Projektplan Workflow

LDOX.Workflow

Projektplan Eingangs-rechnungs-workflow

Sie möchten einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen? Nichts leichter als das – sagen viele Softwarelösungen. Das stimmt auch. Möchte man aber möglichst viele Arbeitsschritte digitalisieren und automatisieren, braucht es doch trotzdem drei Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung:

Schnittstellen zu anderen Datenquellen (FiBu, ERP…), einen Projektplan und Anpassung auf die individuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Ein Eingangsrechnungsworkflow lässt sich mit verschiedenen Softwarelösungen realisieren – oftmals zum Teil auch ohne Programmierung über grafische Process Designer, in welchem Workflows erstellt werden können. Die Anforderung an einen wirklichen Eingangsrechnungsworkflow geht in der Praxis doch etwas weiter als ein Dokumentenablaufplan, in dem Dokumente von A nach B weitergeleitet werden sollen.

Der Workflow soll Daten mit anderen Systemen abgleichen (z.B.: Bestelldaten), jeder Arbeitsschritt soll auswertbar sein (wo liegen welche Rechnungen zur Freigabe), alles soll dokumentiert werden, wenn möglich sollen auch bereits Buchungssätze für Rechnungen wärend des Workflows hinterlegt werden können…

Da stoßen „Self-Service-Workflowlösungen“ oft an ihre Grenzen.

Mit unseren LDOX Workflowlösungen haben Sie die Möglichkeit, vielseitig integrierbare Workflowprozesse in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Die Basis für so ein vielschichtiges Eingangsworkflowprojekt ist die Ausarbeitung eines Projektplans mit unserem Kunden.

Anhand des folgenden Projektplans erfahren Sie Schritt für Schritt, wie wir einen Eingangsrechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen einführen.

Projekt Eingangsrechnungsworkflow

Ausgangslage

Es soll ein umfangreicher Freigabeworkflow von Eingangsrechnungen mit automatischer Datenextraktion, das heisst automatisches Auslesen und Indexieren von Rechnungen mittels OCR Software (Optical Character Recognition – Texterkennung) eingeführt werden.

In einem mehrstufigen, betragsabhängigen Freigabeprozess sollen Buchungsmöglichkeiten geschaffen und die Anbindung an die FiBu und das ERP zum Datenaustausch realisiert werden.

Ca. 1 Woche nach Bestellung

Los geht’s – Workflow Eröffnungsworkshop

Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.  Es erfolgt ein gemeinsamer Workshop, um den Projektplan, -ablauf und die genauen Workflow Spezifikationen festzusetzen. Die Teilnehmer des Workshops setzen sich in der Regel aus dem eks Projektmanager, den DMS Verantwortlichen und Keyusern (meist eine Person pro beteiligter Abteilung) zusammen. Bei Bedarf können auch zusätzliche Dienstleister (z.B.: FiBu Anbieter) als Teilnehmer des Workshops Sinn machen.

 

Inhalte:

  • IST Zustandsanalyse – Lernen aus dem Offlineprozess
  • SOLL Zustand Definition – Umbauen und verbessern in einen Digitalen Prozess
  • Definition der Workflowuser und Rollen
    • Benötigte Rollen
    • Benötigte Benutzer
    • Benötigte Berechtigungen
  • Zusammenstellen der Workflowabläufe
  • Festlegen der zu erfassenden Daten (Indexfelder) während des Workflows und der Datenextraktion
  • Definition Integrationen in Drittsysteme
    • Welche Anbindungen sind notwendig
    • Austausch benötigter Daten (Bestelldatenabgleiche)

Ca. 3 Wochen nach Bestellung

Nacharbeitung des Workshops und Vorbereitungen für die Umsetzung

 

  • Konzepterstellung

Ca. 4 Wochen nach Bestellung

Bereitstellung der technischen Infrastruktur

  • Bereitstellung in Absprache mit dem Kunden
  • Server werden eingerichtet
  • E-Mailadressen und Importprofile angelegt und für den Workflow erstellt

Abstimmung zwischen den technischen Beteiligten (eks Projektleiter, DMS Verantwortlicher, evtl. FiBu oder ERP Dienstleister)

 

