Digitale Akten – 3 Anwendungen

LDOX.digitale Akte – 

3 digitale Akten, die unsere Kunden lieben – 

Dokumente zu finden und anzuzeigen sind die Grundfunktion eines jeden DMS / ECM Systems. Doch wie findet man am besten zusammengehörende Dokumente? In einer digitalen Akte.

Digitale Akten bündeln zusammengehörende Dokumente und fassen Informationen zu den Dokumenten oder zu einem Geschäftsfall auf dem Aktendeckblatt zusammen.

Digitale Akten werden immer wichtiger. Je weniger Papierdokumente in einem Unternehmen vorkommen, desto wichtiger wird es, Dokumente auch wie in physischen Ordnern zusammen anzuzeigen. Digitale Akten bieten den Vorteil, dass ein Dokument in verschiedenen Akten vorkommen kann. So lassen sich unterschiedliche Informationen äußerst brauchbar zusammenfassen.

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Die drei beliebtesten digitale Akten

Digitale Personalakte

In digitalen Personalakten finden Sie alle Dokumente zu einem Mitarbeiter in einem digitalen Akt.

Anwendung

Personalabteilung, Führungskräfte und zum Einblick in die eigene Personalakte für Mitarbeiter

Wichtige Eigenschaften

Alle Dokumente eines Mitarbeiters können zentral aufgelistet und eingesehen werden. Im Aktendeckblatt können auch Mitarbeiterbilder und Informationen aus anderen Systemen (z.B.: Zeiterfassung…) angezeigt werden. Automatisch generierte Dokumente wie Gehaltszettel werden ebenfalls automatisch in die Mitarbeiterakte archiviert.
Mögliche Schnittstellen*:

  • Zeiterfassung
  • Lohnbuchhaltung
  • HR-System

*sofern eine Anbindung an die bestehenden Systeme möglich ist

Digitale Kundenakte

Egal ob Vertrag, Angebot, Bestellung, Rechnung oder Beschwerde-E-Mail. In Kundenakten finden Sie alle wichtigen Dokumente und Belege ohne großartige Suche.

Anwendung

Bringen Sie alle Kundendokumente in Zusammenhang. In der digitalen Kundenakte sind nicht nur alle Dokumente gesammelt, sondern auch noch einfach und schnell auffindbar. Seien es Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Reklamationen, Angebote, Bestellungen, wichtige E-Mails. Über einen mobilen Zugang können Sie auch jederzeit auf die Akten zugreifen und so auch direkt bei Kundenterminen alle Dokumente einsehen.

Wichtige Eigenschaften

Archivieren Sie automatisch erstellte Dokumente direkt in die Kundenakte und importieren Sie andere einfach mittels Drag & Drop Funktion. Indexieren Sie so schnell und einfach das ganze Dokument mit den Eigenschaften des jeweiligen Kunden. Lassen Sie sich auf dem Aktendeckblatt zum Beispiel den monatlichen Umsatz, die Anzahl der Bestellungen oder wichtige Vermerke anzeigen.

Mögliche Schnittstellen*:

  • FiBu
  • Warenwirtschaftssystem
  • CRM…

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QM Akte

Alle QM Dokumente auf einen Blick und in einem digitalen Akt vereint. Bringen Sie zusammengehörende Dokumente wie Prüfungszeugnisse, Handbücher und Regelwerke zusammen und sorgen Sie für Übersicht.

Anwendung

Speziell im QM Management ist es wichtig, dass zusammengehörende Dokumente einfach auffindbar und übersichtlich abgelegt sind. So können Prüfungshandbücher in Zusammenhang mit Prüfungszeugnissen oder z.B. Handbücher mit Arbeitsanweisungen angezeigt werden.

Wichtige Eigenschaften

Auch eine beliebte Funktion ist es, mittels Rollenkonzept die Rechte des Zugriffs auf bearbeitbare Dokumente (Word-Files) einzuschränken und den allgemeinen Benutzern Lese-Zugriff auf PDF-Files zu geben. So können nicht gewollte Abwandlungen von wichtigen Dokumenten eingeschränkt werden.

