritt soll auswertbar sein (wo liegen welche Rechnungen zur Freigabe), alles soll dokumentiert werden, wenn möglich sollen auch bereits Buchungssätze für Rechnungen wärend des Workflows hinterlegt werden können…

        Da stoßen „Self-Service-Workflowlösungen“ oft an ihre Grenzen.

        Mit unseren LDOX Workflowlösungen haben Sie die Möglichkeit, vielseitig integrierbare Workflowprozesse in Ihrem Unternehmen einzuführen.

        Die Basis für so ein vielschichtiges Eingangsworkflowprojekt ist die Ausarbeitung eines Projektplans mit unserem Kunden.

        Anhand des folgenden Projektplans erfahren Sie Schritt für Schritt, wie wir einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen.

        Projekt Eingangsrechnungsworkflow

        Ausgangslage

        Es soll ein umfangreicher Freigabeworkflow von Eingangsrechnungen mit automatischer Datenextraktion, das heisst automatisches Auslesen und Indexieren von Rechnungen mittels OCR Software (Optical Character Recognition – Texterkennung) eingeführt werden.

        In einem mehrstufigen, betragsabhängigen Freigabeprozess sollen Buchungsmöglichkeiten geschaffen und die Anbindung an die FiBu und das ERP zum Datenaustausch realisiert werden.

        Ca. 1 Woche nach Bestellung

        Los geht’s – Workflow Eröffnungsworkshop

        Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.  Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.

         

        Inhalte:

        • IST Zustandsanalyse – Lernen aus dem Offlineprozess
        • SOLL Zustand Definition – Umbauen und verbessern in einen Digitalen Prozess
        • Definition der Workflowuser und Rollen
          • Benötigte Rollen
          • Benötigte Benutzer
          • Benötigte Berechtigungen
        • Zusammenstellen der Workflowabläufe
        • Festlegen der zu erfassenden Daten (Indexfelder) während des Workflows und der Datenextraktion
        • Definition Integrationen in Drittsysteme
          • Welche Anbindungen sind notwendig
          • Austausch benötigter Daten (Bestelldatenabgleiche)

        Ca. 3 Wochen nach Bestellung

        Nacharbeitung des Workshops und Vorbereitungen für die Umsetzung

         

        • Konzepterstellung

        Ca. 4 Wochen nach Bestellung

        Bereitstellung der technischen Infrastruktur

        • Bereitstellung in Absprache mit dem Kunden
        • Server werden eingerichtet
        • E-Mailadressen und Importprofile angelegt und für den Workflow erstellt

        Abstimmung zwischen den technischen Beteiligten (eks Projektleiter, DMS Verantwortlicher, evtl. FiBu oder ERP Dienstleister)

         

        • Die Anwendungsverantwortlichen tauschen sich zu den Datenübermittlungen zwischen den einzelnen Systemen aus
        • Festsetzung welche Anwendung wann und wie welche Informationen zur Verfügung stellt

        Ca. 5 Wochen nach Bestellung

        Installation der Workflow Anwendungen (LDOX.Client, LDOX.Route, …)

         

        • Via Remote Zugriff auf den Server

        Ca. 6 Wochen nach Bestellung

        Erstellung des Prototypworkflows auf Basis des Workshopkonzepts

         

        • Import
        • Datenextraktion
        • Workflow

        Ca. 7 Wochen nach Bestellung

        Testing des Prototyps Workflow durch die Keyuser

         

        • Prüfung
        • Feedbacksammlung
        • Freigabe

        Ca. 8 Wochen nach Bestellung

        Fertigstellung Workflow

        • Einarbeitung des Feedbacks der Keyuser
        • Finalisierung des Workflows
        • Anbindung an Drittsysteme und Datenübermittlung

        Ca. 9 Wochen nach Bestellung

        Finale Workflow Prüfung und Freigabe durch die Keyuser

        Ca. 10 Wochen nach Bestellung

        Testing finaler Workflow durch Testgruppe

         

        • Wird parallel zum „aktuellen offline Workflow“ durchgeführt
        • Vorbereitung der selbstlernenden OCR Software Funktionen
        • Systemtraining für die KI (Künstliche Intelligenz) der OCR Software
        • Sammlung von Feedback zu evtl. Unklarheiten und Überarbeitungsvorschlägen durch die Testgruppe

        Ca. 12 Wochen nach Bestellung

        Einarbeitung der Feedbackschleife der Testgruppe in den Workflow

        Ca. 13 Wochen nach Bestellung

        Abschlusstest durch die Keyuser

         

        • Freigabe finaler Workflow

        Ca. 14 Wochen nach Bestellung

        Schulung der Mitarbeiter

        Ca. 15 Wochen nach Bestellung

        Go Life des Workflows

         

        • Im Vorfeld definiertes Datum

        Schnell wünscht sich jeder – sicher und stabil ist das Ziel

        Die Einführung eines vielseitigen Eingangsrechnungsworkflows dauert seine Zeit. Einerseits kommen in einem Unternehmen fast alle Abteilungen mit diesem in Berührung was einer bestimmten Abstimmung und Schulung bedarf. Andererseits sollte so viel wie möglich automatisiert übertragen und abgefragt werden, was die Anbindungen von anderen Lösungen notwendig macht.

