Projektplan Workflow

LDOX.Workflow

Projektplan Eingangs-rechnungs-workflow

Sie möchten einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen? Nichts leichter als das – sagen viele Softwarelösungen. Das stimmt auch. Möchte man aber möglichst viele Arbeitsschritte digitalisieren und automatisieren, braucht es doch trotzdem drei Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung:

Schnittstellen zu anderen Datenquellen (FiBu, ERP…), einen Projektplan und Anpassung auf die individuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Ein Eingangsrechnungsworkflow lässt sich mit verschiedenen Softwarelösungen realisieren – oftmals zum Teil auch ohne Programmierung über grafische Process Designer, in welchem Workflows erstellt werden können. Die Anforderung an einen wirklichen Eingangsrechnungsworkflow geht in der Praxis doch etwas weiter als ein Dokumentenablaufplan, in dem Dokumente von A nach B weitergeleitet werden sollen.

Der Workflow soll Daten mit anderen Systemen abgleichen (z.B.: Bestelldaten), jeder Arbeitsschritt soll auswertbar sein (wo liegen welche Rechnungen zur Freigabe), alles soll dokumentiert werden, wenn möglich sollen auch bereits Buchungssätze für Rechnungen wärend des Workflows hinterlegt werden können…

Da stoßen „Self-Service-Workflowlösungen“ oft an ihre Grenzen.

Mit unseren LDOX Workflowlösungen haben Sie die Möglichkeit, vielseitig integrierbare Workflowprozesse in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Die Basis für so ein vielschichtiges Eingangsworkflowprojekt ist die Ausarbeitung eines Projektplans mit unserem Kunden.

Anhand des folgenden Projektplans erfahren Sie Schritt für Schritt, wie wir einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen.

Projekt Eingangsrechnungsworkflow

Ausgangslage

Es soll ein umfangreicher Freigabeworkflow von Eingangsrechnungen mit automatischer Datenextraktion, das heisst automatisches Auslesen und Indexieren von Rechnungen mittels OCR Software (Optical Character Recognition – Texterkennung) eingeführt werden.

In einem mehrstufigen, betragsabhängigen Freigabeprozess sollen Buchungsmöglichkeiten geschaffen und die Anbindung an die FiBu und das ERP zum Datenaustausch realisiert werden.

Ca. 1 Woche nach Bestellung

Los geht’s – Workflow Eröffnungsworkshop

Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.  Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.

 

Inhalte:

  • IST Zustandsanalyse – Lernen aus dem Offlineprozess
  • SOLL Zustand Definition – Umbauen und verbessern in einen Digitalen Prozess
  • Definition der Workflowuser und Rollen
    • Benötigte Rollen
    • Benötigte Benutzer
    • Benötigte Berechtigungen
  • Zusammenstellen der Workflowabläufe
  • Festlegen der zu erfassenden Daten (Indexfelder) während des Workflows und der Datenextraktion
  • Definition Integrationen in Drittsysteme
    • Welche Anbindungen sind notwendig
    • Austausch benötigter Daten (Bestelldatenabgleiche)

Ca. 3 Wochen nach Bestellung

Nacharbeitung des Workshops und Vorbereitungen für die Umsetzung

 

  • Konzepterstellung

Ca. 4 Wochen nach Bestellung

Bereitstellung der technischen Infrastruktur

  • Bereitstellung in Absprache mit dem Kunden
  • Server werden eingerichtet
  • E-Mailadressen und Importprofile angelegt und für den Workflow erstellt

Abstimmung zwischen den technischen Beteiligten (eks Projektleiter, DMS Verantwortlicher, evtl. FiBu oder ERP Dienstleister)

 

  • Die Anwendungsverantwortlichen tauschen sich zu den Datenübermittlungen zwischen den einzelnen Systemen aus
  • Festsetzung welche Anwendung wann und wie welche Informationen zur Verfügung stellt