Mögliche Schnittstellen*:

  • QM-Management Software
  • Prüfungsprogramm…

*sofern eine Anbindung an die bestehenden Systeme möglich ist

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Digitale Einkaufsakte

LDOX.Akte – 

Die digitale Einkaufsakte – 

Digitale Einkaufsakte

Die digitale Einkaufsmappe bündelt alle Dokumente zu einem bestimmten Geschäftsfall digital an einem Ort.

Angefangen vom Angebot, der Auftragsbestätigung, den Lieferscheinen, Gutschriften Freigaben, Verträgen, E-Mails… alles wird in der digitalen Einkaufsmappe angezeigt.

Je nach Anforderung können so in Ihrem Unternehmen Dokumente logisch gebündelt und einfach über das LDOX.ECM auffindbar abgelegt werden.

Was ist eine digitale Einkaufsmappe

Über das LDOX.ECM (entweder Comarch ECM iS „InfoStore“ oder Kendox InfoShare) kann eine digitale Einkaufsmappe eingerichtet werden. Mittels einfacher Suchfelder kann im Anschluss zum Beispiel nach einer Rechnungsnummer gesucht und alle zugehörenden Dokumente in der Akte angezeigt werden.

Digitale Einkaufsakte verhindert Medienbruch

Viele von uns kennen vielleicht genau diese Situation.

Die Rechnung kam als E-Mail, der Rahmenvertrag liegt in Papierform in einem Ordner, das Angebot ist als PDF abgespeichert und der Lieferschein liegt in der Warenannahme auf einem Stapel.

Und genau dieser Geschäftsfall bedarf einer Prüfung, da Ungereimtheiten festgestellt wurden. In den meisten Betrieben beginnt nun die Ostereiersuche nach den verschiedenen Dokumenten, Belegen und E-Mails zu diesem Geschäftsfall, um eine Prüfung durchführen zu können. Allein für die Dokumentensuche geht oftmals schon eine Stunde an Arbeitszeit verloren.

Mit der digitalen Einkaufsakte finden Sie all diese Dokumente sekundenschnell ohne Medienbruch in Ihrem ECM.

Händische Erstellung – Nein Danke

Die Grundlage für eine digitale Einkaufsmappe ist eine intelligente Erfassung und Indexierung von Dokumenten und elektronischen Belegen. Dazu müssen alle Dokumente, die dieser Einkaufsmappe angehören sollen, auch entsprechend erfasst werden. In der Regel erfolgt diese Erfassung automatisiert. Via Drag & Drop können aber auch Dokumente (zum Beispiel E-Mails) direkt manuell in die Akte hineingezogen und somit auch archiviert werden.

Digitale Einkaufsmappen müssen auch nicht manuell erstellt werden. Aufgrund verschiedener Trigger, erfolgt die Mappen Erstellung automatisch.

Nutzen für Ihr Unternehmen

Im Wesentlichen bietet eine digitale Einkaufsmappe folgende Vorteile:

Zeitersparnis – Die Suche nach zusammengehörenden Dokumenten wird auf ein Minimum reduziert. Die Suche nach verschiedenen Dokumenten in unterschiedlichen Medienformen entfällt gänzlich, was in der Praxis eine massive Zeitersparnis mit sich bringt.

Übersichtlichkeit – Aufgrund der einfachen Darstellung haben Sie alle Dokumente im Überblick. Diese können sofort angezeigt und verarbeitet werden.

Organisation – Durch die notwendige Digitalisierung von Papierdokumenten und die geordnete Archivierung im DMS bzw. ECM werden Dokumente digital besser organisiert und generell einfacher auffindbar gemacht.