        Der wichtigste Faktor bei einer erfolgreichen Einführung ist nicht der Faktor Zeit, sondern die Funktionalität. Nur wenn Workflows funktionieren, leicht für den User zu bedienen und möglichst viel automatisch überprüfen und übertragen, führen sie in der Praxis zu den gewünschten Effekten wie Zeitersparnis, höherer Datenqualität und digitaler Zusammenarbeit.

        Fragen Sie uns nach Ihrer kostenlosen Beratung für die Einführung eines Eingangsrechnungsworkflows.

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        Eingangspostworkflow

        LDOX 

        Eingangspost Workflow 

        Der digitale Briefträger im Unternehmen

        Die E-Mail hat die Geschäftswelt nachhaltig verändert. Die Kommunikation wurde schneller und direkter. Doch ganz wurde der Briefverkehr dadurch nicht abgelöst. Speziell bei Rechnungen, wichtigen Dokumenten, Einladungen und Katalogen setzen viele Unternehmen noch auf die Haptik von Papier.

        Was früher noch eine ganze Arbeitsstelle war, ist heute ein lästiger Nebenjob im Unternehmen. Eine eigene interne Postzentrale ist für die meisten Unternehmen nicht mehr notwendig oder praktikabel. So bleibt die Postverteilung oft als zusätzliche Arbeit an Mitarbeitern hängen. Die interne Post muss so immer noch so wie vor 40 Jahren in den einzelnen Abteilungen verteilt werden. Nur wenige Unternehmen versuchen die Dokumentenverteilung auf dem digitalen Weg abzubilden.

        Eine E-Mail mit dem eingescannten und angehängten Brief bzw. Dokument scheint die einfachste und praktikabelste Lösung zu sein. Doch was einfach klingt, hat meist einen komplexeren Hintergrund warum etwas in der Praxis nicht funktioniert. E-Mails gehen verloren, werden versehentlich gelöscht, bleiben liegen, laufen beim falschen Empfänger auf oder die Post muss einem bestimmten Akt oder einem bestimmten Geschäftsfall zugeordnet und abgelegt werden. Oft ist es auch so, dass ein Brief bzw. ein Dokument von verschiedenen Personen im Unternehmen angesehen und abgezeichnet werden muss. Da wird’s dann schon schwierig mit einer herkömmlichen E-Mail diese Anforderungen zu erfüllen.

        Um im allgemeinen Unternehmensumfeld bestehen zu können braucht es eine Lösung, in der:

        • Dokumente nicht verloren gehen können
        • die Zuweisung zur Bearbeitung oder Ansicht sehr einfach geregelt werden kann
        • die Bearbeiter definierte Aktionen mit dem Dokument durchführen sollen (z.B.: digital Abzeichnen, ablegen, …)
        • Dokumente sofort revisionssicher abgelegt werden können
        • optional Dokumente bereits einem Geschäftsfall zugeordnet werden können
        • eine Dokumenthistorie zu Nachweiszwecken aufgezeichnet wird

        Lösung Eingangspostworkflow

        Für Unternehmen die bereits ein Archiv / DMS / ECM im Einsatz haben, bietet sich für diese Problemstellung eine einfache und praktikable Lösung an. Über einen Eingangspostworkflow wird die Post revisionssicher erfasst, archiviert und anschließend Mitarbeitern zur Bearbeitung übergeben.

        Dokumente können bei der Erfassung entsprechend nach Dokumententypen kategorisiert, indexiert und anschließend automatisch verarbeitet werden. Sämtliche Dokumente sind jederzeit wiederauffindbar und werden mit einer entsprechenden Bearbeitungshistorie versehen. Durch die Verknüpfung mit digitalen Akten lassen sich Dokumente zu Geschäftsfällen einfach zusammenführen und anzeigen.

        Was ist bei der Einführung eines Eingangspostworkflows wichtig

        Wer glaubt direkt in jedem Schritt mit einem Eingangspostworkflow Zeit sparen zu können, der irrt.  Im ersten Schritt braucht es in der Erfassung mehr Zeit als früher. Brief aufreißen und in das richtige Postfach legen, reicht nicht mehr aus. Briefe müssen eingescannt und indexiert werden. Dieser Vorgang ist naturgemäß etwas aufwendiger. Sobald das Dokument aber erfasst und indexiert wurde, geht alles viel schneller. Aufgrund vordefinierter Prozesse landen Dokumente sofort dort, wo Sie landen sollen. In der Dokumentenverteilung, Bearbeitung und Archivierung lässt sich mit einem Eingangspostworkflow wesentlich Zeit sparen. Die Dokumente laufen alle digital in einem LDOX. Workflowpostfach auf, in dem der User einfach nur noch die Dokumente abarbeiten muss.

        Durch klar definierte Ereignisse, wie z.B.: Dokument abzeichnen, als gelesen markieren, einem Akt zuordnen etc. erfolgt eine klare Aufforderung, was mit dem Dokument zu tun ist.

