Revisionssicher Archivieren

LDOX.Digitale Dokumente

Revisionssicheres papierloses Archivieren

Mittels eines einfachen DMS / ECM Systems können Dokumente revisionssicher archiviert werden. Doch was versteht man genau unter dem Begriff revisionssicheres Archivieren? Kurz zusammengefasst: eine Aufbewahrung von Papierdokumenten ist nicht mehr notwendig.

Warum Sie Ihre Papierdokumente abschaffen sollten:

Papierdokumente brauchen nicht nur Platz, sondern sind natürlich in der Verwaltung wesentlich aufwendiger als ein PDF File auf dem Computer. Suche ich nach dem PDF, finde ich es sofort. Suche ich nach dem Papierbeleg, braucht es etwas Zeit, um den richtigen Ordner, den richtigen Reiter und dann das richtige Dokument zu finden. Durch ein DMS / ECM System haben Sie die Möglichkeit, noch schneller und strukturierter Dokumente abzulegen und auffindbar zu machen. Das wichtigste bei der Abschaffung der Papierdokumente ist aber nicht nur ein DMS / ECM zu nutzen, sondern dieses auch revisionssicher zu gestalten.

Was bedeutet Revisionssicherheit beim papierlosen Archivieren genau?

Dokumente gelten als „revisionssicher“, wenn sie vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Ist Ihr digitales Archiv / DMS / ECM System revisionssicher, können Sie die Papierbelege vernichten – die digital gespeicherten Belege reichen für die Auskunft bei Prüfungen aus. Welche Anforderungen Ihr Archiv z.B. in Deutschland konkret erfüllen muss, regeln die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ kurz „GoBD„. Österreich lehnt sich in weiten Teilen an diese Regelung an. In der Schweiz gibt es mit der GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) ebenfalls eine ähnliche Regelung, die auch wie die GoBD grundsätzlich auf die folgenden Punkte setzt:

Vollständigkeit

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Belege und Dokumente sämtliche Daten enthalten, die für die entsprechende Belegart relevant sind.

Fälschungssicherheit

Unternehmen müssen ihre Belege digital so erstellen und abspeichern, dass diese nicht mehr verändert werden können. Sobald Belege an Externe offiziell herausgegeben werden, dürfen diese nicht weiter verändert werden.

Wahrheitsmäßigkeit

Externe Dokumente und Belege dürfen bei der Erfassung nicht verändert werden.

Nachvollziehbarkeit

Speziell dieser Punkt ist für das papierlose Archivieren wichtig.

Eine Pflicht zur Aufzeichnung von einzelnen Sachverhalten sorgt für die Nachvollziehbarkeit der entsprechenden Dokumente. Daher müssen Unternehmen genau dokumentieren, wie sie die Vorgaben der GoBD bei der Digitalisierung umgesetzt haben. Die Dokumentation muss so abgefasst werden, dass ein außenstehender Dritter sie ohne großen Zeitaufwand gut nachvollziehen kann. Auch die Dokumentation muss über mehrere Jahre hinweg archiviert werden.

Verfahrensdokumentation bzw. Nachweis

Ein revisionssicheres digitales Archiv / DMS / ECM gilt erst dann revisionssicher, wenn dies über eine detaillierte rechtskonforme Verfahrensdokumentation festgehalten wird.

Welche Belege können revisionssicher und papierlos archiviert werden?

Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Der Beleg stellt einen Beweis dafür, dass eine bestimmte Buchung in Form einer Einnahme oder einer Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat und buchhalterisch erfasst wurde. Der Inhalt des Belegs gibt dabei Auskunft über den Anlass des Buchungsvorgangs. Als Beleg für Zahlungen gelten zum Beispiel die folgenden Unterlagen:

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Rechnungen

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Personaldokumente

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Quittungen

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Kassenbelege

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Geschäftliche Briefe

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Verträge

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Lieferscheine

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Angebote

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Auftragsbestätigungen

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Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Papierloses Büro in der Logistikbranche – 

Digitale Eingangs-rechnungs-verarbeitung – 

Logistikunternehmen haben meist eines gemeinsam – Unmengen von Papier, das für Prozesse und Abläufe benötigt wird. Nicht so die EgeTrans Internationale Spedition GmbH: Der mittelständische Premium-Logistikdienstleister aus Marbach am Neckar hat in den letzten Jahren durch verschiedene Maßnahmen seinen Papierverbrauch drastisch reduziert und kommt so seinem Ziel vom papierlosen Büro immer näher. Hierfür war die Realisierung einer rein digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung eine elementare Maßnahme.