  • Die Anwendungsverantwortlichen tauschen sich zu den Datenübermittlungen zwischen den einzelnen Systemen aus
  • Festsetzung welche Anwendung wann und wie welche Informationen zur Verfügung stellt

Ca. 5 Wochen nach Bestellung

Installation der Workflow Anwendungen (LDOX.Client, LDOX.Route, …)

 

  • Via Remote Zugriff auf den Server

Ca. 6 Wochen nach Bestellung

Erstellung des Prototypworkflows auf Basis des Workshopkonzepts

 

  • Import
  • Datenextraktion
  • Workflow

Ca. 7 Wochen nach Bestellung

Testing des Prototyps Workflow durch die Keyuser

 

  • Prüfung
  • Feedbacksammlung
  • Freigabe

Ca. 8 Wochen nach Bestellung

Fertigstellung Workflow

  • Einarbeitung des Feedbacks der Keyuser
  • Finalisierung des Workflows
  • Anbindung an Drittsysteme und Datenübermittlung

Ca. 9 Wochen nach Bestellung

Finale Workflow Prüfung und Freigabe durch die Keyuser

Ca. 10 Wochen nach Bestellung

Testing finaler Workflow durch Testgruppe

 

  • Wird parallel zum „aktuellen offline Workflow“ durchgeführt
  • Vorbereitung der selbstlernenden OCR Software Funktionen
  • Systemtraining für die KI (Künstliche Intelligenz) der OCR Software
  • Sammlung von Feedback zu evtl. Unklarheiten und Überarbeitungsvorschlägen durch die Testgruppe

Ca. 12 Wochen nach Bestellung

Einarbeitung der Feedbackschleife der Testgruppe in den Workflow

Ca. 13 Wochen nach Bestellung

Abschlusstest durch die Keyuser

 

  • Freigabe finaler Workflow

Ca. 14 Wochen nach Bestellung

Schulung der Mitarbeiter

Ca. 15 Wochen nach Bestellung

Go Life des Workflows

 

  • Im Vorfeld definiertes Datum

Schnell wünscht sich jeder – sicher und stabil ist das Ziel

Die Einführung eines vielseitigen Eingangsrechnungsworkflows dauert seine Zeit. Einerseits kommen in einem Unternehmen fast alle Abteilungen mit diesem in Berührung was einer bestimmten Abstimmung und Schulung bedarf. Andererseits sollte so viel wie möglich automatisiert übertragen und abgefragt werden, was die Anbindungen von anderen Lösungen notwendig macht.

Der wichtigste Faktor bei einer erfolgreichen Einführung ist nicht der Faktor Zeit, sondern die Funktionalität. Nur wenn Workflows funktionieren, leicht für den User zu bedienen und möglichst viel automatisch überprüfen und übertragen, führen sie in der Praxis zu den gewünschten Effekten wie Zeitersparnis, höherer Datenqualität und digitaler Zusammenarbeit.

Fragen Sie uns nach Ihrer kostenlosen Beratung für die Einführung eines Eingangsrechnungsworkflows.

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Revisionssicher Archivieren

LDOX.Digitale Dokumente

Revisionssicheres papierloses Archivieren

Mittels eines einfachen DMS / ECM Systems können Dokumente revisionssicher archiviert werden. Doch was versteht man genau unter dem Begriff revisionssicheres Archivieren? Kurz zusammengefasst: eine Aufbewahrung von Papierdokumenten ist nicht mehr notwendig.

Warum Sie Ihre Papierdokumente abschaffen sollten:

Papierdokumente brauchen nicht nur Platz, sondern sind natürlich in der Verwaltung wesentlich aufwendiger als ein PDF File auf dem Computer. Suche ich nach dem PDF, finde ich es sofort. Suche ich nach dem Papierbeleg, braucht es etwas Zeit, um den richtigen Ordner, den richtigen Reiter und dann das richtige Dokument zu finden. Durch ein DMS / ECM System haben Sie die Möglichkeit, noch schneller und strukturierter Dokumente abzulegen und auffindbar zu machen. Das wichtigste bei der Abschaffung der Papierdokumente ist aber nicht nur ein DMS / ECM zu nutzen, sondern dieses auch revisionssicher zu gestalten.

Was bedeutet Revisionssicherheit beim papierlosen Archivieren genau?

