LDOX.Mobile 

Wie „mobile“ sollte ihr DMS sein? 

Blickt man 20 Jahre zurück, waren unternehmensspezifische Softwarelösungen primär zweckoptimiert. Der User sollte primär seine Arbeit in der Anwendung verrichten und so sah sie auch aus.

Usability, Design, oder gar eine mobile Verwendung über das Internet, war weder im Fokus noch in Umsetzungsreichweite.

Heute, getrieben von userfreundlichen „Software as a Service (SaaS)“ Produkten, setzen auch klassische Software Hersteller zunehmend auf die mobile Verfügbarkeit über Apps oder Web basierte Clients Ihrer Anwendungen.

Das Smartphone als der mobile DMS Treiber

Ein wichtiger Faktor dieser Entwicklung ist das Smartphone. Jeder hat eins, jeder verwendete es täglich und jeder kann es meistens ohne große Erklärungen bedienen und einrichten. Die Übersichtlichkeit von Apps und die einfache Bedienung lässt den User über das Smartphone Teil des Systems -als menschliche Hardware- werden.

So trägt jeder von uns mittels PDF Scanner App, eine kleine Scanstation am Smartphone bei sich, mit der jederzeit Dokumente erfasst, abgelegt und bearbeitet werden können. Wer braucht für fünf Belege am Tag denn heute noch einen Tischscanner. Freigabeworkflows können am Smartphone mittels einfacher Tasten dargestellt, umgesetzt und jederzeit bedient werden.

Durch diese Entwicklungen müssen sich auch DMS Softwareentwickler auf die neuen Gegebenheiten einstellen. Bei der Auswahl eines DMS stehen weniger die technischen Aspekte wie Speicherplatz und Geschwindigkeit im Fokus, sondern mehr grafische und anwendungsspezifische Gesichtspunkte sind im Auswahlverfahren wichtig. Eine intuitive und schön gestaltete Software ist meist schon die halbe Miete bei der Userakzeptanz. Die Basisfunktionen werden generell als gegeben angenommen.

Deshalb wird sich auch die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen in den nächsten Jahren verändern. Prozesse verlagern sich weg vom Desktop PC hin zum Smartphone. Warum auch nicht. So können auf Dienstreisen, Belege von Reisespesen mittels PDF Scan App sofort erfasst, archiviert und freigegeben werden. Beim Kundenbesuch hat der Außendienstmitarbeiter alle Kundenverträge und Dokumente in einer digitalen Akte bei sich. Während der Geschäftsreise gibt der CEO im Zug Rechnungen frei. Schadhafte Produkte werden fotografiert und sofort an die Schadensabteilung mittels Workflows gesendet.

Einige Beispiele wie ein sinnvoller mobiler Zugriff auf das DMS erfolgen kann. Natürlich wird es immer noch zukünftig Arbeiten am Desktop geben, doch was ein User auf dem Smartphone von unterwegs erledigen kann, wird er auch dort umsetzen.   

Sicherheit bei mobilen DMS

Spannend wird jedoch das Thema Sicherheit. Bei einer On-Premise Lösung am Desktop sind die Risiken in puncto Sicherheit klarer zu identifizieren. Bei einem „mobile“ verfügbaren DMS, kommt neben dem technischen Risiko, vielmehr auch noch der Faktor Mensch zu tragen. Wird das Handy gestohlen und die Bildschirmsperre entschlüsselt, kann bei falscher Einstellung ein tiefes Leak des Unternehmensarchiv entstehen. Auch sind Userfehler, aufgrund des unbedachteren Umgangs und der oftmals zu breiten Fingern (Vertipper) häufiger als am Desktop.

Setzen Sie Ihr DMS bereits „mobile“ ein

Nein? Besprechen Sie mit uns Ihre Möglichkeiten, jetzt Ihr DMS „mobile“ aufrufbar zu machen und erfahren Sie welche zusätzlichen Chancen sich dadurch ergeben.

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