Mit dieser Lösung kann ausgeschlossen werden, dass Rechnungen verloren gehen, liegen bleiben oder beim falschen Empfänger landen. Auch das Eintippen der Daten, die auf dem Papier stehen, entfällt größtenteils. Das Papierarchiv kann entfallen und der Geschäftsprozess wird erheblich beschleunigt.

Bei der Realisierung dieses Projekts wurde wiederum auf den langjährigen DMS Partner eks informatik gmbh gesetzt. Aktuell werden damit über 2.700 Rechnungen pro Monat mit einem digitalen Dokumentenworkflow durch das Unternehmen geleitet und automatisch im DMS abgelegt.

Lösungsansatz

Die eingeführte digitale Rechnungseingangsbearbeitung stellt die papierlose Bearbeitung der Rechnungen über zwei Wege sicher. Die Speditionsrechnungen werden mit Anbindung an das ERP System verarbeitet. Für die Verbuchung der normalen Gemeinkostenrechnungen direkt in der Buchhaltungssoftware MAS90 sorgt der Freigabe- und Genehmigungsprozess. Alle Rechnungen werden mithilfe eines digitalen Workflows durch das Unternehmen geleitet und automatisch im Archiv abgelegt.

Erfahren Sie mehr über digitale Dokumentenworkflows

Umsetzung

Nach ersten Recherchen seitens EgeTrans war schnell klar, das neue Digitalisierungsprojekt mit der eks informatik gmbh umsetzen zu wollen. Ausschlaggebend war die bereits zur Verfügung stehende Standardanwendung zur Eingangsrechnungsverarbeitung im LDOX Lösungsportfolio, welche auch deutsche Bilanzierungsvorgaben erfüllen kann. Ein weiterer Aspekt war die hervorragende Zusammenarbeit mit dem DMS Spezialisten aus dem Dreiländer-Eck in Götzis (A) in den vergangenen 16 Jahren.

Die digitalen Rechnungen werden automatisch zur Prüfung bzw. Freigabe an die Mitarbeiter in den Abteilungen zugeteilt. Mithilfe von Annotationen werden die Kontierungen direkt auf dem digitalen Dokument gesetzt. Den Überblick über die Prüf- und Freigabeprozesse sichert der hinterlegte Workflow, die Archivierung im DMS Archiv erfolgt automatisiert. Die Einführung von LDOX.SmartInvoice mit OCR Schrifterkennung sorgt für eine Eliminierung von Tippfehlern.

Erfahren Sie mehr über die Verarbeitung des gesamten Rechnungseingangs

 

Um den Geschäftsprozess von EgeTrans noch weiter zu beschleunigen, wurden auch Anpassungen am ERP System vorgenommen. So werden nun Rechnungsdaten automatisch vom LDOX Workflow an das ERP übermittelt. Diese Anbindung erspart zusätzlich viel Zeit, da die Daten nicht mehr erneut erfasst werden müssen. Auch eine automatische Verbuchung im Buchhaltungssystem MAS90 wurde in diesem Zuge realisiert. Alle Belege sind in der Buchhaltung nun per Tastendruck aufrufbar.

Ein großes Augenmerk wurde auf die Schulung der zahlreichen Anwender gelegt. Durch Workshops konnte den Mitarbeitern die Unsicherheit mit dem neuen digitalen Prozess genommen und die Vorteile dessen dargestellt werden. Nach nur knapp 5 Monaten Projektlaufzeit wurde die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung per 1. Januar 2020 erfolgreich in den Produktivbetrieb genommen.

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Checkliste zur Softwareauswahl

Passende Software finden 

Checkliste zur Software-auswahl – 

5 Punkte, die Sie bei der Softwareauswahl beachten sollten

Sie sind auf der Suche nach einer passenden Software für Ihr Unternehmen? Sie haben jedoch das Problem des breiten Angebotes und sind sich nicht ganz sicher, welche Software und welche Tools Ihnen Abhilfe schaffen können? Dann sind Sie hier goldrichtig. Wer im Internet nach der passenden Software sucht, kann schnell überfordert sein. Mit der richtigen Software können jedoch Aufgaben erheblich vereinfacht werden und Sie gewinnen Zeit, sparen Geld und erleichtern Ihren eigenen Mitarbeitern komplizierte Arbeitsschritte. Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich damit, wie Sie unter den verschiedenen Programmen die richtige Software auswählen können und eine Fehlinvestition vermeiden.