Ca. 5 Wochen nach Bestellung

Installation der Workflow Anwendungen (LDOX.Client, LDOX.Route, …)

 

  • Via Remote Zugriff auf den Server

Ca. 6 Wochen nach Bestellung

Erstellung des Prototypworkflows auf Basis des Workshopkonzepts

 

  • Import
  • Datenextraktion
  • Workflow

Ca. 7 Wochen nach Bestellung

Testing des Prototyps Workflow durch die Keyuser

 

  • Prüfung
  • Feedbacksammlung
  • Freigabe

Ca. 8 Wochen nach Bestellung

Fertigstellung Workflow

  • Einarbeitung des Feedbacks der Keyuser
  • Finalisierung des Workflows
  • Anbindung an Drittsysteme und Datenübermittlung

Ca. 9 Wochen nach Bestellung

Finale Workflow Prüfung und Freigabe durch die Keyuser

Ca. 10 Wochen nach Bestellung

Testing finaler Workflow durch Testgruppe

 

  • Wird parallel zum „aktuellen offline Workflow“ durchgeführt
  • Vorbereitung der selbstlernenden OCR Software Funktionen
  • Systemtraining für die KI (Künstliche Intelligenz) der OCR Software
  • Sammlung von Feedback zu evtl. Unklarheiten und Überarbeitungsvorschlägen durch die Testgruppe

Ca. 12 Wochen nach Bestellung

Einarbeitung der Feedbackschleife der Testgruppe in den Workflow

Ca. 13 Wochen nach Bestellung

Abschlusstest durch die Keyuser

 

  • Freigabe finaler Workflow

Ca. 14 Wochen nach Bestellung

Schulung der Mitarbeiter

Ca. 15 Wochen nach Bestellung

Go Life des Workflows

 

  • Im Vorfeld definiertes Datum

Schnell wünscht sich jeder – sicher und stabil ist das Ziel

Die Einführung eines vielseitigen Eingangsrechnungsworkflows dauert seine Zeit. Einerseits kommen in einem Unternehmen fast alle Abteilungen mit diesem in Berührung was einer bestimmten Abstimmung und Schulung bedarf. Andererseits sollte so viel wie möglich automatisiert übertragen und abgefragt werden, was die Anbindungen von anderen Lösungen notwendig macht.

Der wichtigste Faktor bei einer erfolgreichen Einführung ist nicht der Faktor Zeit, sondern die Funktionalität. Nur wenn Workflows funktionieren, leicht für den User zu bedienen und möglichst viel automatisch überprüfen und übertragen, führen sie in der Praxis zu den gewünschten Effekten wie Zeitersparnis, höherer Datenqualität und digitaler Zusammenarbeit.

Fragen Sie uns nach Ihrer kostenlosen Beratung für die Einführung eines Eingangsrechnungsworkflows.

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Checkliste zur Softwareauswahl

Passende Software finden 

Checkliste zur Software-auswahl – 

5 Punkte, die Sie bei der Softwareauswahl beachten sollten

Sie sind auf der Suche nach einer passenden Software für Ihr Unternehmen? Sie haben jedoch das Problem des breiten Angebotes und sind sich nicht ganz sicher, welche Software und welche Tools Ihnen Abhilfe schaffen können? Dann sind Sie hier goldrichtig. Wer im Internet nach der passenden Software sucht, kann schnell überfordert sein. Mit der richtigen Software können jedoch Aufgaben erheblich vereinfacht werden und Sie gewinnen Zeit, sparen Geld und erleichtern Ihren eigenen Mitarbeitern komplizierte Arbeitsschritte. Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich damit, wie Sie unter den verschiedenen Programmen die richtige Software auswählen können und eine Fehlinvestition vermeiden.

Welchen Funktionsumfang brauchen Sie?

