Mitarbeiter in DMS ECM einschulen

3 Tipps 

um neue Mitarbeiter in ein DMS/ECM einzuschulen – 

Wenn neue Mitarbeiter in einem Unternehmen Ihre Tätigkeit beginnen, muss viel Neues gelernt werden. Dazu gehört auch oft der Umgang mit der Software, die im Unternehmen eingesetzt wird.

Um Ihren neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, haben wir 3 Tipps für eine einfachere Einschulung von neuen Softwareanwendern zusammengestellt. Diese Tipps können nicht nur bei der Einschulung auf Ihr DMS / ECM helfen, sondern natürlich auch bei anderen Softwareanwendungen unterstützen.

Zweck und Nutzen vermitteln

Das wichtigste bei der Softwarenutzung ist, dass Mitarbeiter verstehen, wann und warum eine Software verwendet wird. Oftmals wird Mitarbeitern das Software-Einsatzgebiet nur beiläufig in einem Arbeitsprozess erklärt. Das „Software Big Picture“ – wo, was, wie und warum als Software eingesetzt wird, fehlt den meisten.  

Wir empfehlen daher, neuen Mitarbeitern eine Liste zusammenzustellen, in welcher angeführt ist, welche Softwareanwendungen im Unternehmen eingesetzt werden (zumindest jene Anwendungen, die die breite Masse betreffen).

Beispiel für einen solchen Plan:

ERP SAP©

  • Einsatzgebiet: Finanzwesen und Rechnungswesen, Logistik und Beschaffung
  • Bitte beachten: Steigen Sie – wenn Sie die Software nicht nutzen – aus dem Programm aus

Microsoft© Outlook

  • Einsatzgebiet: Empfangen und Versenden von E-Mails
  • Bitte beachten: Bitte belegen Sie nie mehr als 2 GB Speicherplatz

DMS LDOX

  • Einsatzgebiet: Ablage aller Dokumente zur revisionssicheren und zentralen Archivierung
  • Bitte beachten: Bitte archivieren Sie alle Dokumente, die Sie erstellen (auch Entwürfe)

Timr

  • Einsatzgebiet: Zeit- und Fahrtenbuch Erfassungssystem im Unternehmen
  • Bitte beachten: Archivieren Sie alle Dokumente, die Sie erstellen in unserem Dokumentenmanagementsystem (auch Entwürfe)

Microsoft© Teams

  • Einsatzgebiet: Video und Chat Software
  • Bitte beachten: Bitte archivieren Sie alle Dokumente, die Sie erstellen (auch Entwürfe)

Typische Anwendungen in Videos vorführen

Mitarbeiter sind es zunehmend gewohnt, Informationen bzw. Wissen mittels Videos vermittelt zu bekommen. Deshalb erfreut es sich immer größerer Beliebtheit, kurze Bildschirmvideos von typischen Anwendungsfällen aufzunehmen, um den neuen Mitarbeitern ein „Video-Handbuch“ zur Verfügung zu stellen.

Diese Tipps können Ihnen bei der Videoerstellung helfen

  • Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl passender Beschreibungen auf die typischen Anwendungsgebiete und nicht die Ausnahmefälle.
  • Wenn Sie ein Video abdrehen möchten, schreiben Sie zuerst einen Regieplan. Führen Sie auf, welche Funktionen Sie vorführen wollen. So haben Sie einen roten Faden für Ihr Video und können strukturiert vorgehen.
  • vKommentieren Sie am besten Ihr Video im Nachhinein. Oft ist es einfacher, sich auf eine Tätigkeit konzentrieren zu können (zeigen oder sprechen). Ein Fußball-Kommentator spielt auch nicht aktiv im Spiel mit.

    Sollten Schulungsvideos für Sie interessant sein, können wir Sie gerne dabei unterstützen.

    Poweruser schulen – Poweruser schulen lassen

    Ein maßgeblicher Erfolgsfaktor für den erfolgreichen Einsatz von Software ist die Schulung sogenannter Poweruser. Poweruser sind Softwarebenutzer mit tieferen Kenntnissen als der „Standardbenutzer“. Sie dienen dem Softwareverantwortlichen als Vervielfältiger, internes Sprachrohr bzw. Informationsträger.

    Speziell bei der gezielten Einschulung neuer Mitarbeiter sind gut ausgebildete Poweruser der Weg zum Erfolg. Als Benutzer mit viel Praxiserfahrung in der Anwendung kennen sie sämtliche Tricks und Kniffe, die ein neuer Mitarbeiter beherrschen sollte.

    Auch bei neuen Software-Releases, bei denen Informationen über neue Funktionen und Anwendungen veröffentlicht werden, empfehlen wir die Verteilung dieser Informationen über die Poweruser.

     

    Mit diesen 3 Tipps schaffen Sie für neue Mitarbeiter einen leichteren Einstieg in den neuen Job und sorgen für einen sicheren Umgang mit der Software im Unternehmen.

    Jetzt unverbindliche Informationen anfordern und kostenlose Erstberatung erhalten.

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