Archivierung – Durch die einfache Drag & Drop Archivierung können auch E-Mails schnell zum Geschäftsfall archiviert werden. So werden bei Problemfällen alle Informationen an einem Ort gesammelt. 

Anwendung einer digitalen Einkaufsmappe

Die Fachabteilung hat die Möglichkeit den Lieferschein mit der Rechnung zu vergleichen und Reklamation E-Mails für alle einsichtlich abzulegen.

Die Buchhaltung kann schnell den Rahmenvertrag mit dem Angebot und der Rechnung abgleichen.

Das Controlling kann einfach alle Dokumente an einem Ort finden und überprüfen.

Je nach Abteilung bietet die digitale Einkaufsmappe verschiedene Nutzungsmöglichkeiten und spart jedem Unternehmen Zeit und somit auch Geld.

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Digitale Personalakte

LDOX.Akte 

Vom Papier zur digitalen Personalakte

 

Die digitale Archivierung von Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträgen ist nichts Neues. Aber wenn’s um das Thema Personaldokumente geht, dann trennt sich auch bei den hart gesottenen DMS anwendenden Unternehmen noch die Streu vom Weizen. So hat aktuell nur jeder 10te unserer Kunden eine digitale Personalakte im Einsatz.

Doch was ist eine digitale Personalakte, warum führen bis jetzt verhältnismäßig wenig Unternehmen eine digitale Personalakte und was sind die eigentlichen Vorteile? Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Blogartikel.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte (welche auf einem DMS basiert) ist eine digitale Heftklammer, die verschiedene Dokumente in einer Übersicht vereint. Altmodisch würde man Sie als einen Ordner beschreiben, in dem Mitarbeiterdokumente gesammelt werden.

Doch dies ist nur eine sehr oberflächliche Betrachtungsweise. Eine digitale Personalakte ist viel mehr. Die Akte ist die Möglichkeit Daten, Informationen und Dokumente lebendig zu gestalten. Über einen Aktendeckel (oder Dashboard) lassen sich alle Informationen des Mitarbeiters finden. Adresse, Lohnnachweis, Einstufung, Vorgesetzter… Durch Schnittstellen können auch noch aktuelle Daten, wie der derzeitige Stundensaldo angezeigt werden.

Alle Dokumente – vom Arbeitsvertrag bis zum „Zahltagzettel“ – finden sich in der digitalen Personalakte wieder. Egal ob Arztbestätigung oder Urlaubsschein, alle Belege sind rechtsgültig, unveränderbar und versioniert archiviert.

Durch eine Reminderfunktion werden bei befristeten Arbeitsverträgen automatisch Erinnerung E-Mails vor Vertragsablauf an den Vorgesetzten oder die Personalabteilung gesendet.

Gepaart mit Onboarding und Offboarding Workflows lässt sich auch gezielt die Digitalisierung von HR-Dokumenten und HR-Prozessen umsetzen. Anforderungsscheine für neueintretende Mitarbeiter können mittels Workflows nachvollziehbar an die zuständigen Abteilungen gesendet werden. Mittels Drag and Drop wird die E-Mail mit der Krankmeldung eines Mitarbeiters in der Akte archiviert. Die Indexierung des Dokuments erfolgt zum größten Teil automatisch, da einfach die Indexwerte des Mitarbeiters aus der digitalen Personalakte übernommen werden.

Die allseits bekannten Schnellhefter und Ordner mit den Mitarbeiter Dokumenten werden nicht mehr benötigt. Vorbei ist die Zeit, in der noch bei der Einstellung eines Mitarbeiters die Personalakte durch das Unternehmen durchgereicht wurde.

Was hält Unternehmen davon ab, eine digitale Personalakte einzuführen?

Drei maßgebliche Faktoren, lassen Unternehmen vor einer Einführung zurückschrecken.

1. Definition der digitalen Personalakte und deren Funktionen

Es ist leicht, zu begreifen, was für Vorteile digitale Personalakten mit sich bringen. Die Definition, wie das im eigenen Unternehmen aussehen und was für Funktionen die Akte alles haben soll, sprengen dann oft den Rahmen und den aktuellen Horizont.