Welchen Funktionsumfang brauchen Sie?

Jedes Unternehmen muss unterschiedliche Aufgabenstellungen mit einer Software lösen. Oftmals haben es sich Software Anbieter zur Aufgabe gemacht, all diese Anforderungen in eine Software zu verpacken. Hier gilt es bei der Auswahl Vorsicht walten zu lassen. Zu umfangreiche Anwendungen könnten Mitarbeiter schnell überfordern. Als Erstes sollten Sie auf die Funktionalität der benötigten Tools achten. Finden Sie heraus, welche individuellen Anforderungen Sie wirklich benötigen und wägen Sie dann ab, wie flexibel Sie von Projekt zu Projekt sein müssen. Wie breit muss das Spektrum der Funktionen sein? Oft ist weniger mehr!

Es ist in den vergangenen Jahren immer wichtiger geworden, dass klassische Business Software auch auf mobilen Geräten verfügbar ist. Fragen Sie bei den Anbietern nach, ob die Anwendung auch über einen Browser zur Verfügung steht. Mit einem Browser Client der auf HTML 5 basiert, kann die Software so auch auf mobilen Endgeräten via Browser (z. B.: Google Chrome) zugreifen. Eine App-Installation ist so nicht notwendig.

Wie gut ist die Stabilität und Performance?

Finden Sie heraus, ob eine Standard Software für die Größe Ihres Unternehmens ausreichend ist und ob sie die nächsten 5 Jahren noch Ihre Bedürfnisse erfüllen kann. Machen Sie einen Vergleich, ob die Software auf dem aktuellsten Stand ist und ob regelmäßig Updates verfügbar sind.

Soll eine “On-Premise“ Lösung oder eine Cloud Lösung eingesetzt werden? Anwendungen über die Cloud, welche webbasiert arbeiten, haben den Vorteil, dass eine Implementierung meist leichter möglich ist und keine technischen Ressourcen gebunden werden müssen. Andererseits werden betriebsinterne Inhalte extern gespeichert. Stimmen Sie diesen Punkt intern sicherheitstechnisch ab.

Wie hoch sind die Kosten?

Neben den Anschaffungskosten müssen Sie unbedingt auch die Folgekosten unter die Lupe nehmen. In Updates und Wartungen sind oft Kosten versteckt, die auf den ersten Blick verborgen bleiben. Je nach Anbieter kann es auch der Fall sein, dass die Anzahl der User Lizenzen beschränkt ist und so zusätzliche Kosten anfallen können.

Auch die Vertragslaufzeit bei Wartungsverträgen sollte immer in der Bewertung berücksichtigt werden. Achten Sie darauf, dass diese flexibel bleiben und nicht an lange Vertragszeiten gebunden sind.

Gibt es Dokumentation und Support?

Umso komplexer die Software sein muss und je mehr Funktionen bereitgestellt werden, desto wichtiger werden Dokumentationen und Hilfestellungen sein. Im Notfall muss bei Bugs oder anderen Softwarefehlern ein Supportdienst des Anbieters schnell erreichbar sein. So sollte ein reibungsloses Arbeiten jederzeit gewährleistet sein und keine Verzögerungen von Projekten entstehen. Klären Sie vor Vertragsabschluss ab, ob ein solcher Support gegeben ist.

Datenschutz und Sicherheit

Datenschutz ist gerade bei vertraulichen Informationen ein heikles Thema. Setzen Sie hier auf Anbieter, die eine Datensicherung und einen Datenschutz gewährleisten. Es muss Ihnen bewusst sein, dass Daten und Informationen im System eines externen Anbieters hinterlegt werden. Achten Sie hier besonders auf die Referenzen und Erfahrung Ihres Softwaredienstleisters.

Fazit zur Softwareauswahl

Neben den individuellen Prioritäten, die Sie an die zukünftige Software stellen, sollten Sie Ihre Erwartungen klar definieren. Was ist Ihnen bei den Anforderungen und dem Nutzen bei einer Software wichtig? Wenn Sie diese Frage beantworten können, dann haben Sie damit den perfekten Anforderungskatalog für Ihren Dienstleister.

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