3 digitale Akten, die unsere Kunden lieben – 

Dokumente zu finden und anzuzeigen sind die Grundfunktion eines jeden DMS / ECM Systems. Doch wie findet man am besten zusammengehörende Dokumente? In einer digitalen Akte.

Digitale Akten bündeln zusammengehörende Dokumente und fassen Informationen zu den Dokumenten oder zu einem Geschäftsfall auf dem Aktendeckblatt zusammen.

Digitale Akten werden immer wichtiger. Je weniger Papierdokumente in einem Unternehmen vorkommen, desto wichtiger wird es, Dokumente auch wie in physischen Ordnern zusammen anzuzeigen. Digitale Akten bieten den Vorteil, dass ein Dokument in verschiedenen Akten vorkommen kann. So lassen sich unterschiedliche Informationen äußerst brauchbar zusammenfassen.

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Die drei beliebtesten digitale Akten

Digitale Personalakte

In digitalen Personalakten finden Sie alle Dokumente zu einem Mitarbeiter in einem digitalen Akt.

Anwendung

Personalabteilung, Führungskräfte und zum Einblick in die eigene Personalakte für Mitarbeiter

Wichtige Eigenschaften

Alle Dokumente eines Mitarbeiters können zentral aufgelistet und eingesehen werden. Im Aktendeckblatt können auch Mitarbeiterbilder und Informationen aus anderen Systemen (z.B.: Zeiterfassung…) angezeigt werden. Automatisch generierte Dokumente wie Gehaltszettel werden ebenfalls automatisch in die Mitarbeiterakte archiviert.
Mögliche Schnittstellen*:

• Zeiterfassung
• Lohnbuchhaltung
• HR-System

*sofern eine Anbindung an die bestehenden Systeme möglich ist

Digitale Kundenakte

Egal ob Vertrag, Angebot, Bestellung, Rechnung oder Beschwerde-E-Mail. In Kundenakten finden Sie alle wichtigen Dokumente und Belege ohne großartige Suche.

Anwendung

Bringen Sie alle Kundendokumente in Zusammenhang. In der digitalen Kundenakte sind nicht nur alle Dokumente gesammelt, sondern auch noch einfach und schnell auffindbar. Seien es Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Reklamationen, Angebote, Bestellungen, wichtige E-Mails. Über einen mobilen Zugang können Sie auch jederzeit auf die Akten zugreifen und so auch direkt bei Kundenterminen alle Dokumente einsehen.

Wichtige Eigenschaften

Archivieren Sie automatisch erstellte Dokumente direkt in die Kundenakte und importieren Sie andere einfach mittels Drag & Drop Funktion. Indexieren Sie so schnell und einfach das ganze Dokument mit den Eigenschaften des jeweiligen Kunden. Lassen Sie sich auf dem Aktendeckblatt zum Beispiel den monatlichen Umsatz, die Anzahl der Bestellungen oder wichtige Vermerke anzeigen.

Mögliche Schnittstellen*:

• FiBu
• Warenwirtschaftssystem
• CRM…

*sofern eine Anbindung an die bestehenden Systeme möglich ist

QM Akte

Alle QM Dokumente auf einen Blick und in einem digitalen Akt vereint. Bringen Sie zusammengehörende Dokumente wie Prüfungszeugnisse, Handbücher und Regelwerke zusammen und sorgen Sie für Übersicht.

Anwendung

Speziell im QM Management ist es wichtig, dass zusammengehörende Dokumente einfach auffindbar und übersichtlich abgelegt sind. So können Prüfungshandbücher in Zusammenhang mit Prüfungszeugnissen oder z.B. Handbücher mit Arbeitsanweisungen angezeigt werden.

Wichtige Eigenschaften

Auch eine beliebte Funktion ist es, mittels Rollenkonzept die Rechte des Zugriffs auf bearbeitbare Dokumente (Word-Files) einzuschränken und den allgemeinen Benutzern Lese-Zugriff auf PDF-Files zu geben. So können nicht gewollte Abwandlungen von wichtigen Dokumenten eingeschränkt werden.

Mögliche Schnittstellen*:

• QM-Management Software
• Prüfungsprogramm…

*sofern eine Anbindung an die bestehenden Systeme möglich ist