2. Digitalisierung von bereits bestehenden Personaldokumenten

Die Menge der Mitarbeiterdokumente, die bereits in einem Unternehmen bestehen, ist groß. Um diese Dokumente richtig zu digitalisieren, muss jedes einzelne, einzeln verarbeitet werden.

Unser Tipp: Suchen Sie sich einen Scandienstleister oder nutzen Sie OCR Erkennung, um die Dokumente schneller zu verarbeiten.

3. Unwissenheit über die Möglichkeiten der Anwendung

Oftmals fehlt schier die Vorstellung, welche Möglichkeiten eine digitale Personalakte für mittelständische und große Unternehmen mit sich bringt. Auch die Angst gegen DSGVO Vorschriften zu verstoßen ist da. Doch seien Sie unbesorgt, eine digitale Personalakte ist nichts Verbotenes.

Warum Sie eine digitale Personalakte einführen sollten

Argumente, wie die Digitalisierung von Papierdokumenten und die Einsparung von Platz durch Auflösungen von Papierordnern, wären doch etwas zu unspezifisch.

Die Stärke der digitalen Personalakte liegt darin, Informationen aus verschiedenen Systemen zu bündeln und diese vereint auf dem Aktendeckel anzuzeigen.

Auch die Möglichkeit, alle Personaldokumente in allen Versionierungen, in allen Formen selektieren und filtrieren zu können. Macht Sinn. Stoppen Sie einmal die Zeit eines Personalverantwortlichen, der in einer „offline“ Mitarbeiterakte die Krankmeldung von den letzten beiden Jahren zusammen tragen muss.

Die Verbindung von digitalen Personalakten mit Workflows kombinieren Ablaufoptimierung (Workflow) mit perfekter Darstellung (alle Informationen an einem Platz – Personalakte). Nutzen Sie einen Onboarding Workflow, um alle notwendigen Abteilungen über die Einstellung eines Mitarbeiter zu informieren, steuern Sie wer welche Informationen sehen darf und legen Sie fest, welche Arbeitsschritte die anderen Abteilungen einplanen müssen (Einrichtung IT Account, Aufnahme in Mitarbeiter E-Mail Verteiler, Information an den Vorgesetzten,…).

Seit 2018 ist es kaum mehr möglich, einen Blogartikel ohne DSGVO Berührungspunkte zu schreiben. Ein Mitarbeiter hat das Recht, alle über sich gesammelten Informationen, sich anzeigen zu lassen. Das ist nicht erst seit der DSGVO Einführung so, aber vielen erst seit da an bewusst. Mit der digitalen Personalakte ist das kein Problem. Alle Dokumente zum Mitarbeiter sind an einem Ort. Über Zugriffsberechtigungen können Sie einfach digital den Mitarbeitern das Recht einräumen, die eigene Akte zu sehen.

Die Zeitersparnis für Personalabteilungen ist enorm. Keine Aktensuche und Ordnerkramerei mehr. Durch die zum Teil automatische Indexierung der Dokumente werden Ressourcen für andere Aufgaben geschaffen.

Fazit

Eine digitale Personalakte ist zwar in der Einführung etwas aufwendig. Einmal aufgebaut und eingerichtet spart sie Zeit, Platz, Verwaltung und somit auch Geld. Durch die Übersichtlichkeit aller Personalinformationen und Dokumente sollte die digitale Personalakte zentraler Bestandteil eines jeden Digitalisierungskonzepts sein.

Tipp

Eine digitale Personalakte sollte immer Bestandteil eines revisionssicheren DMS sein oder an ein revisionssicheres DMS angekoppelt werden. Nur so wird auch die unveränderliche Speicherung der Personaldokumente sichergestellt und die Papierakten können abgeschafft werden.

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