Dokumente gelten als „revisionssicher“, wenn sie vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Ist Ihr digitales Archiv / DMS / ECM System revisionssicher, können Sie die Papierbelege vernichten – die digital gespeicherten Belege reichen für die Auskunft bei Prüfungen aus. Welche Anforderungen Ihr Archiv z.B. in Deutschland konkret erfüllen muss, regeln die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ kurz „GoBD„. Österreich lehnt sich in weiten Teilen an diese Regelung an. In der Schweiz gibt es mit der GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) ebenfalls eine ähnliche Regelung, die auch wie die GoBD grundsätzlich auf die folgenden Punkte setzt:

Vollständigkeit

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Belege und Dokumente sämtliche Daten enthalten, die für die entsprechende Belegart relevant sind.

Fälschungssicherheit

Unternehmen müssen ihre Belege digital so erstellen und abspeichern, dass diese nicht mehr verändert werden können. Sobald Belege an Externe offiziell herausgegeben werden, dürfen diese nicht weiter verändert werden.

Wahrheitsmäßigkeit

Externe Dokumente und Belege dürfen bei der Erfassung nicht verändert werden.

Nachvollziehbarkeit

Speziell dieser Punkt ist für das papierlose Archivieren wichtig.

Eine Pflicht zur Aufzeichnung von einzelnen Sachverhalten sorgt für die Nachvollziehbarkeit der entsprechenden Dokumente. Daher müssen Unternehmen genau dokumentieren, wie sie die Vorgaben der GoBD bei der Digitalisierung umgesetzt haben. Die Dokumentation muss so abgefasst werden, dass ein außenstehender Dritter sie ohne großen Zeitaufwand gut nachvollziehen kann. Auch die Dokumentation muss über mehrere Jahre hinweg archiviert werden.

Verfahrensdokumentation bzw. Nachweis

Ein revisionssicheres digitales Archiv / DMS / ECM gilt erst dann revisionssicher, wenn dies über eine detaillierte rechtskonforme Verfahrensdokumentation festgehalten wird.

Welche Belege können revisionssicher und papierlos archiviert werden?

Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Der Beleg stellt einen Beweis dafür, dass eine bestimmte Buchung in Form einer Einnahme oder einer Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat und buchhalterisch erfasst wurde. Der Inhalt des Belegs gibt dabei Auskunft über den Anlass des Buchungsvorgangs. Als Beleg für Zahlungen gelten zum Beispiel die folgenden Unterlagen:

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Rechnungen

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Personaldokumente

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Quittungen

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Kassenbelege

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Geschäftliche Briefe

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Verträge

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Lieferscheine

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Angebote

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Auftragsbestätigungen

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Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Papierloses Büro in der Logistikbranche

Digitale Eingangs-rechnungs-verarbeitung 

Logistikunternehmen haben meist eines gemeinsam – Unmengen von Papier, das für Prozesse und Abläufe benötigt wird. Nicht so die EgeTrans Internationale Spedition GmbH: Der mittelständische Premium-Logistikdienstleister aus Marbach am Neckar hat in den letzten Jahren durch verschiedene Maßnahmen seinen Papierverbrauch drastisch reduziert und kommt so seinem Ziel vom papierlosen Büro immer näher. Hierfür war die Realisierung einer rein digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung eine elementare Maßnahme.

Mit dieser Lösung kann ausgeschlossen werden, dass Rechnungen verloren gehen, liegen bleiben oder beim falschen Empfänger landen. Auch das Eintippen der Daten, die auf dem Papier stehen, entfällt größtenteils. Das Papierarchiv kann entfallen und der Geschäftsprozess wird erheblich beschleunigt.

Bei der Realisierung dieses Projekts wurde wiederum auf den langjährigen DMS Partner eks informatik gmbh gesetzt. Aktuell werden damit über 2.700 Rechnungen pro Monat mit einem digitalen Dokumentenworkflow durch das Unternehmen geleitet und automatisch im DMS abgelegt.

Lösungsansatz

Die eingeführte digitale Rechnungseingangsbearbeitung stellt die papierlose Bearbeitung der Rechnungen über zwei Wege sicher. Die Speditionsrechnungen werden mit Anbindung an das ERP System verarbeitet. Für die Verbuchung der normalen Gemeinkostenrechnungen direkt in der Buchhaltungssoftware MAS90 sorgt der Freigabe- und Genehmigungsprozess. Alle Rechnungen werden mithilfe eines digitalen Workflows durch das Unternehmen geleitet und automatisch im Archiv abgelegt.