Jedes Unternehmen muss unterschiedliche Aufgabenstellungen mit einer Software lösen. Oftmals haben es sich Software Anbieter zur Aufgabe gemacht, all diese Anforderungen in eine Software zu verpacken. Hier gilt es bei der Auswahl Vorsicht walten zu lassen. Zu umfangreiche Anwendungen könnten Mitarbeiter schnell überfordern. Als Erstes sollten Sie auf die Funktionalität der benötigten Tools achten. Finden Sie heraus, welche individuellen Anforderungen Sie wirklich benötigen und wägen Sie dann ab, wie flexibel Sie von Projekt zu Projekt sein müssen. Wie breit muss das Spektrum der Funktionen sein? Oft ist weniger mehr!

Es ist in den vergangenen Jahren immer wichtiger geworden, dass klassische Business Software auch auf mobilen Geräten verfügbar ist. Fragen Sie bei den Anbietern nach, ob die Anwendung auch über einen Browser zur Verfügung steht. Mit einem Browser Client der auf HTML 5 basiert, kann die Software so auch auf mobilen Endgeräten via Browser (z. B.: Google Chrome) zugreifen. Eine App-Installation ist so nicht notwendig.

Wie gut ist die Stabilität und Performance?

Finden Sie heraus, ob eine Standard Software für die Größe Ihres Unternehmens ausreichend ist und ob sie die nächsten 5 Jahren noch Ihre Bedürfnisse erfüllen kann. Machen Sie einen Vergleich, ob die Software auf dem aktuellsten Stand ist und ob regelmäßig Updates verfügbar sind.

Soll eine “On-Premise“ Lösung oder eine Cloud Lösung eingesetzt werden? Anwendungen über die Cloud, welche webbasiert arbeiten, haben den Vorteil, dass eine Implementierung meist leichter möglich ist und keine technischen Ressourcen gebunden werden müssen. Andererseits werden betriebsinterne Inhalte extern gespeichert. Stimmen Sie diesen Punkt intern sicherheitstechnisch ab.

Wie hoch sind die Kosten?

Neben den Anschaffungskosten müssen Sie unbedingt auch die Folgekosten unter die Lupe nehmen. In Updates und Wartungen sind oft Kosten versteckt, die auf den ersten Blick verborgen bleiben. Je nach Anbieter kann es auch der Fall sein, dass die Anzahl der User Lizenzen beschränkt ist und so zusätzliche Kosten anfallen können.

Auch die Vertragslaufzeit bei Wartungsverträgen sollte immer in der Bewertung berücksichtigt werden. Achten Sie darauf, dass diese flexibel bleiben und nicht an lange Vertragszeiten gebunden sind.

Gibt es Dokumentation und Support?

Umso komplexer die Software sein muss und je mehr Funktionen bereitgestellt werden, desto wichtiger werden Dokumentationen und Hilfestellungen sein. Im Notfall muss bei Bugs oder anderen Softwarefehlern ein Supportdienst des Anbieters schnell erreichbar sein. So sollte ein reibungsloses Arbeiten jederzeit gewährleistet sein und keine Verzögerungen von Projekten entstehen. Klären Sie vor Vertragsabschluss ab, ob ein solcher Support gegeben ist.

Datenschutz und Sicherheit

Datenschutz ist gerade bei vertraulichen Informationen ein heikles Thema. Setzen Sie hier auf Anbieter, die eine Datensicherung und einen Datenschutz gewährleisten. Es muss Ihnen bewusst sein, dass Daten und Informationen im System eines externen Anbieters hinterlegt werden. Achten Sie hier besonders auf die Referenzen und Erfahrung Ihres Softwaredienstleisters.

Fazit zur Softwareauswahl

Neben den individuellen Prioritäten, die Sie an die zukünftige Software stellen, sollten Sie Ihre Erwartungen klar definieren. Was ist Ihnen bei den Anforderungen und dem Nutzen bei einer Software wichtig? Wenn Sie diese Frage beantworten können, dann haben Sie damit den perfekten Anforderungskatalog für Ihren Dienstleister.

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