Der Speditions- und Logistikdienstleister Fritz-Gruppe stellt mit abteilungsübergreifenden Workflows sowohl die Einhaltung von Skontofristen als auch die Generierung tagesaktueller Reports zum Finanzstatus sicher.
Papierloses Büro in der Logistikbranche –
Logistikunternehmen haben meist eines gemeinsam – Unmengen von Papier, das für Prozesse und Abläufe benötigt wird. Nicht so die EgeTrans Internationale Spedition GmbH: Der mittelständische Premium-Logistikdienstleister aus Marbach am Neckar hat in den letzten Jahren durch verschiedene Maßnahmen seinen Papierverbrauch drastisch reduziert und kommt so seinem Ziel vom papierlosen Büro immer näher. Hierfür war die Realisierung einer rein digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung eine elementare Maßnahme.
Mit dieser Lösung kann ausgeschlossen werden, dass Rechnungen verloren gehen, liegen bleiben oder beim falschen Empfänger landen. Auch das Eintippen der Daten, die auf dem Papier stehen, entfällt größtenteils. Das Papierarchiv kann entfallen und der Geschäftsprozess wird erheblich beschleunigt.
Bei der Realisierung dieses Projekts wurde wiederum auf den langjährigen DMS Partner eks informatik gmbh gesetzt. Aktuell werden damit über 2.700 Rechnungen pro Monat mit einem digitalen Dokumentenworkflow durch das Unternehmen geleitet und automatisch im DMS abgelegt.
Die eingeführte digitale Rechnungseingangsbearbeitung stellt die papierlose Bearbeitung der Rechnungen über zwei Wege sicher. Die Speditionsrechnungen werden mit Anbindung an das ERP System verarbeitet. Für die Verbuchung der normalen Gemeinkostenrechnungen direkt in der Buchhaltungssoftware MAS90 sorgt der Freigabe- und Genehmigungsprozess. Alle Rechnungen werden mithilfe eines digitalen Workflows durch das Unternehmen geleitet und automatisch im Archiv abgelegt.
Erfahren Sie mehr über digitale Dokumentenworkflows
Nach ersten Recherchen seitens EgeTrans war schnell klar, das neue Digitalisierungsprojekt mit der eks informatik gmbh umsetzen zu wollen. Ausschlaggebend war die bereits zur Verfügung stehende Standardanwendung zur Eingangsrechnungsverarbeitung im LDOX Lösungsportfolio, welche auch deutsche Bilanzierungsvorgaben erfüllen kann. Ein weiterer Aspekt war die hervorragende Zusammenarbeit mit dem DMS Spezialisten aus dem Dreiländer-Eck in Götzis (A) in den vergangenen 16 Jahren.
Die digitalen Rechnungen werden automatisch zur Prüfung bzw. Freigabe an die Mitarbeiter in den Abteilungen zugeteilt. Mithilfe von Annotationen werden die Kontierungen direkt auf dem digitalen Dokument gesetzt. Den Überblick über die Prüf- und Freigabeprozesse sichert der hinterlegte Workflow, die Archivierung im DMS Archiv erfolgt automatisiert. Die Einführung von LDOX.SmartInvoice mit OCR Schrifterkennung sorgt für eine Eliminierung von Tippfehlern.
Erfahren Sie mehr über die Verarbeitung des gesamten Rechnungseingangs
Um den Geschäftsprozess von EgeTrans noch weiter zu beschleunigen, wurden auch Anpassungen am ERP System vorgenommen. So werden nun Rechnungsdaten automatisch vom LDOX Workflow an das ERP übermittelt. Diese Anbindung erspart zusätzlich viel Zeit, da die Daten nicht mehr erneut erfasst werden müssen. Auch eine automatische Verbuchung im Buchhaltungssystem MAS90 wurde in diesem Zuge realisiert. Alle Belege sind in der Buchhaltung nun per Tastendruck aufrufbar.
Ein großes Augenmerk wurde auf die Schulung der zahlreichen Anwender gelegt. Durch Workshops konnte den Mitarbeitern die Unsicherheit mit dem neuen digitalen Prozess genommen und die Vorteile dessen dargestellt werden. Nach nur knapp 5 Monaten Projektlaufzeit wurde die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung per 1. Januar 2020 erfolgreich in den Produktivbetrieb genommen.
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Digitale statt analoge Briefträger: Workflows für die Ein- und Ausgangspost als Türöffner für die Digitalisierung
LDOX.Workflow
Ein Workflow bezeichnet die Organisation von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen. Ein digitaler Workflow ist nichts anderes, als Arbeitsabläufe digital darzustellen. Einzelne Stationen bearbeiten einen Arbeitsschritt in der vorgegebenen Art und Weise. Ein digitaler Workflow ist die Basis einer jeden Standardisierung und definiert funktionierende Prozesse unabhängig vom Prozesswissen der beteiligten Mitarbeiter.
Die Abbildung von dokumentenbasierten Workflows über ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist äußerst sinnvoll. So lässt sich der Empfang von Dokumenten, die Bearbeitungen oder Aktionen wie eine Freigabe… unveränderlich und revisionssicher protokollieren.
Während des Prozesses können Dokumente auch unterschiedliche Wege nehmen (Beispiel unterschiedliche Rechnungen, die zur Freigabe in unterschiedliche Abteilungen müssen). Im eigentlichen Sinne ist ein Workflow nichts anderes, als eine Kette aus Bedingungen und Aktionen.
Eigentlich so gut wie jeder Prozess,
lässt sich in einem Workflow abbilden.
Unstrukturierte Abläufe, wie zum Beispiel die Digitalisierung und Zustellung der Eingangspost, lassen sich perfekt mit einem Workflow abbilden. Digitale Workflows können auch offen gestaltet werden und so auch für den Anwender große Entscheidungsfreiheiten schaffen. Doch eine Aktion wird vom Anwender immer abverlangt – er muss den entsprechenden Arbeitsschritt bearbeiten.
Die Implementierung von Workflows ist meist eine sehr individuelle Lösung. Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse und diese müssen berücksichtigt werden. Doch gibt es stark verallgemeinert verschiedene Workflowgruppen, die gerne eingesetzt werden.
Durch die Anbindung von Drittsystemen, wie dem ERP, der FIBU oder dem CRM System können weitere Informationen automatisiert in den Workflow mit einfließen.
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