Erfahren Sie mehr über digitale Dokumentenworkflows

Umsetzung

Nach ersten Recherchen seitens EgeTrans war schnell klar, das neue Digitalisierungsprojekt mit der eks informatik gmbh umsetzen zu wollen. Ausschlaggebend war die bereits zur Verfügung stehende Standardanwendung zur Eingangsrechnungsverarbeitung im LDOX Lösungsportfolio, welche auch deutsche Bilanzierungsvorgaben erfüllen kann. Ein weiterer Aspekt war die hervorragende Zusammenarbeit mit dem DMS Spezialisten aus dem Dreiländer-Eck in Götzis (A) in den vergangenen 16 Jahren.

Die digitalen Rechnungen werden automatisch zur Prüfung bzw. Freigabe an die Mitarbeiter in den Abteilungen zugeteilt. Mithilfe von Annotationen werden die Kontierungen direkt auf dem digitalen Dokument gesetzt. Den Überblick über die Prüf- und Freigabeprozesse sichert der hinterlegte Workflow, die Archivierung im DMS Archiv erfolgt automatisiert. Die Einführung von LDOX.SmartInvoice mit OCR Schrifterkennung sorgt für eine Eliminierung von Tippfehlern.

Erfahren Sie mehr über die Verarbeitung des gesamten Rechnungseingangs

 

Um den Geschäftsprozess von EgeTrans noch weiter zu beschleunigen, wurden auch Anpassungen am ERP System vorgenommen. So werden nun Rechnungsdaten automatisch vom LDOX Workflow an das ERP übermittelt. Diese Anbindung erspart zusätzlich viel Zeit, da die Daten nicht mehr erneut erfasst werden müssen. Auch eine automatische Verbuchung im Buchhaltungssystem MAS90 wurde in diesem Zuge realisiert. Alle Belege sind in der Buchhaltung nun per Tastendruck aufrufbar.

Ein großes Augenmerk wurde auf die Schulung der zahlreichen Anwender gelegt. Durch Workshops konnte den Mitarbeitern die Unsicherheit mit dem neuen digitalen Prozess genommen und die Vorteile dessen dargestellt werden. Nach nur knapp 5 Monaten Projektlaufzeit wurde die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung per 1. Januar 2020 erfolgreich in den Produktivbetrieb genommen.

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Mobile Dokumentenerfassung

LDOX.Mobile

Wie mobile Dokumenten- Erfassung einfach möglich ist

Mobile Devices und die Digitalisierung machen es möglich. Bringen Sie Bilder und PDFs direkt mit Ihrem Smartphone ins Archiv.

Der sinnvolle Einsatz von mobilen Devices in Verbindung mit dem DMS / ECM Umfeld wurde immer kritisch beäugt. Die klassische Dokumentensuche oder auch Workflow Freigaben sind zwar möglich, gestalten sich aber am Desktop immer einfacher und übersichtlicher. Nicht so aber das neueste Produkt aus dem Hause eks informatik.

Mit LDOX.Mobile setzen Kunden zukünftig Smartphones und Tablets in Verbindung mit DMS / ECM Anwendungen auf moderne und innovative Art und Weise ein.

Jedes Device – eine neue Datenquelle

Durch den LDOX.ECM IBM i Kunden Kenny´s Auto-Center AG wurde eine ganz neue Idee geboren:

Wie wäre es, zur Erfassung und Archivierung von Bildern und Dokumenten nicht klassisch den Scanner zu verwenden oder von einer Kamera die Bilder zu laden, sondern direkt Tablets oder Smartphones mit integrierter Kamera zu benutzen? Durch die hohe Smartphonedichte stehen uns eigentlich unzählige Devices für die Erfassung von Dokumenten und Bildern zur Verfügung, die aber oft gar nicht im Arbeitsalltag genutzt werden.

