Mit digitalen Workflows zum papierlosen Büro

LDOX.Flow – 

Mit digitalen Workflows zum papierlosen Büro – 

Das papierlose Büro fängt dort an, wo Prozesse papierlos gestaltet werden. Doch warum gibt es eigentlich noch Papier im Büro? Einerseits aus Gewohnheit, andererseits aus organisatorischen Gründen.

Warum papierlose Workflows?

Speziell wenn es darum geht, Entscheidungen zu fällen, Sachlagen zu dokumentieren und Dokumente von Dritten abzeichnen zu lassen, ist das Papierdokument für viele Mitarbeiter noch mehr wert als die Datei auf dem Rechner mit Notizen. Nur leider kann Papier verloren gehen, ist aufwendiger in der Verwaltung und sorgt für einen langsameren Dokumentendurchlauf im Unternehmen.

Mit dem neuen Produkt LDOX.Flow aus dem Hause eks informatik gmbh sorgen Sie genau in diesen Punkten für einfache Digitalisierungsschritte.

Mit LDOX.Flow digitalisieren Sie dokumentenbasierte Workflows in Ihrem Unternehmen. Dabei gestalten Sie mit einer leicht verständlichen Oberfläche den Workflow, dokumentieren den Freigabeprozess, sorgen für einen strukturierten Ablauf und stellen sicher, dass kein Dokument verloren gehen kann.

Workflows mit LDOX.Flow

LDOX.Flow Tablet

LDOX.Flow ist ein Softwarepaket bestehend aus dem LDOX.Flow Designer und Workflow Benutzerlizenzen. Mit LDOX.Flow können dokumentenbasierte Workflows designt und von den Mitarbeitern mittels des browserbasierten Clients über den PC, den Laptop, das Tablet oder das Smartphone genutzt werden.

Der Freigabeprozess wird dabei dokumentiert, gesteuert, überwacht und kann um zusätzliche Dokumente, Notizen und Informationen ergänzt werden.

Workflows selbst gestalten

Freigabeprozesse sind in jedem Unternehmen unterschiedlich. LDOX.Flow bietet mit dem im Paket enthaltenen Designer eine einfache Lösung, um individuelle Workflows mit einer grafischen Oberfläche via drag & drop selbst zu designen. So können Workflows für jegliche Unternehmensstrukturen und Ablaufprozesse angepasst werden.

Mit den – im Workflowdesigner vorhandenen – Bausteinen designen Sie die Strukturen und Funktionen des Freigabeprozesses. Dabei können Sie Entscheidungsparameter basierend auf Indexwerten (z. B.: Rechnungsbetrag unter 5.000 € – Ablauf A, Rechnungsbetrag über 5.000 € – Ablauf B) nutzen.

Bausteine im LDOX.Flow Designer

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Start/Ende-Baustein

Diese Bausteine definieren den Anfang (auf Basis des Events, das den Workflowstart auslöst – Beispiel ein Scan) und das Ende (sollen weitere Vorgänge in anderen Programmen gestartet werden)

Prozess-Baustein

In den Prozessbausteinen wird definiert, was in diesem Arbeitsschritt mit dem Dokument durchgeführt werden soll, wer zu diesem Schritt berechtigt ist und welche Informationen ergänzt werden müssen

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Entscheidungs-Baustein

Anhand von Entscheidungsbausteinen kann anhand von Indexwerten des Dokuments (z. B.: Kostenstelle, Rechnungsbetrag) der Workflow-Verlauf gesteuert werden.

So gestalten Sie einen dokumentenspezifischen Ablauf im Freigabeprozess

LDOX.Flow - Workflow Designer

Immer und überall nutzen

In der Anwendung ist LDOX.Flow mittels Webclient egal über welches Endgerät für die Benutzer einfach aufrufbar und intuitiv benutzbar.

Über das Aufgaben-Dashboard werden dem Benutzer alle zu bearbeitenden Aufgabenschritte aus verschiedenen Workflows angezeigt.

Nutzer können mit LDOX.Flow je nach Workflowkonfiguration Indexwerte erfassen, verändern, Begleitdokumente anhängen, Freigaben oder Ablehnungen erteilen sowie Annotationen (Textvermerk, Unterschrift, Stempel) auf Dokumenten aufbringen.

Mit dem Workflow Client suchen und finden Sie auch bereits abgeschlossene Vorgänge und Workflowdokumente. Über die Dokumentenhistorie (Dokumentation aller einzelnen Ablaufpunkte und Prozessbearbeitungen) erfahren Sie auch im Nachgang genau, wo, was wie und von wem das Dokument bearbeitet wurde.

