Purchase to pay

LDOX – Living Documents –

Purchase to pay

Die Einführung von Purchase-to-Pay Prozessen werden immer beliebter.

Auch über Ihr LDOX DMS / ECM können Sie Purchase-to-Pay Prozesse abbilden.

Was ist Purchase-to-Pay

Unter dem Purchase-to-Pay Prozess versteht man den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Begleichung der zugehörenden Rechnung.

Einerseits geht es im Prozess darum, Daten möglichst digital zu verarbeiten sowie Anforderungs- und Freigabeworkflows abzubilden. Andererseits sollen die anfallenden Dokumente und Abläufe zum Prozess revisionssicher und nachvollziehbar abgelegt und verbunden werden.

LDOX bietet dabei den Vorteil, neben EDI Nachrichten auch klassische Papier- oder digitale Dokumente automatisiert verarbeiten zu können.

 

Auf dieser Abbildung finden Sie einen typischen Beschaffungs- bzw. Bezahlungsprozess in einem Unternehmen.

Für welche Unternehmen eignet sich Purchase-to-Pay? 

Ein Purchase-to-Pay eignet sich vor allem für Unternehmen, bei denen viele Personen bzw. Abteilungen bei der Beschaffung und der Rechnungsfreigabe involviert sind, eine hohe Menge an Beschaffungen vorgenommen wird und in denen eine Vielzahl an Rechnungen empfangen und verarbeitet werden müssen.

Die Vorteile eines digitalisierten Purchase-to-Pay Prozesses liegen klar auf der Hand:

  • Verkürzung von Durchlaufzeiten durch digitale Prozesse und Anbindungen weiterer Softwarelösungen
  • Aktuelle Daten durch Informationsaustausch zwischen den Systemen und dadurch einsehbar für die betroffenen Mitarbeiter
  • Keine Medienbrüche für den Benutzer (LDOX) durch den Einsatz eines Systems für alle Workflowprozesse
  • Dokumentation von Freigabeprozessen
  • Archivierung aller prozessrelevanten Dokumente und Informationen

Arbeitsschritte beim Purchase-to-Pay Prozess

Bedarfsanforderungen

Alles beginnt mit einem Bedarf. Über einen Anforderungsworkflow beantragen Sie bei Ihrer Führungskraft oder direkt beim Einkauf die Beschaffung eines bestimmten Gutes.

Dieser Workflow erfolgt über Ihre LDOX Anwendung.

Prüfung & Freigabe

Der Einkauf fordert Angebote an, erstellt die Bestellung in Ihrem ERP System und sendet sie an den Lieferanten.

Dabei können bei Bedarf alle Dokumente (Angebote, Bestellungen) direkt zum Prozess archiviert werden.

Bestellung

Der Lieferant sendet die Auftragsbestätigung zu. Diese kann ebenfalls direkt zum Prozess archiviert werden. Ebenso können Daten wie das voraussichtliche Lieferdatum oder andere Informationen erfasst werden.

Wenn gewünscht, können Berechtigte (wie z.B. der Bedarfsersteller) auf diese Informationen in LDOX Einsicht nehmen oder über die erfolgte Bestellung benachrichtigt werden.

Mittels OCR-Technologie können Dokumente unabhängig vom Format (Papier oder digital) verarbeitet werden.

Lieferung

Die Ware wird geliefert und der Wareneingang verbucht. Im gleichen Zug kann der Lieferschein in LDOX archiviert werden.

Auch hier können die Dokumente mittels OCR-Technologie eingescannt, erfasst und verarbeitet werden.

Rechnung

Die eingehenden Lieferantenrechnungen werden – egal ob in digitaler Form als PDF, per EDI oder in Papierform mittels Scan erfasst – mit OCR-Technologie ausgelesen und verarbeitet.

Aufgrund von definierbaren Parametern (z.B.: freigegebene Bestellung = Lieferschein = Rechnung) können Rechnungen direkt verbucht werden.

Anhand von hinterlegten Workflows werden die Rechnungen an die entsprechenden Verantwortlichen in LDOX zur Freigabe übermittelt.

Durch die angehängten prozesszugehörenden Dokumente kann bei Unstimmigkeiten eine schnelle Überprüfung einfach erfolgen.

Zahlung

Aufgrund von Daten aus dem ERP-System bzw. aus der FiBu-Software, können direkt Verbuchungen erstellt und im Hintergrund nach Freigabe Abschluss verbucht werden.

Auch manuelles Kontieren ist direkt in LDOX möglich.

Sie möchten mehr über den Purchase-to-Pay Prozess mit LDOX wissen?

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Mit digitalen Workflows zum papierlosen Büro

LDOX.Flow – 

Mit digitalen Workflows zum papierlosen Büro – 

Das papierlose Büro fängt dort an, wo Prozesse papierlos gestaltet werden. Doch warum gibt es eigentlich noch Papier im Büro? Einerseits aus Gewohnheit, andererseits aus organisatorischen Gründen.

Warum papierlose Workflows?

Speziell wenn es darum geht, Entscheidungen zu fällen, Sachlagen zu dokumentieren und Dokumente von Dritten abzeichnen zu lassen, ist das Papierdokument für viele Mitarbeiter noch mehr wert als die Datei auf dem Rechner mit Notizen. Nur leider kann Papier verloren gehen, ist aufwendiger in der Verwaltung und sorgt für einen langsameren Dokumentendurchlauf im Unternehmen.