Bei Kenny´s müssen regelmäßig Fotos von Fahrzeugen und Fahrzeugschäden erstellt und im DMS / ECM zum jeweiligen Fahrzeug abgelegt werden. Die Erstellung von Fotos stellt, wie bereits beschrieben, nicht ein Problem dar. Doch wie bringt man die Bilder ohne viele manuelle Eingaben und vor allem wiederauffindbar ins DMS / ECM?

Die Produktidee zu LDOX.Mobile war geboren.

LDOX.Web

Das Smartphone als DMS / ECM „Scanner“

Um Bilder und Dokumente ins DMS / ECM zur bringen, brauchen Sie 3 Dinge:

  1. Eine Importmöglichkeit vom Smartphone aus, Bilder direkt ins DMS / ECM zu laden
  2. Ein Importprofil, das vorgibt, um welche Dokumentenart es sich handelt
  3. Indexwerte, um das Bild / Dokument entsprechend auffindbar zu machen

Mit LDOX.Mobile können alle diese Punkte einfach gelöst werden. Die Importmöglichkeit stellte für die DMS / ECM Spezialisten von eks informatik kein Problem dar. Durch den LDOX.WebClient haben Nutzer die Möglichkeit, über Ihr Smartphone oder Tablet auf das DMS  / ECM zuzugreifen, aber auch Bilder und Dokumente über diesen zu importieren.

Anders aber als am Desktop PC ist es bei der Dokumentenverarbeitung am Smartphone wichtig, manuelle Eingaben zu vermeiden. Zu umständlich, zu fehleranfällig und zu langsam. Durch eine in LDOX.Mobile integrierte Barcodeerkennung können zum Beispiel die passenden Indexwerte direkt für die Indexierung automatisch übernommen werden.

So müssen am Smartphone nur minimale Eingaben manuell erfolgen.

Anwendung in der Praxis

Die Erfassung und Archivierung der Bilder und Dokumente durch LDOX.Mobile erfolgt in der Regel in 3 Schritten:

Schritt 1: LDOX.WebClient und Importprofil

Über einen Link kann direkt der LDOX.WebClient mit dem benötigten Importprofil aufgerufen werden.

Schritt 2: Indexwerte mittels Barcode oder manuell erfassen

Durch die Erfassung eines Barcodes, hinter dem die wichtigen Indexwerte des Bilds hinterlegt sind, werden anschließend die zu archivierenden Bilder und Dokumente automatisch indexiert. Bei unserem Kunden Kenny`s erfolgt diese Indexierung über einen individuellen Barcode, der generell an jedem Auto angebracht ist und somit auch perfekt für die Indexierung genutzt werden kann.

Schritt 3: Bild aufnehmen oder bestehende Dokumente importieren

Nun können bereits bestehende Dateien importiert oder Bilder durch die integrierten Kameras aufgenommen werden. Werden nun die Bilder archiviert, werden die Indexwerte aus dem Barcode übernommen und können bei Bedarf noch manuell abgeändert oder ergänzt werden.

So erfolgt eine äußerst sinnvolle Nutzung von Smartphones und Tablets in Verbindung mit DMS / ECM Anwendungen.

LDOX.Web Indexierung

Weitere Einsatzmöglichkeiten von LDOX.Mobile

Nicht nur bei der Erfassung und Archivierung von Bildern kann LDOX.Mobile die Lösung für viele Probleme sein. Überall dort, wo Dokumente schnell und einfach erfasst werden sollen, ist LDOX.Mobile die perfekte Lösung. Durch die Kombination von Scanning Apps können natürlich auch direkt PDFs über das Smartphone importiert werden.

Beispiele der Anwendungsvielfalt:

  • Erfassung von Spesenbelegen direkt am Smartphone
  • Schadensdokumentation von Ware, Maschinen oder anderen Betriebsmitteln
  • Smartphoneerfassung und Archivierung von Krankmeldungen
  • Erfassung von Unfallbildern

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Dokumentenklassifizierung

LDOX.ECM

Dokumenten-klassifizierung

Dokumentenklassifizierungen – für besser geschützte Dokumente

Die digitale Ablage von Dokumenten in einem DMS bzw. ECM System stellt auch Anforderungen an die Dokumentensicherheit. Offline ist es relativ einfach zu verwalten, wer Zugriff auf ein bestimmtes Dokument hat und wer es bearbeiten oder versenden kann. Derjenige, der über das Dokument offline verfügt, kann auch entscheiden, was damit passieren soll. Ist das Dokument digital, sieht die Sache schon anders aus.