Anbindung des LDOX.Flow

Mit unseren Anbindungsmöglichkeiten können E-Mail-Programme (z. B.: Outlook / Exchange), DMS- bzw. ECM-Systeme, ERP-Systeme sowie andere Programme an LDOX.Flow angebunden werden. Dadurch wird auch der automatische Start des Workflows aus anderen Anwendungen ermöglicht. Die während des Workflows gewonnenen Informationen können auch wieder an Anwendungen wie die Fibu oder das ERP-System zurückgespielt und verarbeitet werden.

OCR zur Gewinnung von Indexwerten

Mit unserer OCR Lösung LDOX.smart Fix können Dokumente automatisch ausgelesen und indexiert werden. So sparen Sie sich zusätzliche manuelle Schritte in der Datenerfassung und bei der Dokumentenverarbeitung.

Vorteile von LDOX.Flow im Überblick

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Individuelle und einfache Gestaltung

von Workflows mit grafischem Designer

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Browserbasierte Software für den Benutzer

Keine Softwareinstallation für den Benutzer notwendig

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Dokumentation

der Freigabe und Bearbeitungsschritte

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Übersicht

über alle Freigabeprozesse und den Prozessstatus

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Dokumente und Freigabeprozesse

schnell recherchieren

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Anbindungen

an weitere Systeme einfach möglich

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Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Papierloses Büro in der Logistikbranche – 

Digitale Eingangs-rechnungs-verarbeitung – 

Logistikunternehmen haben meist eines gemeinsam – Unmengen von Papier, das für Prozesse und Abläufe benötigt wird. Nicht so die EgeTrans Internationale Spedition GmbH: Der mittelständische Premium-Logistikdienstleister aus Marbach am Neckar hat in den letzten Jahren durch verschiedene Maßnahmen seinen Papierverbrauch drastisch reduziert und kommt so seinem Ziel vom papierlosen Büro immer näher. Hierfür war die Realisierung einer rein digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung eine elementare Maßnahme.

Mit dieser Lösung kann ausgeschlossen werden, dass Rechnungen verloren gehen, liegen bleiben oder beim falschen Empfänger landen. Auch das Eintippen der Daten, die auf dem Papier stehen, entfällt größtenteils. Das Papierarchiv kann entfallen und der Geschäftsprozess wird erheblich beschleunigt.

Bei der Realisierung dieses Projekts wurde wiederum auf den langjährigen DMS Partner eks informatik gmbh gesetzt. Aktuell werden damit über 2.700 Rechnungen pro Monat mit einem digitalen Dokumentenworkflow durch das Unternehmen geleitet und automatisch im DMS abgelegt.

Lösungsansatz

Die eingeführte digitale Rechnungseingangsbearbeitung stellt die papierlose Bearbeitung der Rechnungen über zwei Wege sicher. Die Speditionsrechnungen werden mit Anbindung an das ERP System verarbeitet. Für die Verbuchung der normalen Gemeinkostenrechnungen direkt in der Buchhaltungssoftware MAS90 sorgt der Freigabe- und Genehmigungsprozess. Alle Rechnungen werden mithilfe eines digitalen Workflows durch das Unternehmen geleitet und automatisch im Archiv abgelegt.

Erfahren Sie mehr über digitale Dokumentenworkflows

Umsetzung

Nach ersten Recherchen seitens EgeTrans war schnell klar, das neue Digitalisierungsprojekt mit der eks informatik gmbh umsetzen zu wollen. Ausschlaggebend war die bereits zur Verfügung stehende Standardanwendung zur Eingangsrechnungsverarbeitung im LDOX Lösungsportfolio, welche auch deutsche Bilanzierungsvorgaben erfüllen kann. Ein weiterer Aspekt war die hervorragende Zusammenarbeit mit dem DMS Spezialisten aus dem Dreiländer-Eck in Götzis (A) in den vergangenen 16 Jahren.

Die digitalen Rechnungen werden automatisch zur Prüfung bzw. Freigabe an die Mitarbeiter in den Abteilungen zugeteilt. Mithilfe von Annotationen werden die Kontierungen direkt auf dem digitalen Dokument gesetzt. Den Überblick über die Prüf- und Freigabeprozesse sichert der hinterlegte Workflow, die Archivierung im DMS Archiv erfolgt automatisiert. Die Einführung von LDOX.SmartInvoice mit OCR Schrifterkennung sorgt für eine Eliminierung von Tippfehlern.

