Storage

Revisionssicherer Storage –

WORM Speicher –

Was ist ein revisionssicherer Storage?

Mittels eines revisionssicheren Storage kann eine Unveränderbarkeit von Dokumenten gemäß GDPdU und GoBS sichergestellt werden. Dabei stellt das Speichermedium, auf dem Dokumente abgelegt werden, mittels der sogenannten WORM-Funktionalität (wobei die Abkürzung WORM für Write Ones Read Many steht) sicher, dass Dokumente auf dem Speichermedium nicht mehr verändert werden können.

Der WORM-Speicher

Unter einem WORM-Speicher versteht man in der Informatik, dass das Löschen, Überschreiben und Ändern von Daten auf einem Speichermedium nicht möglich ist.
Jegliche Änderungsversuche werden gänzlich abgeblockt. Es wird dabei zwischen Hardware-WORM, systemische WORM und Software-WORM unterschieden.

Hardware-WORM

Bei einem Hardware-WORM (auch True-WORM genannt) werden auf einem Speichermedium mittels eines Laserstrahls entweder Vertiefungen oder Blasen erzeugt, die nicht wieder verändert werden können.

 

Systemische WORM

Bei der systemischen WORM wird die einmalige Beschreibbarkeit entweder über die Adressierung oder die Verwaltung durch den internen Prozessor/Controller erreicht.

 

Software-WORM

Der Software-WORM stellt durch eine Softwarefunktionalität auf einem Netzwerkspeichersystem die Unveränderbarkeit sicher.

 

Das Problem des Speicherplatzes

Da bei einem eingesetzten WORM-Datenspeicher nur Daten gespeichert und nicht gelöscht werden können, laufen diese auch voll. In diesem Fall gibt es nur eine einzige Möglichkeit:
Zusätzlichen Speicherplatz anschaffen.

Tipp: Retention Time bei einem Software-WORM

Viele WORM Speicher bieten die Möglichkeit, eine sogenannte Retention Time zu setzen. Die Retention Time definiert die Zeit, in welcher Dokumente unveränderbar mittels Software-WORM gespeichert werden (z.B.: 10 Jahre).

Nach Ablauf dieser Zeit ist es möglich, die Daten zu löschen und so wieder Speicherplatz zu gewinnen. Das hilft zwar kurzfristig bei einem Platzproblem nicht weiter, langfristig sollte jedoch diese Konfiguration berücksichtigt werden.

Zusätzlicher Nutzen

Ein angenehmer Nebeneffekt bei einem WORM-Speicher: Durch die unveränderbare Ablage von Dokumenten ist es auch Verschlüsselungstrojanern nicht möglich, Dokumente zu verschlüsseln.

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Dokumenten Lebenszyklus

Die 5 Lebensphasen eines Dokuments – 

Dokumenten-Lebenszyklus – 

Dokumente leben, zumindest haben sie eine Lebensdauer und auch Lebensphasen.

Je nach Dokumentart ist eine Aufbewahrungsfrist* von

  • 6 Jahren (bei z. B.: Angeboten, Betriebsprüfungsberichten, Lieferscheinen…)
  • 10 Jahren (bei z. B.: Kassenberichte, Rechnungen, Bilanzen, Geschenknachweise…)
  • 30 Jahren (bei Gerichtsurteilen, Mahnbescheiden, Kreditunterlagen…)

vom Gesetzgeber vorgegeben (wie am Beispiel von Deutschland oben angeführt).

* Je nach Land können die Aufbewahrungsfristen für Dokumente unterschiedlich sein.

Dokumente durchleben in ihrem „Lifecycle“ verschiedene Phasen, die wir uns in diesem Blogbeitrag im Zusammenhang mit einem Dokumentenmanagementsystem näher ansehen werden. Von der Geburt (Generierung) eines Dokuments bis zum Ableben (Löschung) begleiten uns Dokumente länger in einem Unternehmen als so mancher Arbeitskollege.