        Eingangspostworkflow – unspektakulär, aber effektiv

        Wenn man heute das Schlagwort Digitalisierung liest, würde man gar nicht mehr an etwas banales wie Papierpost denken. Die Praxis zeigt, dass sich hier Zeit und Ressourcen sehr leicht einsparen lassen. Setzt Ihr Unternehmen noch auf Papierpost oder auf den digitalen Briefträger?

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        Digitaler Workflow

        LDOX.Workflow 

        Welche digitalen Workflows ein Unternehmen haben sollte. 

        Ein Workflow bezeichnet die Organisation von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen. Ein digitaler Workflow ist nichts anderes, als Arbeitsabläufe digital darzustellen. Einzelne Stationen bearbeiten einen Arbeitsschritt in der vorgegebenen Art und Weise. Ein digitaler Workflow ist die Basis einer jeden Standardisierung und definiert funktionierende Prozesse unabhängig vom Prozesswissen der beteiligten Mitarbeiter.

        Die Abbildung von dokumentenbasierten Workflows über ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist äußerst sinnvoll. So lässt sich der Empfang von Dokumenten, die Bearbeitungen oder Aktionen wie eine Freigabe… unveränderlich und revisionssicher protokollieren.

        Während des Prozesses können Dokumente auch unterschiedliche Wege nehmen (Beispiel unterschiedliche Rechnungen, die zur Freigabe in unterschiedliche Abteilungen müssen). Im eigentlichen Sinne ist ein Workflow nichts anderes, als eine Kette aus Bedingungen und Aktionen.

        Welche Prozesse lassen sich am besten in einen digitalen Workflow umwandeln?

        Eigentlich so gut wie jeder Prozess,

        • der nach einem bestimmten Schema abläuft oder
        • protokolliert werden sollte oder
        • strukturiert sein muss

        lässt sich in einem Workflow abbilden.

        Unstrukturierte Abläufe, wie zum Beispiel die Digitalisierung und Zustellung der Eingangspost, lassen sich perfekt mit einem Workflow abbilden. Digitale Workflows können auch offen gestaltet werden und so auch für den Anwender große Entscheidungsfreiheiten schaffen. Doch eine Aktion wird vom Anwender immer abverlangt – er muss den entsprechenden Arbeitsschritt bearbeiten.

        Beispiele für digitale Workflows

        Die Implementierung von Workflows ist meist eine sehr individuelle Lösung. Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse und diese müssen berücksichtigt werden. Doch gibt es stark verallgemeinert verschiedene Workflowgruppen, die gerne eingesetzt werden.

        Durch die Anbindung von Drittsystemen, wie dem ERP, der FIBU oder dem CRM System können weitere Informationen automatisiert in den Workflow mit einfließen.

        Administration

        • Eingangspost Workflow: Alle Briefe werden zentral an einer Stelle eingescannt und mittels DMS dem entsprechenden Empfänger im Unternehmen zur Verfügung gestellt.
        • Auftragseingangsworkflow: Ein Auftrag wird vom Kunden angenommen, Verträge werden erstellt, Ressourcen werden geordert und Verantwortliche informiert.

        Rechnungswesen

        • Eingangsrechnungsworkflow: Der Klassiker. Rechnungen werden zentral eingescannt und dem entsprechenden Freigabeprozess zugeteilt. Ist die Rechnung frei gegeben, so kann sie in der High End Ausführung, ohne während des Prozesses eine einzige manuelle Eingabe machen zu müssen, verbucht und bezahlt werden.
        • Mahnungsworkflow: Bevor Mahnungen versendet werden, wird der zuständige Kundenbetreuer nochmals informiert und kann intervenieren.

        Personalwesen

        • Onboarding Workflow: Werden Mitarbeiter eingestellt, erfolgt der immer gleiche Prozess. Erstellung des Dienstvertrags, Unterschrift, Zusendung der Mitarbeiter Informationen, Einrichtung eines IT Accounts, Beschaffung von Arbeitsmitteln … Immer der gleiche Ablauf und somit perfekt geeignet für einen eigenen Workflow.
        • Offboarding Workflow: Auch bei einem Austritt aus dem Unternehmen erfolgt fortlaufend der gleiche Prozess. Kündigungsschreiben, Rückgabe der Betriebsmittel, Abmeldung bei den Versicherungen, Ausstellen eines Arbeitszeugnisses…
        • Urlaubsfreigabe Workflow: Der Mitarbeiter reicht seinen Urlaubsschein digital ein.

        Rechtsabteilung

        • Vertragsfreigabe Workflow: Neue Verträge oder Vertragsverlängerungen müssen zuerst von der Geschäftsleitung digital frei gegeben werden und werden erst anschließend unterschrieben.
        • Beschwerdeworkflow: Reklamationen werden anhand eines Workflows durch das Unternehmen geleitet und protokolliert.

        Qualitätssicherung

        • Qualitätsworkflow: Zyklische Überprüfung von Qualitätsrichtlinien und revisionssichere Protokollierung der Ergebnisse.

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