Mit dem neuen Produkt LDOX.Flow aus dem Hause eks informatik gmbh sorgen Sie genau in diesen Punkten für einfache Digitalisierungsschritte.

Mit LDOX.Flow digitalisieren Sie dokumentenbasierte Workflows in Ihrem Unternehmen. Dabei gestalten Sie mit einer leicht verständlichen Oberfläche den Workflow, dokumentieren den Freigabeprozess, sorgen für einen strukturierten Ablauf und stellen sicher, dass kein Dokument verloren gehen kann.

Workflows mit LDOX.Flow

LDOX.Flow Tablet

LDOX.Flow ist ein Softwarepaket bestehend aus dem LDOX.Flow Designer und Workflow Benutzerlizenzen. Mit LDOX.Flow können dokumentenbasierte Workflows designt und von den Mitarbeitern mittels des browserbasierten Clients über den PC, den Laptop, das Tablet oder das Smartphone genutzt werden.

Der Freigabeprozess wird dabei dokumentiert, gesteuert, überwacht und kann um zusätzliche Dokumente, Notizen und Informationen ergänzt werden.

Workflows selbst gestalten

Freigabeprozesse sind in jedem Unternehmen unterschiedlich. LDOX.Flow bietet mit dem im Paket enthaltenen Designer eine einfache Lösung, um individuelle Workflows mit einer grafischen Oberfläche via drag & drop selbst zu designen. So können Workflows für jegliche Unternehmensstrukturen und Ablaufprozesse angepasst werden.

Mit den – im Workflowdesigner vorhandenen – Bausteinen designen Sie die Strukturen und Funktionen des Freigabeprozesses. Dabei können Sie Entscheidungsparameter basierend auf Indexwerten (z. B.: Rechnungsbetrag unter 5.000 € – Ablauf A, Rechnungsbetrag über 5.000 € – Ablauf B) nutzen.

Bausteine im LDOX.Flow Designer

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Start/Ende-Baustein

Diese Bausteine definieren den Anfang (auf Basis des Events, das den Workflowstart auslöst – Beispiel ein Scan) und das Ende (sollen weitere Vorgänge in anderen Programmen gestartet werden)

Prozess-Baustein

In den Prozessbausteinen wird definiert, was in diesem Arbeitsschritt mit dem Dokument durchgeführt werden soll, wer zu diesem Schritt berechtigt ist und welche Informationen ergänzt werden müssen

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Entscheidungs-Baustein

Anhand von Entscheidungsbausteinen kann anhand von Indexwerten des Dokuments (z. B.: Kostenstelle, Rechnungsbetrag) der Workflow-Verlauf gesteuert werden.

So gestalten Sie einen dokumentenspezifischen Ablauf im Freigabeprozess

LDOX.Flow - Workflow Designer

Immer und überall nutzen

In der Anwendung ist LDOX.Flow mittels Webclient egal über welches Endgerät für die Benutzer einfach aufrufbar und intuitiv benutzbar.

Über das Aufgaben-Dashboard werden dem Benutzer alle zu bearbeitenden Aufgabenschritte aus verschiedenen Workflows angezeigt.

Nutzer können mit LDOX.Flow je nach Workflowkonfiguration Indexwerte erfassen, verändern, Begleitdokumente anhängen, Freigaben oder Ablehnungen erteilen sowie Annotationen (Textvermerk, Unterschrift, Stempel) auf Dokumenten aufbringen.

Mit dem Workflow Client suchen und finden Sie auch bereits abgeschlossene Vorgänge und Workflowdokumente. Über die Dokumentenhistorie (Dokumentation aller einzelnen Ablaufpunkte und Prozessbearbeitungen) erfahren Sie auch im Nachgang genau, wo, was wie und von wem das Dokument bearbeitet wurde.

Anbindung des LDOX.Flow

Mit unseren Anbindungsmöglichkeiten können E-Mail-Programme (z. B.: Outlook / Exchange), DMS- bzw. ECM-Systeme, ERP-Systeme sowie andere Programme an LDOX.Flow angebunden werden. Dadurch wird auch der automatische Start des Workflows aus anderen Anwendungen ermöglicht. Die während des Workflows gewonnenen Informationen können auch wieder an Anwendungen wie die Fibu oder das ERP-System zurückgespielt und verarbeitet werden.

OCR zur Gewinnung von Indexwerten

Mit unserer OCR Lösung LDOX.smart Fix können Dokumente automatisch ausgelesen und indexiert werden. So sparen Sie sich zusätzliche manuelle Schritte in der Datenerfassung und bei der Dokumentenverarbeitung.

Vorteile von LDOX.Flow im Überblick

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Individuelle und einfache Gestaltung

von Workflows mit grafischem Designer

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Browserbasierte Software für den Benutzer

Keine Softwareinstallation für den Benutzer notwendig

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Dokumentation

der Freigabe und Bearbeitungsschritte

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Übersicht

über alle Freigabeprozesse und den Prozessstatus

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Dokumente und Freigabeprozesse

schnell recherchieren

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Anbindungen

an weitere Systeme einfach möglich

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