Die 5 Lebensphasen eines Dokuments

Die Generierung / Erzeugung / Erfassung

Digitale Dokumente können einerseits manuell erzeugt werden (Verträge, manuelle Rechnungen, E-Mails…), andererseits automatisch in einer Anwendung generiert werden (Prüfzeugnisse, automatisch erstellte Rechnungen…). Diese Dokumente werden mit der Voranwendung automatisch im DMS / ECM archiviert.

Offlinedokumente werden in diesem Arbeitsschritt digitalisiert (gescannt) und im DMS / ECM archiviert. Bei einer Dokumentenarchivierung in einem ECM bzw. DMS erfolgt nach diesem Schritt die Archivierung des Dokuments mit den Indexwerten. Auf Basis des ausgewählten Dokumenttyps wird auch die Lebensdauer des Dokuments bestimmt.

Bearbeitung / Verarbeitung

Je nach Dokumentart oder Verwendung des Dokuments kann es zu einer weiteren Bearbeitung kommen. Zum Beispiel Verträge, die abgezeichnet werden müssen oder Bestellungen, die gegengezeichnet werden. Da Dokumente von mehreren Nutzern zum Teil verändert werden, bietet sich eine versionierte Archivierung des Dokuments in einem Dokumentenmanagementsystem an. So können auch die einzelnen Bearbeitungsschritte der Nutzer stets nachvollzogen werden. Durch eine automatisch erstellte Dokumentenhistorie werden Bearbeitungen lückenlos dokumentiert.

Zugriff

Das Dokument ist in der Bearbeitung so weit abgeschlossen. Die Zugriffe, die auf das Dokument erfolgen, dienen nicht mehr zur aktiven Arbeit mit dem Dokument, sondern zur Recherche oder zum Beauskunften von Dokument-Informationen. DMS / ECM Benutzer können anhand ihrer Berechtigung Dokumente im DMS / ECM suchen, finden oder mit anderen Usern teilen.

Aufbewahrung

Je älter das Dokument, desto weniger wird es meist noch aktiv benötigt. Die darauf enthaltenen Informationen altern und der Nutzen nimmt in der Regel ab. Trotzdem müssen Dokumente zum Beispiel aus rechtlichen Gründen noch aufbewahrt werden. Das DMS / ECM verwahrt in dieser Phase die Dokumente revisionssicher und jederzeit recherchierbar bis zum letzten Schritt.

Löschung

In der Offlinewelt würden in dieser Phase die Dokumente, die von Gesetz wegen nicht mehr aufbewahrt werden müssen, geschreddert oder einfach entsorgt. Sind die Dokumente in einem DMS / ECM abgelegt, erfolgt eine Löschung. Je nach Konfiguration in Ihrem DMS wird eine Löschliste mit allen Dokumenten erstellt, deren Lebenszyklus abgelaufen ist. Der Administrator kann diese Liste im Anschluss final zur Löschung freigeben.

Warum eine Löschung sinnvoll sein kann:

R

Je nach Speicherplatz und Performancegründen des DMS / ECM kann ein effektives Datenmanagement administrative Zeit und Kosten sparen

R

Ein schlankes DMS / ECM ist übersichtlicher und unbeliebte Altlasten werden kontinuierlich aussortiert.

Warum eine Löschung nicht sinnvoll sein kann:

Q

Dokumente müssen nicht zwangsweise gelöscht werden. Speziell wenn sie noch von Relevanz sind, oder eine evtl. Verwendung (z.B.: alte Handbücher) trotzdem noch eintreten könnte.

Q

Bestimmte Dokumente sollte man auch aus Nostalgie-Zwecken aufbewahren ?.

Die meisten Dokumente begleiten uns so still und heimlich ein ganzes Jahrzehnt. Vielleicht werden Sie beim nächsten Löschvorgang etwas nostalgisch.

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