Dokumente digital ablegen = Dokument Security

Werden Dokumente zum Beispiel digital in einem DMS abgelegt, muss auch eine Dokument Security erstellt werden. Die Dokument Security legt fest, wer (welche User bzw. welche User Rollen) auf ein Dokument zugreifen darf. Moderne DMS und ECM Systeme, wie das LDOX.ECM, verfügen alle über entsprechende Einstellungsmöglichkeiten. Oftmals reicht aber eine simple „du darfst dieses Dokument sehen“ oder „du darfst es nicht sehen“ Einstellung nicht aus. Aufgrund von verschiedenen Dokumentenarten entstehen auch verschiedene Anforderungen, wer das Dokument wie verarbeiten darf.

Erweiterung Dokumentenklassifizierungen – Anwendung

Die neue LDOX Funktion Dokumentenklassifizierungen hilft einerseits dabei Funktionalität dieser Dokumente (User darf bearbeiten, User darf Dokument senden, User darf Dokument drucken…) tiefgehender zu regeln und andererseits durch Annotationen auf dem Dokument, optische Hinweise und Ausblendungen von Textteilen anzubringen.

Ein typischer Anwendungsbereich ist zum Beispiel bei Personaldokumenten. Hier kann der fachlichen Führungskraft beispielsweise der Arbeitsvertrag angezeigt werden, aber nicht die gehaltliche Einstufung. Eine andere Anwendung in diesem Bereich ist die Handhabe von Verwarnungen. Diese kann zum Beispiel nur von der Personalabteilung ausgedruckt werden und wird automatisch nach 2 Jahren gelöscht.

Ein anderer Anwendungsbereich ist zum Beispiel bei Verträgen, die mit einem Wasserzeichen zusätzlich optisch als sensible Dokumente gekennzeichnet werden oder Kundenverträge, bei denen irrelevante Daten für den Bearbeiter ausgeblendet werden, um jeden Datenmissbrauch zu unterbinden.

Dokumentenklassifizierungen für Anwenderrechte und Sicherheitsmaßnahmen

Über Dokumentenklassifizierungen werden Anwenderrechte wesentlich tiefgehender geregelt und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen für das Dokument eingeführt.

Anwenderrechte:

Durch eine entsprechende Dokumentenklassifizierung kann auf Anwenderebene bestimmt werden, wer das Dokument bearbeiten darf, ob ein User Notizen anbringen kann, ob eine Weiterleitung des Dokuments per E-Mail möglich ist oder ob es ausgedruckt werden kann. Die Einstellungsmöglichkeiten über unsere LDOX Anwendungen sind sehr umfangreich und decken fast alle Anwendungsfälle ab.

Sicherheitsmaßnahmen:

Über die Dokumentenklassifizierung können auch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen auf dem Dokument aufgebracht werden. So ist es möglich, dass bei bestimmten Usern Dokumentbereiche geschwärzt, Annotationen mit „Geheim“ angebracht oder Wasserzeichen auf den Dokumenten aufgebracht werden. Auch hier sind die Einstellungsmöglichkeiten sehr umfangreich.

Alles in allem geht es darum, Dokumente auch visuell für den jeweiligen User anzupassen, bzw. zusätzliche optische Hinweise auf dem Dokument aufzubringen.

Fazit

Dokumentenklassifizierungen sorgen für zusätzliche Datensicherheit und sind bei einer konsequenten Umsetzung der DSGVO unerlässlich. Fragen Sie uns nach Ihren Möglichkeiten, eine Dokumentenklassifizierung einzuführen.

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Eingangspostworkflow

LDOX.Workflow

Eingangspost Workflow

Der digitale Briefträger im Unternehmen

Die E-Mail hat die Geschäftswelt nachhaltig verändert. Die Kommunikation wurde schneller und direkter. Doch ganz wurde der Briefverkehr dadurch nicht abgelöst. Speziell bei Rechnungen, wichtigen Dokumenten, Einladungen und Katalogen setzen viele Unternehmen noch auf die Haptik von Papier.