Erfahren Sie mehr über die Verarbeitung des gesamten Rechnungseingangs

 

Um den Geschäftsprozess von EgeTrans noch weiter zu beschleunigen, wurden auch Anpassungen am ERP System vorgenommen. So werden nun Rechnungsdaten automatisch vom LDOX Workflow an das ERP übermittelt. Diese Anbindung erspart zusätzlich viel Zeit, da die Daten nicht mehr erneut erfasst werden müssen. Auch eine automatische Verbuchung im Buchhaltungssystem MAS90 wurde in diesem Zuge realisiert. Alle Belege sind in der Buchhaltung nun per Tastendruck aufrufbar.

Ein großes Augenmerk wurde auf die Schulung der zahlreichen Anwender gelegt. Durch Workshops konnte den Mitarbeitern die Unsicherheit mit dem neuen digitalen Prozess genommen und die Vorteile dessen dargestellt werden. Nach nur knapp 5 Monaten Projektlaufzeit wurde die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung per 1. Januar 2020 erfolgreich in den Produktivbetrieb genommen.

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Workflows mit dem Process Manager

LDOX 

Workflows mit dem Process Manager – 

Workflows mit dem Process Manager

Das windowsbasierte Dokumentenmanagementsystem LDOX.InfoShare besitzt einen integrierten Process Manager. Über einfache Drag & Drop Gestaltung können dokumentenbasierte Prozesse strukturiert und aufgesetzt werden. Wer Zeit sparen und die administrative Effizienz steigern will, sollte diese Funktion auf alle Fälle nutzen.

    Workflows flexibel gestalten

    Denkt man an die Rechnungsfreigabe in einem Betrieb, erfolgt diese von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Jeder Betrieb hat seine eigene Struktur und eigenen Ablaufprozesse. Deswegen sind Standardworkflows meist nur bedingt zu gebrauchen. Individuelle Abläufe sind nicht nur im Rechnungsbereich eine Herausforderung, sondern generell.

    Aus diesem Grund muss eine Workflowsoftware auch flexibel sein und Anpassungen müssen leicht vorgenommen werden können. Das DMS LDOX.InfoShare besitzt einen integrierten Workflowdesigner, mit welchem Workflows sehr einfach und leicht erstellt, angepasst und geändert werden können.

      Oberfläche LDOX Process Designer

      Visuelle Planung von Prozessen

      Wer schon mal einen Ablauf erstellt hat, braucht mit Sicherheit eines: Einen Plan. Abläufe müssen bei der Planung visualisiert werden. Nur so lassen sich komplexe Abläufe strukturiert planen. Mit dem in integrierten LDOX.InfoShare Process Manager können Sie den Ablaufplan gleich direkt als Workflow konzeptieren.

      Mit einzelnen Bausteinen, die via Drag & Drop in die richtige Position und mittels Verbindungslinien mit dem gewünschten Ablauf versehen werden können, planen Sie Workflows visuell.

      Einmal richtig erstellt, ist der Workflow auch gleich schon einsatzbereit. So erstellen Sie den Workflow bereits bei der Konzeption.

        Schritt für Schritt zusammensetzen

        Durch die einfache Struktur ist für Fachanwender der Umgang und die Planung mit dem Process Manager einfach. Im Wesentlichen definieren 4 Bausteine die Möglichkeiten.

        Baustein „Start“ – Legt den Start des Workflows fest, z.B.: eine Rechnung wird mit dem Importprofil Rechnungen importiert.

        Baustein „Ende“ – Definiert den Abschluss des Workflows

        Baustein „Aufgabe“ – Definiert, was mit dem Dokument geschehen muss, wer es bearbeiten soll, wann es bearbeitet werden soll, …

        Baustein „Bedingung“ – Stellt die Weichen, welchen Workflowverlauf das Dokument nehmen soll. Z.B.: Ist die Rechnungssumme im Dokument größer als 500,00 EUR, ergeht das Dokument zur Freigabe an Person A, wenn die Summe kleiner ist, dann an Person B

          Integrationen möglich

          Fundamental für eine optimale Nutzung des LDOX.InfoShare Process Manager ist die einfache Integrationsmöglichkeit mit und in anderen Fachanwendungen. Über die offene Web-API kann der LDOX.InfoShare Process Manager bidirektional integriert werden.

            Inkludiert in LDOX.InfoShare

            Der Process Manager ist Bestandteil des DMS LDOX.InfoShare. Es muss nichts zusätzlich lizenziert werden, um diese Funktion zu nutzen. Sollen weitere Anwendungen angebunden oder komplexe Workflows erstellt werden, empfehlen wir allerdings, die Beratung von unseren eks Workflow Experten in Anspruch zu nehmen.

              Noch kein LDOX.InfoShare im Einsatz? Jetzt Anfrage starten oder mehr erfahren.

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