Was früher noch eine ganze Arbeitsstelle war, ist heute ein lästiger Nebenjob im Unternehmen. Eine eigene interne Postzentrale ist für die meisten Unternehmen nicht mehr notwendig oder praktikabel. So bleibt die Postverteilung oft als zusätzliche Arbeit an Mitarbeitern hängen. Die interne Post muss so immer noch so wie vor 40 Jahren in den einzelnen Abteilungen verteilt werden. Nur wenige Unternehmen versuchen die Dokumentenverteilung auf dem digitalen Weg abzubilden.

Eine E-Mail mit dem eingescannten und angehängten Brief bzw. Dokument scheint die einfachste und praktikabelste Lösung zu sein. Doch was einfach klingt, hat meist einen komplexeren Hintergrund warum etwas in der Praxis nicht funktioniert. E-Mails gehen verloren, werden versehentlich gelöscht, bleiben liegen, laufen beim falschen Empfänger auf oder die Post muss einem bestimmten Akt oder einem bestimmten Geschäftsfall zugeordnet und abgelegt werden. Oft ist es auch so, dass ein Brief bzw. ein Dokument von verschiedenen Personen im Unternehmen angesehen und abgezeichnet werden muss. Da wird’s dann schon schwierig mit einer herkömmlichen E-Mail diese Anforderungen zu erfüllen.

Um im allgemeinen Unternehmensumfeld bestehen zu können braucht es eine Lösung, in der:

  • Dokumente nicht verloren gehen können
  • die Zuweisung zur Bearbeitung oder Ansicht sehr einfach geregelt werden kann
  • die Bearbeiter definierte Aktionen mit dem Dokument durchführen sollen (z.B.: digital Abzeichnen, ablegen, …)
  • Dokumente sofort revisionssicher abgelegt werden können
  • optional Dokumente bereits einem Geschäftsfall zugeordnet werden können
  • eine Dokumenthistorie zu Nachweiszwecken aufgezeichnet wird

Lösung Eingangspostworkflow

Für Unternehmen die bereits ein Archiv / DMS / ECM im Einsatz haben, bietet sich für diese Problemstellung eine einfache und praktikable Lösung an. Über einen Eingangspostworkflow wird die Post revisionssicher erfasst, archiviert und anschließend Mitarbeitern zur Bearbeitung übergeben.

Dokumente können bei der Erfassung entsprechend nach Dokumententypen kategorisiert, indexiert und anschließend automatisch verarbeitet werden. Sämtliche Dokumente sind jederzeit wiederauffindbar und werden mit einer entsprechenden Bearbeitungshistorie versehen. Durch die Verknüpfung mit digitalen Akten lassen sich Dokumente zu Geschäftsfällen einfach zusammenführen und anzeigen.

Was ist bei der Einführung eines Eingangspostworkflows wichtig

Wer glaubt direkt in jedem Schritt mit einem Eingangspostworkflow Zeit sparen zu können, der irrt.  Im ersten Schritt braucht es in der Erfassung mehr Zeit als früher. Brief aufreißen und in das richtige Postfach legen, reicht nicht mehr aus. Briefe müssen eingescannt und indexiert werden. Dieser Vorgang ist naturgemäß etwas aufwendiger. Sobald das Dokument aber erfasst und indexiert wurde, geht alles viel schneller. Aufgrund vordefinierter Prozesse landen Dokumente sofort dort, wo Sie landen sollen. In der Dokumentenverteilung, Bearbeitung und Archivierung lässt sich mit einem Eingangspostworkflow wesentlich Zeit sparen. Die Dokumente laufen alle digital in einem LDOX. Workflowpostfach auf, in dem der User einfach nur noch die Dokumente abarbeiten muss.

Durch klar definierte Ereignisse, wie z.B.: Dokument abzeichnen, als gelesen markieren, einem Akt zuordnen etc. erfolgt eine klare Aufforderung, was mit dem Dokument zu tun ist.

Eingangspostworkflow – unspektakulär, aber effektiv

Wenn man heute das Schlagwort Digitalisierung liest, würde man gar nicht mehr an etwas banales wie Papierpost denken. Die Praxis zeigt, dass sich hier Zeit und Ressourcen sehr leicht einsparen lassen. Setzt Ihr Unternehmen noch auf Papierpost oder auf den digitalen Briefträger?

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